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Ausgangsrechnung oder AR

Beleg für die eigenen Leistungen

Die Eingangsrechnung ist eine sehr häufige Belegart in der Buchführung (Buchhaltung) und das Gegenteil ist die Ausgangsrechnung. Während bei der Eingangsrechnung der Lieferant bereits durchgeführte Dienstleistungen oder Verkäufe in Rechnung stellt, ist bei der Ausgangsrechnung das Unternehmen selbst in Vorleistung gegangen und verrechnet den Kunden Dienstleistungen und/oder Verkäufe von Waren.

Was ist eine Ausgangsrechnung?

Die Ausgangsrechnung ist der Beleg für bereits geleistete Verkäufe oder andere unternehmerischer Aktionen wie Dienstleistungen jeglicher Art, wobei die Rechnung an die Kunden ergeht. Diese haben den Rechnungsbetrag noch nicht bezahlt und so handelt es sich um kurzfristige Lieferforderungen, also Schulden der Kunden beim Unternehmen. Eine andere Form wäre die Begleichung per Bargeld, dann würde man von einem Barerlös sprechen und die Funktion der Ausgangsrechnung wäre nicht mehr gegeben. Ein Beleg für den Verkauf wäre aber natürlich auch dann Pflicht.

Ausgangsrechnungen werden üblicherweise mit der Abkürzung AR und der fortlaufenden Nummer versehen. Also die erste Ausgangsrechnung des neuen Jahres würde AR 1 beschriftet werden.

Was gilt es bei der Ausgangsrechnung zu beachten?

Für die Ausgangsrechnung gelten die gleichen Regeln wie für die Eingangsrechnung. Das bedeutet, dass genau und vollständig anzuführen ist, wer die Handelspartner sind und worum es geht. Das Datum muss aktuell sein und die Adresse des Unternehmens als Anbieter/Lieferant sowie des Kunden als Empfänger muss komplett und korrekt angeführt sein. Dazu gilt es zu beachten, dass es zur Pflicht wurde, die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer anzuführen und dies ist vor allem beim Verkauf an Unternehmen auch beim Empfänger anzugeben. In Österreich ist dies die ATU-Nummer, in Deutschland ist die Kennung mit DE erfolgt.

Dazu braucht es natürlich die Angabe, worum es überhaupt ging. Das kann eine Dienstleistung sein, meist sind Warenverkäufe das Thema. Es braucht also eine kurze Beschreibung wie etwa Produktbezeichnung und Produktname sowie Stückzahl, Einzelpreis und Gesamtpreis. Außerdem ist natürlich der Steuerbetrag anzuführen. Sollte es Rabattmöglichkeiten oder Skonto geben, ist dies auch anzuführen. Im Falle von Dienstleistungen ist auch der Zeitraum wichtig, wann die Dienstleistung durchgeführt wurde.

Auf jeden Fall muss die Rechnung so geschrieben und gestaltet sein, dass auch für einen Außenstehenden nachvollziehbar ist, worum es in der Sache ging und natürlich kann es nur Verrechnungen für Aktivitäten geben, die auch im Einklang mit dem Unternehmen stehen. Wenn eine Unternehmerin ihre privaten Sammlungen verkauft ist das kein Thema für die Ausgangsrechnung.

Die Ausgangsrechnung muss dabei nicht das finale Dokument sein, weil es kann sich auch um eine Teilrechnung handeln, etwa im Bauwesen. Dann werden die verschiedenen Baustufen nicht auf einmal und zwei Jahre im Nachhinein verrechnet, sondern nach Abschluss einer bestimmten Einheit als Teilrechnung.

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Die Belege sind wichtige Beweisstücke für die Geschäftsfälle, wobei die Aufbewahrungspflicht bei Belege zu beachten ist. Es reicht also nicht, einen Einkauf zu buchen und dann die Rechnung zu entsorgen, die Belege müssen für Jahre erhalten bleiben. Da es sehr viele verschiedene gibt, spricht man auch über Belege oder Belegarten als Gruppierung der Dokumente.

Ein zentrales Element sind natürlich die Rechnungen mit der Ausgangsrechnung an Kunden und der Eingangsrechnung von Lieferanten oder Dienstleistern. Dabei kann auch eine Reduzierung durch eine Gutschrift erfolgen, die eigens zu belegen ist. Die Gutschrift an Kunden oder die Gutschrift vom Lieferanten muss nachvollziehbar sein und daher als eigener Beweis in der Buchhaltung vorzufinden sein.

Abseits der Rechnungen sind die Zahlungsmittel wichtig. Die Bankbelege werden immer wichtiger, weil gerade in Unternehmen immer öfter per Überweisung bezahlt wird und nicht bar aus der Kassa. Wer eine Kassa führt, hat ein Kassabuch zu führen und als Beleg kann auch ein Kassabon gegeben sein, wenn man etwa Büromaterial bar bezahlt hat. Eine andere Möglichkeit ist der Versandbeleg für die Postgebühren. Ein Fahrtenbuch ist ebenfalls ein Beleg und zwar als Beweis für unternehmerische Fahrten, sie es als Angestellter im Unternehmen oder als Unternehmerin oder Unternehmer selbst.

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    Infos zum Artikel

    Buchhaltung Belege: AusgangsrechnungArtikel-Thema: Ausgangsrechnung oder AR

    Beschreibung: Die Ausgangsrechnung wird oft als AR abgekürzt und ist ein Beleg in der Buchführung für selbst durchgeführte Verkäufe oder Dienstleistungen, die noch nicht bezahlt sind.

    letzte Bearbeitung war am: 25. 09. 2020