Belegarten in der Buchhaltung

Beweismittel für die Geschäftsfälle

Man kann natürlich auch sagen, dass man den Betrag X für Material ausgegeben hat, nur die Finanzbehörde wird das kaum glauben und deshalb braucht es ein besseres Mittel, um zu dokumentieren, wie man zur Bilanzsumme und dem Gewinn oder Verlust gekommen ist. Die Buchhaltung braucht daher Belege als Beweismittel, sei es eine Eingangsrechnung, das Kassabuch oder auch das Fahrtenbuch für die Abrechnung der Kilometer und weiterer Details, die für das Unternehmen relevant sind.

Verschiedene Geschäftsbereiche ergeben verschiedene Belegarten

Es hängt dann stark vom Unternehmen ab, welche Belegarten überhaupt anfallen, weil ein Einzelunternehmen hat keine Lohnlisten. Ein größeres Unternehmen mit Personal hat sehr wohl Lohnlisten oder Gehaltslisten und das sind sogar wichtige Belege, bei denen es um hohe Kosten pro Monat geht.

Belege gibt es aber in jeder Buchhaltung, ob man nun als Einnahmen-Ausgaben-Rechner die vereinfachte Version nutzen darf oder ob man gar die pauschalierte Buchhaltung wählt. Und erst recht in der doppelten Buchhaltung, in der jede Aktion des Unternehmens zweifach eingetragen wird - nämlich im Soll und im Haben. Welche Belege aber überhaupt anzutreffen sind, hängt vom Geschäftsfeld ab. Ein Dienstleister hat andere Belege und Schwerpunkte als ein Industrieller mit einer eigenen Fabrikanlage.

Die Spielregeln sind aber alle gleich. Denn ob man jetzt viele Ordner voll Rechnungen als Belege aufweist oder ob man zwei Rechnungen pro Monat zusammenbringt - sie müssen wie alle Belege sieben Jahre aufbewahrt werden und gelten als Beweise für die tatsächlichen Aktivitäten gegenüber der Finanzbehörde, und zwar sowohl im Hinblick auf die Einnahmen als auch auf die Ausgaben.

Begriffe zu den Belegarten

Aufbewahrungspflicht
Belege müssen entsprechend der nationalen Vorschriften für X Jahre aufbewahrt werden. In Österreich gilt die Regel, dass die Belege für sieben Jahre erhalten bleiben müssen, sodass sie als Beweis jederzeit vorgewiesen werden können.

Ausgangsrechnung
Das Unternehmen hat eine Leistung erbracht oder Waren zugestellt, wobei der Kunde dafür noch keine Zahlung getätigt hat. Mit der Rechnung werden die Kosten dem Kunden verrechnet, womit der Beleg für die Verrechnung gegeben ist. Solange der Kunde nicht gezahlt hat, handelt es sich um Lieferforderungen.

Bankauszug
Da immer mehr mit der Bank direkt überwiesen wird, ist der Bankauszug zu einem der wichtigsten Belege geworden. Hier ist gelistet, welche Beträge von wem überwiesen wurden und welche Beträge man selbst per Girokonto bezahlt hat.

Eingangsrechnung
Belege für eine erbrachte Leistung oder gelieferte Ware, wobei die Kosten dafür noch nicht beglichen sind. Die verrechneten Kosten sind daher Schulden beim Lieferanten im Sinne von Lieferverbindlichkeiten.

Fahrtenbuch
Das Führen eines Fahrtenbuches kann für Einzelunternehmer bereits relevant sein, um die unternehmerischen Fahrten belegen zu können. Bei Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die viel als Zusteller oder in anderer Funktion unterwegs sind, sind die Aufzeichnungen noch wichtiger, zum Teil als Arbeitsnachweis, aber auch für andere Analysen.

Gutschrift
Der Beleg der Gutschrift bekundet eine Reduktion von Kosten oder Erträge. Eine Gutschrift an Kunden reduziert die Schuld des Kunden, eine Gutschrift vom Lieferanten reduziert die Schulden beim Lieferanten. Gründe gibt es dafür unterschiedliche, zum Beispiel Fehler bei der Zusendung, Verzögerungen oder schadhafte Ware.

Kassabon
Beleg bei der Bezahlung mit Bargeld, wenn man im Handel Besorgungen für das Unternehmen getätigt hatte, zum Beispiel Einkauf von Kopierpapier. Der Kassabon ist aber auch dann ein wichtiger Beleg, wenn man bargeldlos bezahlt hat - es ändert sich dann das Zahlungsmittel, nicht aber der Einkauf an sich.

Kassabuch
Das Kassabuch ist die Auflistung der Geldbewegungen mit der Handkassa, wie dies beim kleinen Verein ebenso der Fall sein kann, wie auch kleine Unternehmen mit Marktstand. Auch im Handelsgeschäft ist die Kassa nach wie vor ein großes Thema, auch wenn immer mehr Menschen nicht mehr bar bezahlen, sondern die Bankomatkarte oder das Smartphone nutzen.

Rechnungen
Die Rechnungen sind wesentliche Beweise für die Einkäufe und Verkäufe, woraus die bekannten Begriffe der Eingangsrechnung (Kosten durch Lieferanten) und Ausgangsrechnung (Erträge durch Kunden) entstanden sind. Es gibt aber auch die Rechnungen beim Einkauf von Geschäftsmaterial oder jene, die bei Dienstleistungen und Reparaturen entstehen. Doch meistens werden sie auch zugestellt und sind dann ebenfalls Eingangsrechnungen.

Versandbeleg
Nachweis für die Kosten, die durch die Versendung entstanden sind. Das ist bei Handelsunternehmen sogar ein großer Posten, bei kleinen Unternehmen wird man eher nur selten wirklich Pakete verschicken oder viele Briefe. Durch das E-Mail hat sich der Briefversand schon ziemlich erledigt.