Es gibt zwei wesentliche Gründe, warum ein Unternehmen ein Angebot erstellen kann, wobei es dann aber auch zwei Formen gibt, wie man sich an mögliche interessierte Personen wenden kann. Der klassische Fall ist natürlich, wenn man eine Anfrage erhält und ein Angebot basierend auf den nachgefragten Produkten oder Dienstleistungen erstellt.
Es gibt aber auch Anfragen, die kein direktes Angebot erfordern, weil erst einmal Unterlagen gewünscht sind. Das können Prospekte oder Preislisten sein, das können aber auch Fragen sein, ob man überhaupt in der Lage ist, eine bestimmte Stückzahl eines bestimmten Produktes herzustellen und zu liefern. In diesen Fällen schickt man Unterlagen oder beantwortet die Fragen, erstellt aber kein direktes Angebot.
Ein anderer Weg ist, dass man keine Anfrage erhalten hat, aber seine Produkte anbieten möchte. Dann ist das Schreiben - egal ob als Brief oder als E-Mail - eine Säule der Werbemaßnahmen für ein Unternehmen und man weist auf Aktionen hin, auf neue Produkte oder einfach auf die Qualität, um einen möglichen Einkauf zu forcieren. Die bekannteste Form dieser Angebotserstellung ist natürlich das Flugblatt der Supermärkte, doch das ist kein Schriftverkehr im eigentlichen Sinne.
In all diesen Situationen bleibt es aber gleich, dass der Schriftverkehr interessant und korrekt gestaltet sein muss. Gerade bei der Reaktion auf Anfragen sollte man darauf Bezug nehmen, sodass die Leserin oder der Leser weiß, worum es geht, denn es können unterschiedlichste Anfragen ausgeschickt worden sein. Das Schreiben eines Angebots sollte sich auf die konkrete Anfrage beziehen.
Die Art und Weise, wie mit Anfragen umgegangen wird, ist auch ein wesentliches Kriterium für die interessierten Unternehmen und Privatpersonen, ob sie sich diesem Anbieter zuwenden oder nach einer Alternative suchen. Der Schriftverkehr ist daher ein wichtiger Punkt auf dem Weg zum Erfolg und das hat sich durch das Internet und die Nutzung von E-Mail-Adressen nicht verändert - im Gegenteil: wer schnell und präzise reagiert, kann auf diese Weise sogar noch erfolgreicher werden.
Anfrage schreiben ist eine der wichtigsten Formen in der Kommunikation, was sich durch das E-Mail auch nicht geändert hat. Man hat Fragen zu Produkte, zu Angebote, die man gesehen hat oder will allgemein wissen, ob ein Unternehmen bieten kann, was man dringend braucht. Auch die Anfrage von Unternehmen zu Unternehmen wegen einer möglichen Kooperation ist ein wichtiges Thema.
Häufig kommt es vor, dass man eine Messe besucht und ein interessantes Produkt gesehen hat. Man braucht aber doch mehr Informationen für die Kaufentscheidung. Dann braucht es eine Anfrage nach Messebesuch an den Anbieter. Ebenfalls häufig durchgeführt wird eine Produktanfrage.
Ein Angebot schreiben fällt nach wie vor vielen schwer und man schreibt dann Romane, die gar nicht gefragt sind oder vergisst wesentliche Details. Wichtig ist für Unternehmen die Kommunikation in Sachen Angebot auch, wenn es keines geben kann. Mit der Absage teilt man dies mit und hat damit eine gute Dienstleistung erbracht, die später doch zu Aufträge führen könnte.
Der normale und erfreulichere Fall ist aber ein mögliches Angebot in Form einer Anfragenantwort an Kundinnen und Kunden, ob Privathaushalt oder Unternehmen. Es besteht auch die Möglichkeit beim Angebot inklusive Unterlagen oder auch beim Angebot mit Produktliste erweiterte Informationen anzufügen. Eine ganz andere Form des Angebots ist etwa bei Ausschreibungen gefragt, wenn man ein Angebot inklusive Konzept erstellt mit der Hoffnung auf einen späteren Auftrag.
Die Anfrage nach einem Produkt ist oft der erste Schritt im Schriftverkehr zwischen Kunde und Unternehmen, wobei der Kunde selbst auch ein Unternehmen sein kann. Es folgt im zweiten Schritt häufig ein Angebot und der finale Schritt ist die Bestellung gemäß diesem Angebot. Man kann zwar auch so bestellen, weil man etwa einen Bericht in der Zeitung gelesen hat, aber meist erfolgt die Bestellung aufgrund eines Angebots und häufig zwischen Unternehmen. Da spielt die Höhe der Bestellsumme eine Rolle, der Liefertermin und ähnliche Faktoren. Bestellungen müssen manchmal auch widerrufen werden, weil etwas dazwischengekommen ist.
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