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Versandbeleg in der Buchhaltung

Nachweis für die Brief- und Paketgebühren

Abhängig von der Art des Unternehmens fallen unterschiedlich große Kosten für die Briefe und Pakete an, die für die geschäftliche Tätigkeit notwendig sind. Trotz des E-Mails und der mehr elektronisch geschriebenen Dokumente als mit der Post oder anderen Diensten verschickten Briefen und dergleichen ist die Gebühr für Briefe und vor allem für Pakete nicht zu unterschätzen. Diese sind Ausgaben, die in der Buchhaltung (oder Buchführung) relevant sein können, brauchen aber auch einen Beleg als Beweis für die Ausgabe.

Versandbeleg oder auch Postbeleg

Buchhaltung Belege: VersandbelegUrsprünglich hat man nur vom Postbeleg gesprochen, weil Brief und Paket waren stets eine Sache der Post. Durch die Öffnung des Marktes gibt es aber längst einen harten Konkurrenzkampf und deutlich mehr Anbieter, doch die Kostensituation ist für ein Unternehmen gleich, wenn man ein Paket zu seinen Kundinnen und Kunden schicken möchte, zum Beispiel im Rahmen eines Versandhauses. Aber auch im reinen Dienstleistungssektor spielen die Versandgebühren eine große Rolle - man denke nur an eine große Aussendung wegen einer Veranstaltung. Das kann ein Einzelunternehmer genauso finanzieren müssen wie auch ein Großunternehmen.

Der Postbeleg ist als Begriff weiterhin ein Thema und ist ein Beleg mit den aufgeschlüsselten Kosten, die zu entrichten waren. Gleiches gilt aber auch für andere Anbieter, die ein Paket von A nach B transportieren und dabei ist es unwesentlich, ob viele Pakete oder ein einzelnes verschickt werden.

Der Beleg ist weiterhin der Beweis für die Kosten und kann entweder der klassische Postbeleg aus der Postfiliale sein, wo man ein Paket abgegeben hat oder auch eine Rechnung vom Transportunternehmen, von denen es mittlerweile viel mehr gibt und die ebenfalls die Paketzustellung anbieten. Was zu zahlen ist, verrät die Rechnung, die dann eigentlich schon ein Mix aus Versandbeleg und Eingangsrechnung sein kann, abhängig von den Modalitäten. Weil man kann auch für eine bestimmte Menge pro Monat eine Vereinbarung schließen.

Versandbeleg in der Buchhaltung

Wichtig ist dabei aber, dass nachweisbar bleibt, was eigentlich verschickt wurde. Die Bedeutung wird umso größer, je öfter man etwas verschicken möchte, denn eine Massenaussendung wird schnell sehr teuer. Am Beleg muss klar ersichtlich sein, wofür die Gebühren entrichtet wurden, wobei es auch Provisionsabrechnungen sein können, wenn man einen privaten Dienstleister einsetzt. Das kann zum Beispiel eine Sammelrechnung für die Versandtätigkeiten in einem Monat sein, die mit einer Rechnung - dann als Eingangsrechnung - erfolgt. In dem Fall ist es dann eine andere Belegart, die Überlegung bleibt aber die gleiche.

Häufig wird der Postbeleg im Kassabuch eingetragen, weil man bar im Postamt die Aufgabe des Schriftstücks bezahlt hat.

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Welche Belege kennt die Buchführung?

Aufbewahrungspflicht bei Belege

Die Aufbewahrungspflicht der Belege ist eine der Vorschriften und besagt, dass Belege über Jahre aufgehoben werden müssen.

Ausgangsrechnung (Beleg)

Die Ausgangsrechnung wird oft als AR abgekürzt und ist ein Beleg in der Buchführung für selbst durchgeführte Verkäufe oder Dienstleistungen, die noch nicht bezahlt sind.

Bankbelege

Die Bankbelege sind die wichtigsten Buchungsbelege in der Buchführung, weil die meisten Zahlungen über die Bankkonten erfolgen.

Belege / Belegarten

Die Belege sind die Beweise für Einnahmen und Ausgaben im Sinne der Buchhaltung, wobei es die unterschiedlichsten Arten gibt.

Eingangsrechnung (Beleg)

Die Eingangsrechnung, oft auch ER abgekürzt, ist eine der wichtigsten Belegarten in der Buchführung (Buchhaltung) für Einkäufe durch das Unternehmen auf Ziel.

Fahrtenbuch

Das Fahrtenbuch ist ein Beleg für die Buchhaltung und Lohnverrechnung für die tatsächlich zurückgelegten Kilometer und die unternehmensnotwendigen Fahrten.

Gutschrift an Kunden

Die Gutschrift an Kunden ist in der Buchführung ein Buchungsbeleg, wenn dem Kunden ein Betrag aus welchem Grund immer gutgeschrieben wird.

Gutschrift vom Lieferanten

Die Gutschrift vom Lieferanten ist in der Buchführung das Gegenteil der Eingangsrechnung und reduziert die Schulden beim Lieferanten und ist ein Buchungsbeleg.

Kassabon (Beleg)

Der Kassabon ist in der Buchführung ein Buchungsbeleg als Nachweis für einen tatsächlich durchgeführten Einkauf per Bargeld in einem Handelsunternehmen.

Kassabuch (Beleg)

Das Kassabuch ist eine Sammlung der Kassabelege wie Postgebühren und Einkäufe oder Verkäufe als Grundlage für die Buchführung zum Aufzeichnen der Geschäftsfälle.

Rechnungen

Die Rechnungen wie Ausgangsrechnung und Eingangsrechnung sind wesentliche Belege in der Buchhaltung als Nachweis für Erträge und Kosten.

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Versandbeleg

Der Versandbeleg ist ein Beweisstück für die Versandkosten, wobei der Postbeleg als Klassiker gilt, es gibt aber längst auch viele andere Paketdienste mit entsprechenden Kosten.

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