Angebote in schriftlicher Form können entweder als Werbung unaufgefordert geschrieben werden oder eine Antwort auf eine Anfrage sein. Dabei gibt die Kundin oder der Kunde vor, welche Produkte gebraucht werden, wie viele und auch, wann geliefert werden sollte, wenn es denn möglich ist.
Gerade bei den Angeboten nach Anfragen ist es wichtig, auf die Anfrage Bezug zu nehmen. Nicht nur das Datum und die Bezugsperson ist wesentlich, man muss sich auch auf die angeführten Artikel beziehen. Kann man manche nicht liefern, ist es absolut in Ordnung, eine Alternative anzubieten, aber diese Artikel zu ignorieren ist kein guter Stil. Der Kunde hat präzise angefragt und möchte für die Artikel auch eine entsprechend verbindliche Auskunft.
Nachstehend finden Sie eine Mustervorlage für ein Angebot mit Produktliste, wenn man eine Anfrage erhalten hat und darauf Bezug nehmen möchte und seine Produkte mit Preisinformationen vorschlägt.
Ihre Anfrage nach Laufschuhe
Sehr geehrte(r) (Name),
vielen Dank für Ihre Anfrage vom 2. April 20xx. Gerne stellen wir Ihnen folgendes Angebot:
15 Paar Bestellnr. 15 Größe 42, je EUR 89,95
35 Paar Bestellnr. 18 Größe 43, je EUR 103,95
20 Paar Bestellnr. 23 Größe 41, je EUR 119,95
15 Paar Bestellnr. 26 Größe 44, je EUR 79,95
10 Paar Bestellnr. 29 Größe 38, je EUR 105,95
Unsere allgemeinen Geschäfts- und Lieferbedingungen sind unter dem Link (URL) auf unserer Webseite in der aktuellen Fassung abrufbar. Als Überblick und zu Ihrer Information habe ich die gültige Version diesem Schreiben beigefügt.
Die Zahlungsbedingungen lauten 30 Tage nach Lieferung.
Über einen Auftrag freuen wir uns.
Mit freundlichen Grüßen
Anlage
Anfrage schreiben ist eine der wichtigsten Formen in der Kommunikation, was sich durch das E-Mail auch nicht geändert hat. Man hat Fragen zu Produkte, zu Angebote, die man gesehen hat oder will allgemein wissen, ob ein Unternehmen bieten kann, was man dringend braucht. Auch die Anfrage von Unternehmen zu Unternehmen wegen einer möglichen Kooperation ist ein wichtiges Thema.
Häufig kommt es vor, dass man eine Messe besucht und ein interessantes Produkt gesehen hat. Man braucht aber doch mehr Informationen für die Kaufentscheidung. Dann braucht es eine Anfrage nach Messebesuch an den Anbieter. Ebenfalls häufig durchgeführt wird eine Produktanfrage.
Ein Angebot schreiben fällt nach wie vor vielen schwer und man schreibt dann Romane, die gar nicht gefragt sind oder vergisst wesentliche Details. Wichtig ist für Unternehmen die Kommunikation in Sachen Angebot auch, wenn es keines geben kann. Mit der Absage teilt man dies mit und hat damit eine gute Dienstleistung erbracht, die später doch zu Aufträge führen könnte.
Der normale und erfreulichere Fall ist aber ein mögliches Angebot in Form einer Anfragenantwort an Kundinnen und Kunden, ob Privathaushalt oder Unternehmen. Es besteht auch die Möglichkeit beim Angebot inklusive Unterlagen oder auch beim Angebot mit Produktliste erweiterte Informationen anzufügen. Eine ganz andere Form des Angebots ist etwa bei Ausschreibungen gefragt, wenn man ein Angebot inklusive Konzept erstellt mit der Hoffnung auf einen späteren Auftrag.
Die Anfrage nach einem Produkt ist oft der erste Schritt im Schriftverkehr zwischen Kunde und Unternehmen, wobei der Kunde selbst auch ein Unternehmen sein kann. Es folgt im zweiten Schritt häufig ein Angebot und der finale Schritt ist die Bestellung gemäß diesem Angebot. Man kann zwar auch so bestellen, weil man etwa einen Bericht in der Zeitung gelesen hat, aber meist erfolgt die Bestellung aufgrund eines Angebots und häufig zwischen Unternehmen. Da spielt die Höhe der Bestellsumme eine Rolle, der Liefertermin und ähnliche Faktoren. Bestellungen müssen manchmal auch widerrufen werden, weil etwas dazwischengekommen ist.
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