Belegart Ausgangsrechnung oder AR in der Buchhaltung
Beleg für die eigenen Leistungen
Die Eingangsrechnung ist eine sehr häufige Belegart in der Buchhaltung und das Gegenteil ist die Ausgangsrechnung. Während bei der Eingangsrechnung der Lieferant bereits durchgeführte Dienstleistungen oder Verkäufe in Rechnung stellt, ist bei der Ausgangsrechnung das Unternehmen selbst in Vorleistung gegangen und verrechnet den Kunden Dienstleistungen und/oder Verkäufe von Waren.
Was ist eine Ausgangsrechnung?
Die Ausgangsrechnung ist der Beleg für bereits geleistete Verkäufe oder andere unternehmerischen Aktionen wie Dienstleistungen jeglicher Art, wobei die Rechnung an die Kunden ergeht. Diese haben den Rechnungsbetrag noch nicht bezahlt und so handelt es sich um kurzfristige Lieferforderungen, also Schulden der Kunden beim Unternehmen. Eine andere Form wäre die Begleichung per Bargeld, dann würde man von einem Barerlös sprechen und die Funktion der Ausgangsrechnung wäre nicht mehr gegeben. Ein Beleg für den Verkauf wäre aber natürlich auch dann Pflicht.
Ausgangsrechnungen werden üblicherweise mit der Abkürzung AR und der fortlaufenden Nummer versehen. Also die erste Ausgangsrechnung des neuen Jahres würde AR 1 beschriftet werden.
Was gilt es bei der Ausgangsrechnung zu beachten?
Für die Ausgangsrechnung gelten die gleichen Regeln wie für die Eingangsrechnung. Das bedeutet, dass genau und vollständig anzuführen ist, wer die Handelspartner sind und worum es geht. Das Datum muss aktuell sein und die Adresse des Unternehmens als Anbieter/Lieferant sowie des Kunden als Empfänger muss komplett und korrekt angeführt sein. Dazu gilt es zu beachten, dass es zur Pflicht wurde, die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer anzuführen und dies ist vor allem beim Verkauf an Unternehmen auch beim Empfänger anzugeben. In Österreich ist dies die ATU-Nummer, in Deutschland ist die Kennung mit DE erfolgt.
Dazu braucht es natürlich die Angabe, worum es überhaupt ging. Das kann eine Dienstleistung sein, meist sind Warenverkäufe das Thema. Es braucht also eine kurze Beschreibung wie etwa Produktbezeichnung und Produktname sowie Stückzahl, Einzelpreis und Gesamtpreis. Außerdem ist natürlich der Steuerbetrag anzuführen. Sollte es Rabattmöglichkeiten oder Skonto geben, ist dies auch anzuführen. Im Falle von Dienstleistungen ist auch der Zeitraum wichtig, wann die Dienstleistung durchgeführt wurde.
Video über Verbuchung der Ausgangsrechnung (YouTube)
Auf jeden Fall muss die Rechnung so geschrieben und gestaltet sein, dass auch für einen Außenstehenden nachvollziehbar ist, worum es in der Sache ging. Und natürlich kann es nur Verrechnungen für Aktivitäten geben, die auch im Einklang mit dem Unternehmen stehen. Wenn eine Unternehmerin ihre privaten Sammlungen verkauft, ist das kein Thema für die Ausgangsrechnung.
Die Ausgangsrechnung muss dabei nicht das finale Dokument sein, weil es kann sich auch um eine Teilrechnung handeln, etwa im Bauwesen. Dann werden die verschiedenen Baustufen nicht auf einmal und zwei Jahre im Nachhinein verrechnet, sondern nach Abschluss einer bestimmten Einheit als Teilrechnung.
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