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Nicht immer hat man es mit einem Angebot zu tun, bei dem ein Fixpreis genannt werden kann wie bei normalen Handelswaren. Wenn ein Dienstleister für seine Aufgaben ein Angebot stellen soll, ist das mit einem simplen Brief nicht getan, dann braucht es ein Konzept und damit umfangreichere Unterlagen, auf die im Angebot Bezug genommen werden.
Beispiele gibt es dafür viele, wann solch eine Situation eintritt. Besonders häufig trifft man im Bereich der Dienstleister auf solche Szenarien. Bei der Erstellung von Webseiten gibt es häufig externe Leute, die für Grafik und Programmierung eingebunden werden. Auch bei Gutachten, bei Beratungsleistungen und ähnlichen Aufgaben ist eine Arbeitsteilung sinnvoll.
Dann ist die Frage der Situation, wie man solch eine Anfrage beantwortet. Wenn man schon zusammengearbeitet hat, wird man anders agieren als wenn man erstmals bei einem Projekt zusammenarbeiten könnte. Und nochmals anders sieht es aus, wenn es eine Ausschreibung gibt und man sich präsentieren möchte. In all diesen Fällen ist aber zu berücksichtigen, dass man seine Spielregeln nennt wie etwa die Frage, wie lange etwaige Preisangaben ihre Gültigkeit behalten, denn das kann bei großen Projekten und einer längeren Entscheidungsphase durchaus wichtig sein. Bei kleinen Aufgaben wird das hingegen weniger ein Thema sein.
Nachstehend finden Sie eine Mustervorlage für ein Angebot mit Konzept bezogen auf eine Anfrage zur Zusammenarbeit im Sinne einer Webseitenerstellung.
Ihre Anfrage nach dem Angebot für die Webseitenumsetzung
Sehr geehrte(r) (Name),
vielen Dank für die Einladung vom 5. September 20xx, ein Angebot für die Erstellung der Webseite für Firma Musterfirma stellen zu dürfen.
Um Ihnen einen Überblick über die aus meiner Sicht erforderlichen Tätigkeiten und den Zeitumfang bieten zu können, habe ich die Kosten und Zeiteinschätzung in einem Konzept zusammengestellt, das ich diesem Schreiben beigefügt habe. Die Angaben von Zeit und Kosten sind für drei Monate gültig und wurden auf Basis meiner bisherigen Erfahrungen angesetzt.
Bitte rufen Sie mich bei Unklarheiten unter der Telefonnummer xx an.
Ich freue mich schon auf Ihren Auftrag und die Zusammenarbeit.
Mit freundlichen Grüßen
Anlagen
Anfrage schreiben ist eine der wichtigsten Formen in der Kommunikation, was sich durch das E-Mail auch nicht geändert hat. Man hat Fragen zu Produkte, zu Angebote, die man gesehen hat oder will allgemein wissen, ob ein Unternehmen bieten kann, was man dringend braucht. Auch die Anfrage von Unternehmen zu Unternehmen wegen einer möglichen Kooperation ist ein wichtiges Thema.
Häufig kommt es vor, dass man eine Messe besucht und ein interessantes Produkt gesehen hat. Man braucht aber doch mehr Informationen für die Kaufentscheidung. Dann braucht es eine Anfrage nach Messebesuch an den Anbieter. Ebenfalls häufig durchgeführt wird eine Produktanfrage.
Ein Angebot schreiben fällt nach wie vor vielen schwer und man schreibt dann Romane, die gar nicht gefragt sind oder vergisst wesentliche Details. Wichtig ist für Unternehmen die Kommunikation in Sachen Angebot auch, wenn es keines geben kann. Mit der Absage teilt man dies mit und hat damit eine gute Dienstleistung erbracht, die später doch zu Aufträge führen könnte.
Der normale und erfreulichere Fall ist aber ein mögliches Angebot in Form einer Anfragenantwort an Kundinnen und Kunden, ob Privathaushalt oder Unternehmen. Es besteht auch die Möglichkeit beim Angebot inklusive Unterlagen oder auch beim Angebot mit Produktliste erweiterte Informationen anzufügen. Eine ganz andere Form des Angebots ist etwa bei Ausschreibungen gefragt, wenn man ein Angebot inklusive Konzept erstellt mit der Hoffnung auf einen späteren Auftrag.
Die Anfrage nach einem Produkt ist oft der erste Schritt im Schriftverkehr zwischen Kunde und Unternehmen, wobei der Kunde selbst auch ein Unternehmen sein kann. Es folgt im zweiten Schritt häufig ein Angebot und der finale Schritt ist die Bestellung gemäß diesem Angebot. Man kann zwar auch so bestellen, weil man etwa einen Bericht in der Zeitung gelesen hat, aber meist erfolgt die Bestellung aufgrund eines Angebots und häufig zwischen Unternehmen. Da spielt die Höhe der Bestellsumme eine Rolle, der Liefertermin und ähnliche Faktoren. Bestellungen müssen manchmal auch widerrufen werden, weil etwas dazwischengekommen ist.
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