Abhängig von der Art des Unternehmens fallen unterschiedlich große Kosten für die Briefe und Pakete an, die für die geschäftliche Tätigkeit notwendig sind. Trotz des E-Mails und der mehr elektronisch geschriebenen Dokumente als mit der Post oder anderen Diensten verschickten Briefen und dergleichen ist die Gebühr für Briefe und vor allem für Pakete nicht zu unterschätzen. Diese sind Ausgaben, die in der Buchhaltung relevant sein können, brauchen aber auch einen Beleg als Beweis für die Ausgabe.
Ursprünglich hat man nur vom Postbeleg gesprochen, weil Brief und Paket waren stets eine Sache der Post. Durch die Öffnung des Marktes gibt es aber längst einen harten Konkurrenzkampf und deutlich mehr Anbieter, doch die Kostensituation ist für ein Unternehmen gleich, wenn man ein Paket zu seinen Kundinnen und Kunden schicken möchte, zum Beispiel im Rahmen eines Versandhauses. Aber auch im reinen Dienstleistungssektor spielen die Versandgebühren eine große Rolle - man denke nur an eine große Aussendung wegen einer Veranstaltung. Das kann ein Einzelunternehmer genauso finanzieren müssen wie auch ein Großunternehmen.
Der Postbeleg ist als Begriff weiterhin ein Thema und ist ein Beleg mit den aufgeschlüsselten Kosten, die zu entrichten waren. Gleiches gilt aber auch für andere Anbieter, die ein Paket von A nach B transportieren und dabei ist es unwesentlich, ob viele Pakete oder ein einzelnes verschickt werden.
Der Beleg ist weiterhin der Beweis für die Kosten und kann entweder der klassische Postbeleg aus der Postfiliale sein, wo man ein Paket abgegeben hat oder auch eine Rechnung vom Transportunternehmen, von denen es mittlerweile viel mehr gibt und die ebenfalls die Paketzustellung anbieten. Was zu zahlen ist, verrät die Rechnung, die dann eigentlich schon ein Mix aus Versandbeleg und Eingangsrechnung sein kann, abhängig von den Modalitäten. Weil man kann auch für eine bestimmte Menge pro Monat eine Vereinbarung schließen.
Wichtig ist dabei aber, dass nachweisbar bleibt, was eigentlich verschickt wurde. Die Bedeutung wird umso größer, je öfter man etwas verschicken möchte, denn eine Massenaussendung wird schnell sehr teuer. Am Beleg muss klar ersichtlich sein, wofür die Gebühren entrichtet wurden, wobei es auch Provisionsabrechnungen sein können, wenn man einen privaten Dienstleister einsetzt. Das kann zum Beispiel eine Sammelrechnung für die Versandtätigkeiten in einem Monat sein, die mit einer Rechnung - dann als Eingangsrechnung - erfolgt. In dem Fall ist es dann eine andere Belegart, die Überlegung bleibt aber die gleiche.
Häufig wird der Postbeleg im Kassabuch eingetragen, weil man bar im Postamt die Aufgabe des Schriftstücks bezahlt hat.
Die Belege sind wichtige Beweisstücke für die Geschäftsfälle, wobei die Aufbewahrungspflicht bei Belege zu beachten ist. Es reicht also nicht, einen Einkauf zu buchen und dann die Rechnung zu entsorgen, die Belege müssen für Jahre erhalten bleiben. Da es sehr viele verschiedene gibt, spricht man auch über Belege oder Belegarten als Gruppierung der Dokumente.
Ein zentrales Element sind natürlich die Rechnungen mit der Ausgangsrechnung an Kunden und der Eingangsrechnung von Lieferanten oder Dienstleistern. Dabei kann auch eine Reduzierung durch eine Gutschrift erfolgen, die eigens zu belegen ist. Die Gutschrift an Kunden oder die Gutschrift vom Lieferanten muss nachvollziehbar sein und daher als eigener Beweis in der Buchhaltung vorzufinden sein.
Abseits der Rechnungen sind die Zahlungsmittel wichtig. Die Bankbelege werden immer wichtiger, weil gerade in Unternehmen immer öfter per Überweisung bezahlt wird und nicht bar aus der Kassa. Wer eine Kassa führt, hat ein Kassabuch zu führen und als Beleg kann auch ein Kassabon gegeben sein, wenn man etwa Büromaterial bar bezahlt hat. Eine andere Möglichkeit ist der Versandbeleg für die Postgebühren. Ein Fahrtenbuch ist ebenfalls ein Beleg und zwar als Beweis für unternehmerische Fahrten, sie es als Angestellter im Unternehmen oder als Unternehmerin oder Unternehmer selbst.
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