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Ein großes Anliegen von Privatpersonen ebenso wie von Unternehmen oder deren Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ist die Kenntnis, dass der erteilte Auftrag angekommen ist und bearbeitet wird. Nichts ist schlimmer als Unsicherheit, wobei es davon abhängt, ob man Aufträge häufig erteilt und Routine hat oder ob es ein seltenes Vergnügen ist.
Wie auch immer, es ist eine Angewohnheit und erfüllt die Erwartungen, wenn man als Anbieter den eingegangenen Auftrag bestätigt. Eine solche Auftragsbestätigung wird heute in den meisten Fällen per E-Mail verschickt, aber auch per Fax oder Brief ist eine solche Bestätigung, dass man den Auftrag in Händen hält und die Auftragserteilung geklappt hat, möglich, wobei das Faxgerät immer seltener wird, das E-Mail hat dessen Funktionen übernommen.
Bei der Auftragsbestätigung werden die wesentlichen Daten bestätigt und mit einem freundlichen Text wird auch die Freude zum Ausdruck gebracht, dass man den Auftrag erhalten hat und man sich sehr darum bemüht. Bei den automatischen Auftragsbestätigungen, die zum Beispiel im Internet im Rahmen der Online-Shops eingesetzt werden, muss der Text so gewählt werden, dass er auch immer passt.
Der Vorteil solcher Systeme ist natürlich, dass man die bestellten Produkte per Auftragsdaten in der Datenbank abrufen und automatisch in das E-Mail einbinden kann. So ist der Arbeitsaufwand gering, die Präzision der Auftragsbestätigung hingegen groß und damit der Kundenservice auch entsprechend erfüllt. So ist die Sicherheit auch gewährleistet und man kann rasch überprüfen, ob die Bestellung gepasst hat oder ob man sich an den Kundenservice wenden muss, weil man sich doch geirrt hatte.
Und das sollte man nicht unterschätzen. Viele Jahre haben die Menschen per Postkarte oder Anruf bei Versandhäusern bestellt und sowohl bei der Postkarte als auch im Telefongespräch konnte überprüft werden, ob man die richtigen Produkte ausgewählt hat. Im Internet klickt man hingegen sehr schnell auf die falsche Zeile und prompt bekommt man eine kurze statt einer langen Hose und das ist im Winter dann eher nicht so passend. Die Möglichkeit zu bieten, die Bestellung nochmals zu überprüfen, erhöht die Sicherheit und Zufriedenheit der Kundschaft und hilft auch in der alltäglichen Arbeit, weil man nicht zweimal ein Paket verschicken muss, falls doch ein Fehler in der Bestellung passiert ist.
Natürlich setzt dieses Argument voraus, dass die Leute sich die Bestätigung durchlesen und erkennen, dass da etwas bestellt wurde, was man gar nicht wollte. Aber das ist eine eigene Geschichte.
Eine Auftragsbestätigung schreiben ist zu einer wichtigen Funktion im Kundenservice geworden. Man ist es mittlerweile gewöhnt, dass man sofort eine Rückmeldung erhält, ob die Anfrage und/oder Bestellung angekommen ist oder nicht. Und so gibt es auch vollautomatische Auftragsbestätigungen oder auch manuelle je nach Situation.
Die Auftragsbestätigung nach Bestellung ist ein typischer Fall im Internet geworden, aber es gibt auch die Briefform etwa bei großen Aufträgen als Rückmeldung, dass die Bestellung angekommen ist. Im gleichen Kontext wird auch gerne eine Auftragsbestätigung nach Auftrag erstellt.
Ein ganz eigenes Thema ist die Auftragsbestätigung im Online-Shop, die automatisch versendet wird, sobald man etwas bestellt hat. Es gibt verschiedene Varianten, wie etwa das Online-Shop Beispiel 2 für eine Auftragsbestätigung für den eigenen Shop. Andere Lösungen gibt es etwa im Tourismus als Bestätigung nach einer Reservierung oder zwischen Unternehmen als Bestätigung nach einem erfolgten Telefonat, um sicherzustellen, dass die Daten richtig verstanden und/oder angekommen sind.
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