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Aufbewahrungspflicht und Belege

Aufbewahrungspflicht: in Österreich 7 Jahre

Mit dem Jahresabschluss aus der Buchhaltung - sei es eine Bilanz und doppelte Buchhaltung oder eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, ist die Aufzeichnungspflicht und Dokumentation aller Geschäftsfälle für das bestimmte Wirtschaftsjahr abgeschlossen und erledigt. Das bedeutet aber nicht, dass man die Belege nun verbrennen darf.

Aufbewahrungspflicht bei den Belegen

Buchhaltung Aufbewahrungspflicht bei BelegeDenn es gibt eine Aufbewahrungspflicht und diese ist genauso einzuhalten wie die Genauigkeit beim Führen der Buchhaltung und beim Dokumentieren der einzelnen Geschäftsfälle. Je nach Land gibt es unterschiedliche Regelungen. In Österreich gilt, dass die Belege sieben Jahre aufzubewahren sind. Nach Ablauf des siebenten Jahres ist die Aufbewahrungspflicht für das älteste Jahr aufgehoben und man kann die Dokumente entsorgen.

Zu den Dokumenten im Rahmen der Aufbewahrungspflicht zählen beispielsweise Kassabücher, Bankkonten, Ausdrucke von Bankbewegungen, Rechnungen und alle anderen Belege, die als Beweisführung dienen, um zum Ergebnis der Buchhaltung kommen zu können. Das gilt auch dann, wenn man das Unternehmen verkauft hat, weil es bei einer Wirtschaftsprüfung zur Aufforderung kommen kann, dass die Belege vorzuweisen sind. Die Wirtschaftsprüfung wird von den Finanzbeamtinnen und Finanzbeamten durchgeführt und hat das Ziel, das Ergebnis der Buchhaltung zu hinterfragen. Als Grundlage dienen auch hier die Belege, weshalb sie aufgehoben werden müssen.

Wenn also Buchhaltungsunterlagen aus dem Jahr 2004 eingereicht wurden, gilt die Aufbewahrungspflicht bis zum Beginn des Jahres 2012, dann können die Unterlagen entsorgt werden, um Platz für neue Ordner zu schaffen. Was passiert nun, wenn man die Belege nicht mehr vorweisen kann? In dem Fall kann es zu einem Schätzergebnis bei einer Wirtschaftsprüfung kommen, da die genaue Prüfung nicht mehr oder nur schwer möglich ist.

Es ist aber der bessere Weg, die Belege aufzubewahren, weil damit auch nicht die Gefahr besteht, dass man durch eine Schätzung Steuern nachzahlen muss. Natürlich ist dies kein Argument, wenn es zu einem Brand kam und die Belege einfach vernichtet wurden. Hier hängt auch viel vom Ermessen ab, ob die Werte der Buchhaltung glaubwürdig sind oder ob es bestimmte Werte gibt, die angezweifelt werden. Sind die Belege vorweisbar, hat man hier eine einfachere Verhandlungsposition bei Unklarheiten.

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Aufbewahrungspflicht bei Belege

Die Aufbewahrungspflicht der Belege ist eine der Vorschriften und besagt, dass Belege über Jahre aufgehoben werden müssen.

Ausgangsrechnung (Beleg)

Die Ausgangsrechnung wird oft als AR abgekürzt und ist ein Beleg in der Buchführung für selbst durchgeführte Verkäufe oder Dienstleistungen, die noch nicht bezahlt sind.

Bankbelege

Die Bankbelege sind die wichtigsten Buchungsbelege in der Buchführung, weil die meisten Zahlungen über die Bankkonten erfolgen.

Belege / Belegarten

Die Belege sind die Beweise für Einnahmen und Ausgaben im Sinne der Buchhaltung, wobei es die unterschiedlichsten Arten gibt.

Eingangsrechnung (Beleg)

Die Eingangsrechnung, oft auch ER abgekürzt, ist eine der wichtigsten Belegarten in der Buchführung (Buchhaltung) für Einkäufe durch das Unternehmen auf Ziel.

Fahrtenbuch

Das Fahrtenbuch ist ein Beleg für die Buchhaltung und Lohnverrechnung für die tatsächlich zurückgelegten Kilometer und die unternehmensnotwendigen Fahrten.

Gutschrift an Kunden

Die Gutschrift an Kunden ist in der Buchführung ein Buchungsbeleg, wenn dem Kunden ein Betrag aus welchem Grund immer gutgeschrieben wird.

Gutschrift vom Lieferanten

Die Gutschrift vom Lieferanten ist in der Buchführung das Gegenteil der Eingangsrechnung und reduziert die Schulden beim Lieferanten und ist ein Buchungsbeleg.

Kassabon (Beleg)

Der Kassabon ist in der Buchführung ein Buchungsbeleg als Nachweis für einen tatsächlich durchgeführten Einkauf per Bargeld in einem Handelsunternehmen.

Kassabuch (Beleg)

Das Kassabuch ist eine Sammlung der Kassabelege wie Postgebühren und Einkäufe oder Verkäufe als Grundlage für die Buchführung zum Aufzeichnen der Geschäftsfälle.

Rechnungen

Die Rechnungen wie Ausgangsrechnung und Eingangsrechnung sind wesentliche Belege in der Buchhaltung als Nachweis für Erträge und Kosten.

Versandbeleg

Der Versandbeleg ist ein Beweisstück für die Versandkosten, wobei der Postbeleg als Klassiker gilt, es gibt aber längst auch viele andere Paketdienste mit entsprechenden Kosten.

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