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Neben dem Angebot für ein bestimmtes Produkt, das per Daten in das Schreiben inkludiert sein kann, gibt es bei der Beantwortung einer Anfrage auch die Möglichkeit, eine Kombination aus Angebotsdaten und Unterlagen zu nutzen. In den Unterlagen der Beilage stehen die Preise und die Produktinformationen, die wesentlichen Parameter für den Einkauf wie Rabatt oder Zahlungsmittel sind hingegen im Schreiben verfasst.
Dabei kann es sich um einen allgemeinen Katalog genauso handeln wie um Preislisten für eine bestimmte Region oder für bestimmte Produktgruppen. Es hängt also vom individuellen Fall ab, welche Unterlagen überhaupt gefragt sind. Wichtig ist dabei, dass man im Angebot auf die Anfrage Bezug nimmt, so es eine gegeben hat. Für weitere Details kann man ja dann auf die Unterlagen verweisen.
Diese Technik der Angebotsstellung ohne konkrete Daten im Schreiben (E-Mail) selbst ist vor allem bei allgemeinen Produktanfragen ein Thema und auch dort, wo es viele Möglichkeiten gibt. Bei technischen Geräten wie etwa Computer würde es keinen Sinn machen, alle Zusammenstellungen anzubieten, weil dann könnte man 500 Seiten auch schreiben. Ähnliches gilt für modular zusammengestellte Möbelstücke.
Wichtiger ist, dass man seine Bedingungen nennt und in der Anlage das Produktangebot präsentiert, aus dem die Unternehmen oder Privatpersonen selbst auswählen können.
Nachstehend finden Sie eine Mustervorlage für ein Angebot mit Unterlagen als Grundlage für den eigenen Schriftverkehr.
Angebot zu Ihrer Anfrage über Sportartikel
Sehr geehrte(r) (Name),
vielen Dank für Ihre Anfrage vom 16. September 20xx.
Zu Ihrer Information habe ich unseren umfangreichen Katalog mit präzisen Produktinformationen und den Preisen pro Artikel beigefügt. Jedes Modell ist genau beschrieben und die Unterlagen werden Ihnen bei der Auswahl weiterhelfen.
Unsere Liefer- und Zahlungsbedingungen lauten:
Die Garantiezeit für unsere Produkte beträgt ein Jahr.
Wir freuen uns auf Ihren Auftrag!
Mit freundlichen Grüßen
Anlagen
Anfrage schreiben ist eine der wichtigsten Formen in der Kommunikation, was sich durch das E-Mail auch nicht geändert hat. Man hat Fragen zu Produkte, zu Angebote, die man gesehen hat oder will allgemein wissen, ob ein Unternehmen bieten kann, was man dringend braucht. Auch die Anfrage von Unternehmen zu Unternehmen wegen einer möglichen Kooperation ist ein wichtiges Thema.
Häufig kommt es vor, dass man eine Messe besucht und ein interessantes Produkt gesehen hat. Man braucht aber doch mehr Informationen für die Kaufentscheidung. Dann braucht es eine Anfrage nach Messebesuch an den Anbieter. Ebenfalls häufig durchgeführt wird eine Produktanfrage.
Ein Angebot schreiben fällt nach wie vor vielen schwer und man schreibt dann Romane, die gar nicht gefragt sind oder vergisst wesentliche Details. Wichtig ist für Unternehmen die Kommunikation in Sachen Angebot auch, wenn es keines geben kann. Mit der Absage teilt man dies mit und hat damit eine gute Dienstleistung erbracht, die später doch zu Aufträge führen könnte.
Der normale und erfreulichere Fall ist aber ein mögliches Angebot in Form einer Anfragenantwort an Kundinnen und Kunden, ob Privathaushalt oder Unternehmen. Es besteht auch die Möglichkeit beim Angebot inklusive Unterlagen oder auch beim Angebot mit Produktliste erweiterte Informationen anzufügen. Eine ganz andere Form des Angebots ist etwa bei Ausschreibungen gefragt, wenn man ein Angebot inklusive Konzept erstellt mit der Hoffnung auf einen späteren Auftrag.
Die Anfrage nach einem Produkt ist oft der erste Schritt im Schriftverkehr zwischen Kunde und Unternehmen, wobei der Kunde selbst auch ein Unternehmen sein kann. Es folgt im zweiten Schritt häufig ein Angebot und der finale Schritt ist die Bestellung gemäß diesem Angebot. Man kann zwar auch so bestellen, weil man etwa einen Bericht in der Zeitung gelesen hat, aber meist erfolgt die Bestellung aufgrund eines Angebots und häufig zwischen Unternehmen. Da spielt die Höhe der Bestellsumme eine Rolle, der Liefertermin und ähnliche Faktoren. Bestellungen müssen manchmal auch widerrufen werden, weil etwas dazwischengekommen ist.
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