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Rechnungen als Belege in der Buchführung

Beweis für Kosten und Erträge

Schülerinnen und Schüler wissen es natürlich, denn die ersten Übungsbeispiele in der Buchhaltung (Buchführung) haben entweder eine Eingangsrechnung oder eine Ausgangsrechnung zum Thema. Bei der Eingangsrechnung muss man als Unternehmen selbst für Waren oder Dienstleistungen bezahlen und die Ausgangsrechnung wird dem Kunden gelegt, weil man selbst tätig geworden war und verkauft hat. Aber nicht nur als Geschäftsfälle sind die Rechnungen ein Thema, sie sind auch häufige und wichtige Belege für die Buchhaltung.

Rechnungen als Beweis

Buchhaltung Belege: RechnungenMan kann sich natürlich eine Computeranlage anschaffen und in der Buchhaltung eintragen, wie teuer sie war, um im Unternehmen damit arbeiten zu können. Aber anerkannt werden die Vorsteuern in diesem Zusammenhang nicht und die Kosten der Anlage selbst erst recht nicht, die den Gewinn und damit auch die Gewinnsteuern reduzieren würden. Erst der Beweis in Form einer Rechnung macht es auch für die Finanzbehörden schlüssig, dass man die Computer gekauft hatte.

Daher ist die Rechnung ein wichtiger Beweis für die Ausgaben, die man als Unternehmen leisten musste und auch für die Einnahmen. Dabei ist es aber nicht getan, wenn ein Betrag auf einer Serviette aufgeschrieben ist, wie man das vom Wechsel her kennt. Die Rechnung muss auch entsprechende Vorschriften abdecken.

Dazu gehört, dass genau angeführt ist, wer der Lieferant ist und wer der Kunde ist. Bei kleinen Beträgen kann das entfallen, zum Beispiel beim Barkauf von Büromaterial. Dann steht wohl das verkaufende Unternehmen, nicht aber der Kunde namentlich - das ist oft auch gar nicht technisch möglich.

Kunde und Lieferant sind mit Anschrift und mit der Steueridentifizierungsnummer (in Österreich ATU, in Deutschland DE) anzuführen. Bei größeren Beträgen kann es zu Problemen führen, wenn die Steuernummer nicht angeführt wurde und die Beträge dann nicht anerkannt sind. Allerdings hat sich die Spielregel geändert. Früher gab es eine Grenze, ab der die Steuernummer verpflichtend anzuführen war, mittlerweile gilt das auch für jede noch so kleine Rechnung.

Außerdem ist anzuführen, worum es überhaupt ging. Das kann eine Dienstleistung sein, das ist häufig die Lieferung von Produkte. Nur weil Firma A Firma B eine Rechnung schreibt und dafür das Geld überwiesen wurde, ist für die Finanzbehörden noch kein unternehmensrelevanter Bezug hergestellt.

Auch Kassabons gelten

Das ist manchmal auch schwierig, weil beim Kauf per Kassa wird auch eine Rechnung übergeben, auf der aber häufig nur kryptische Produktnamen stehen. Hier ist anzuführen, worum es sich eigentlich gehandelt hat, damit man nachvollziehen kann, ob es für das Unternehmen relevant war. Wenn man als Maler ein Computerspiel kauft, ist dies nicht anzuerkennen, Material für die Arbeitsausführung hingegen sehr wohl. Gerade bei technischen Geräten wie Computer oder Zubehör gibt es oft nur eine alphanumerische Bezeichnung, aus der nicht herausgeht, was man gekauft hat - das können Tintenpatronen sein, die für den Drucker gebraucht werden - hier ist ein Hinweis auf der Rechnung durchaus hilfreich.

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Welche Belege kennt die Buchführung?

Aufbewahrungspflicht bei Belege

Die Aufbewahrungspflicht der Belege ist eine der Vorschriften und besagt, dass Belege über Jahre aufgehoben werden müssen.

Ausgangsrechnung (Beleg)

Die Ausgangsrechnung wird oft als AR abgekürzt und ist ein Beleg in der Buchführung für selbst durchgeführte Verkäufe oder Dienstleistungen, die noch nicht bezahlt sind.

Bankbelege

Die Bankbelege sind die wichtigsten Buchungsbelege in der Buchführung, weil die meisten Zahlungen über die Bankkonten erfolgen.

Belege / Belegarten

Die Belege sind die Beweise für Einnahmen und Ausgaben im Sinne der Buchhaltung, wobei es die unterschiedlichsten Arten gibt.

Eingangsrechnung (Beleg)

Die Eingangsrechnung, oft auch ER abgekürzt, ist eine der wichtigsten Belegarten in der Buchführung (Buchhaltung) für Einkäufe durch das Unternehmen auf Ziel.

Fahrtenbuch

Das Fahrtenbuch ist ein Beleg für die Buchhaltung und Lohnverrechnung für die tatsächlich zurückgelegten Kilometer und die unternehmensnotwendigen Fahrten.

Gutschrift an Kunden

Die Gutschrift an Kunden ist in der Buchführung ein Buchungsbeleg, wenn dem Kunden ein Betrag aus welchem Grund immer gutgeschrieben wird.

Gutschrift vom Lieferanten

Die Gutschrift vom Lieferanten ist in der Buchführung das Gegenteil der Eingangsrechnung und reduziert die Schulden beim Lieferanten und ist ein Buchungsbeleg.

Kassabon (Beleg)

Der Kassabon ist in der Buchführung ein Buchungsbeleg als Nachweis für einen tatsächlich durchgeführten Einkauf per Bargeld in einem Handelsunternehmen.

Kassabuch (Beleg)

Das Kassabuch ist eine Sammlung der Kassabelege wie Postgebühren und Einkäufe oder Verkäufe als Grundlage für die Buchführung zum Aufzeichnen der Geschäftsfälle.

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Rechnungen

Die Rechnungen wie Ausgangsrechnung und Eingangsrechnung sind wesentliche Belege in der Buchhaltung als Nachweis für Erträge und Kosten.

Versandbeleg

Der Versandbeleg ist ein Beweisstück für die Versandkosten, wobei der Postbeleg als Klassiker gilt, es gibt aber längst auch viele andere Paketdienste mit entsprechenden Kosten.

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