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Beleg für eine Gutschrift an den Kunden

Buchungsbeleg für den gutgeschriebenen Betrag

Üblicherweise ist der Kunde als Privatperson oder auch als Unternehmen in der Buchhaltung der Empfänger einer Ausgangsrechnung, nachdem Waren verkauft oder Dienstleistungen erbracht wurden. Mit dem Ausgleich der Ausgangsrechnung fließt wieder Geld in die Kassa und damit kann man weiterarbeiten. Es gibt aber auch den umgekehrten Fall in Form einer Gutschrift an den Kunden und auch dann liegt ein Buchungsbeleg für die Buchhaltung vor.

Gutschrift an Kunden als Buchungsbeleg

Die Gutschrift an den Kunden dreht den eigentlichen Vorgang um, den man sonst von den Kunden und den Ausgangsrechnungen her kennt. Üblicherweise wird in der Buchführung die Ausgangsrechnung so verbucht, dass die Forderungen an den Kunden steigen (= Schulden der Kunden an unserem Unternehmen) und gleichzeitig auch die Erlöse und der Betrag der Umsatzsteuer. Kommt es aber zu einer Gutschrift, dann dreht sich die Sache um und die Schulden werden geringer, auch die Erlöse und die Umsatzsteuer werden reduziert.

Wann aber ist eine solche Gutschrift überhaupt ein Thema?

Wenn man dem Kunden auf der Rechnung die Möglichkeit eines Skontoabzugs einräumt, braucht es keine Gutschrift. Nur beim Verbuchen ist zu beachten, dass der Skonto verbucht wird, sodass die ursprüngliche Ausgangsrechnung auch vollständig ausgeglichen wird. Auch ein sofort eingeräumter Rabatt ist kein Thema. Anders sieht es aus, wenn zum Beispiel Mängel aufgetreten sind und eine eigene Gutschrift erstellt wird, wodurch sich der ursprüngliche Rechnungsbetrag nachträglich reduziert.

Eine andere Möglichkeit besteht darin, dass man zum Beispiel treuen Kunden eine Gutschrift einräumt, weil sie besonders viel eingekauft haben. Man könnte das auch als Treuebonus oder Mengenrabatt bezeichnet, wobei häufig die letzte Rechnung als Referenz herangezogen wird. Das heißt, dass sich die letzte Ausgangsrechnung um den Betrag der Gutschrift reduziert und der Kunde weniger zahlen muss.

Gutschrift in der Buchhaltung

Für die Gutschrift gelten die gleichen Spielregeln wie für die Rechnung selbst. Es müssen Anbieter und Empfänger mit vollständiger Adresse angeführt sein, dazu braucht es das aktuelle Datum, die Umsatzsteueridentifikationsnummer sowie natürlich den Grund für die Gutschrift, meist eine Referenz zu einer bereits erstellten Ausgangsrechnung.

Jedenfalls muss die Gutschrift auch für Außenstehende nachvollziehbar sein und mit dem unternehmerischen Bereich in Zusammenhang stehen. In der Buchhaltung werden die Gutschriften häufig mit BA und einer fortlaufenden Nummer beschriftet. BA steht dabei für Buchungsanweisung.

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Die Belege sind wichtige Beweisstücke für die Geschäftsfälle, wobei die Aufbewahrungspflicht bei Belege zu beachten ist. Es reicht also nicht, einen Einkauf zu buchen und dann die Rechnung zu entsorgen, die Belege müssen für Jahre erhalten bleiben. Da es sehr viele verschiedene gibt, spricht man auch über Belege oder Belegarten als Gruppierung der Dokumente.

Ein zentrales Element sind natürlich die Rechnungen mit der Ausgangsrechnung an Kunden und der Eingangsrechnung von Lieferanten oder Dienstleistern. Dabei kann auch eine Reduzierung durch eine Gutschrift erfolgen, die eigens zu belegen ist. Die Gutschrift an Kunden oder die Gutschrift vom Lieferanten muss nachvollziehbar sein und daher als eigener Beweis in der Buchhaltung vorzufinden sein.

Abseits der Rechnungen sind die Zahlungsmittel wichtig. Die Bankbelege werden immer wichtiger, weil gerade in Unternehmen immer öfter per Überweisung bezahlt wird und nicht bar aus der Kassa. Wer eine Kassa führt, hat ein Kassabuch zu führen und als Beleg kann auch ein Kassabon gegeben sein, wenn man etwa Büromaterial bar bezahlt hat. Eine andere Möglichkeit ist der Versandbeleg für die Postgebühren. Ein Fahrtenbuch ist ebenfalls ein Beleg und zwar als Beweis für unternehmerische Fahrten, sie es als Angestellter im Unternehmen oder als Unternehmerin oder Unternehmer selbst.

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Belege: Gutschrift an KundenArtikel-Thema: Beleg für eine Gutschrift an den Kunden

Beschreibung: Die 🧾 Gutschrift an Kunden ist in der Buchhaltung ein Buchungsbeleg, wenn dem ✅ Kunden ein Betrag aus welchem Grund immer gutgeschrieben wird.

letzte Bearbeitung war am: 25. 09. 2021

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