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Aufbewahrungspflicht und Belege

Aufbewahrungspflicht: in Österreich 7 Jahre

Mit dem Jahresabschluss aus der Buchhaltung - sei es eine Bilanz und doppelte Buchhaltung oder eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, ist die Aufzeichnungspflicht und Dokumentation aller Geschäftsfälle für das bestimmte Wirtschaftsjahr abgeschlossen und erledigt. Das bedeutet aber nicht, dass man die Belege nun verbrennen darf.

Aufbewahrungspflicht bei den Belegen

Denn es gibt eine Aufbewahrungspflicht und diese ist genauso einzuhalten wie die Genauigkeit beim Führen der Buchhaltung und beim Dokumentieren der einzelnen Geschäftsfälle. Je nach Land gibt es unterschiedliche Regelungen. In Österreich gilt, dass die Belege sieben Jahre aufzubewahren sind. Nach Ablauf des siebenten Jahres ist die Aufbewahrungspflicht für das älteste Jahr aufgehoben und man kann die Dokumente entsorgen.

Zu den Dokumenten im Rahmen der Aufbewahrungspflicht zählen beispielsweise Kassabücher, Bankkonten, Ausdrucke von Bankbewegungen, Rechnungen und alle anderen Belege, die als Beweisführung dienen, um zum Ergebnis der Buchhaltung kommen zu können. Das gilt auch dann, wenn man das Unternehmen verkauft hat, weil es bei einer Wirtschaftsprüfung zur Aufforderung kommen kann, dass die Belege vorzuweisen sind. Die Wirtschaftsprüfung wird von den Finanzbeamtinnen und Finanzbeamten durchgeführt und hat das Ziel, das Ergebnis der Buchhaltung zu hinterfragen. Als Grundlage dienen auch hier die Belege, weshalb sie aufgehoben werden müssen.

Wenn also Buchhaltungsunterlagen aus dem Jahr 2004 eingereicht wurden, gilt die Aufbewahrungspflicht bis zum Beginn des Jahres 2012, dann können die Unterlagen entsorgt werden, um Platz für neue Ordner zu schaffen. Was passiert nun, wenn man die Belege nicht mehr vorweisen kann? In dem Fall kann es zu einem Schätzergebnis bei einer Wirtschaftsprüfung kommen, da die genaue Prüfung nicht mehr oder nur schwer möglich ist.

Es ist aber der bessere Weg, die Belege aufzubewahren, weil damit auch nicht die Gefahr besteht, dass man durch eine Schätzung Steuern nachzahlen muss. Natürlich ist dies kein Argument, wenn es zu einem Brand kam und die Belege einfach vernichtet wurden. Hier hängt auch viel vom Ermessen ab, ob die Werte der Buchhaltung glaubwürdig sind oder ob es bestimmte Werte gibt, die angezweifelt werden. Sind die Belege vorweisbar, hat man hier eine einfachere Verhandlungsposition bei Unklarheiten.

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      Buchhaltung Aufbewahrungspflicht bei BelegeArtikel-Thema: Aufbewahrungspflicht und Belege

      Beschreibung: Die Aufbewahrungspflicht der Belege ist eine der Vorschriften und besagt, dass Belege über Jahre aufgehoben werden müssen.

      letzte Bearbeitung war am: 14. 05. 2019