Unverhofft kommt oft und so kann es einem Unternehmen schnell passieren, dass der Plan nicht eingehalten werden kann und man hat Waren für ein neues Geschäftslokal bestellt, die noch nicht gebraucht werden oder die nicht in der bestellten Menge gebraucht werden. In diesem Fall ist der direkte telefonische Kontakt mit dem Lieferanten erforderlich und dieser braucht eine schriftliche Bestätigung des Widerrufes. Manchmal kann man die Bestellung reduzieren, ein völliger Widerruf bedeutet hingegen, dass man die komplette Bestellung absagen muss.
Für den Anbieter ist das aber kein Problem, wenn man später mit einer Bestellung rechnen kann, doch man braucht für die Unterlagen die Bestätigung, die als E-Mail genauso geschrieben wird wie als Brief. Damit kann man die Unterlagen ablegen und gegebenenfalls später wieder hervorholen, wenn die Bestellung wieder ein Thema ist.
Nachstehend finden Sie eine Mustervorlage für den Widerruf einer Bestellung. Der Widerruf findet nicht so oft statt wie die üblichen Arten des Schriftverkehrs wie Anfrage und Bestellung, aber es kommt doch häufiger vor als manche glauben. Das liegt vor allem auch daran, dass man selbst an Termine gebunden ist.
Widerruf unserer Bestellung vom 26. April 20xx
Sehr geehrte Frau ...,
Wie bereits mit Ihnen telefonisch besprochen, müssen wir unsere Bestellung vom 26. April 20.. über die Schreibtischsysteme widerrufen. Der Plan, noch im Mai das Geschäftslokal vollständig einzurichten, schlug fehl, weil es Komplikationen bei den Bauarbeiten gibt. Die Räume werden frühestens im Juli dieses Jahres fertiggestellt werden und es ist noch gar nicht klar, ob wir den geplanten Platz haben werden.
Wir möchten uns ganz herzlich für Ihr Entgegenkommen bedanken und melden uns umgehend wieder, sobald wir nähere Auskünfte erhalten haben, damit wir die Bestellung neuerlich tätigen können.
Mit besten Grüßen!
Anfrage schreiben ist eine der wichtigsten Formen in der Kommunikation, was sich durch das E-Mail auch nicht geändert hat. Man hat Fragen zu Produkte, zu Angebote, die man gesehen hat oder will allgemein wissen, ob ein Unternehmen bieten kann, was man dringend braucht. Auch die Anfrage von Unternehmen zu Unternehmen wegen einer möglichen Kooperation ist ein wichtiges Thema.
Häufig kommt es vor, dass man eine Messe besucht und ein interessantes Produkt gesehen hat. Man braucht aber doch mehr Informationen für die Kaufentscheidung. Dann braucht es eine Anfrage nach Messebesuch an den Anbieter. Ebenfalls häufig durchgeführt wird eine Produktanfrage.
Ein Angebot schreiben fällt nach wie vor vielen schwer und man schreibt dann Romane, die gar nicht gefragt sind oder vergisst wesentliche Details. Wichtig ist für Unternehmen die Kommunikation in Sachen Angebot auch, wenn es keines geben kann. Mit der Absage teilt man dies mit und hat damit eine gute Dienstleistung erbracht, die später doch zu Aufträge führen könnte.
Der normale und erfreulichere Fall ist aber ein mögliches Angebot in Form einer Anfragenantwort an Kundinnen und Kunden, ob Privathaushalt oder Unternehmen. Es besteht auch die Möglichkeit beim Angebot inklusive Unterlagen oder auch beim Angebot mit Produktliste erweiterte Informationen anzufügen. Eine ganz andere Form des Angebots ist etwa bei Ausschreibungen gefragt, wenn man ein Angebot inklusive Konzept erstellt mit der Hoffnung auf einen späteren Auftrag.
Die Anfrage nach einem Produkt ist oft der erste Schritt im Schriftverkehr zwischen Kunde und Unternehmen, wobei der Kunde selbst auch ein Unternehmen sein kann. Es folgt im zweiten Schritt häufig ein Angebot und der finale Schritt ist die Bestellung gemäß diesem Angebot. Man kann zwar auch so bestellen, weil man etwa einen Bericht in der Zeitung gelesen hat, aber meist erfolgt die Bestellung aufgrund eines Angebots und häufig zwischen Unternehmen. Da spielt die Höhe der Bestellsumme eine Rolle, der Liefertermin und ähnliche Faktoren. Bestellungen müssen manchmal auch widerrufen werden, weil etwas dazwischengekommen ist.
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