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Im Rahmen des Personalmanagements wurde die Personalbedarfsplanung, häufig kurz Personalplanung bezeichnet, zu einem wesentlichen Werkzeug. Die Aufgabenstellung besteht darin, dass das Personal vorhanden ist, wenn man es braucht und wo man es braucht. Aber dazu muss man selbst einmal wissen, wie der eigene Bedarf aussieht und hier setzt das Planungskonzept an. Allerdings geht die Planung einher mit einer ganzen Reihe von Fragestellungen.
Aller Anfang ist immer die Quantität und so gilt es zu prüfen, wo man wie viele Menschen braucht, die als Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Aufgaben leisten können, die den Erfolg des Unternehmens sichern können. Hier ist die Fragestellung aber schon nicht so eindimensional, wie man dies vermuten kann, denn man hat bereits abhängig von der Unternehmensform und seiner Größe die Möglichkeit, pro Standort oder insgesamt eine Planung durchzuführen.
Ein Handelsunternehmen mit verschiedenen Filialen könnte so planen, dass man genug Leute für alle Filialen hat. Fällt eine Mitarbeiterin aus (zum Beispiel wegen Urlaub oder Krankheit), könnte eine andere aus einer anderen Filiale einspringen, wenn dies örtlich möglich ist. Man kann aber auch so planen, dass es individuelle Teams pro Filiale gibt, sodass diese innerhalb des Teams sich die Aufgaben aufteilen können und müssen, auch wenn jemand ausfällt.
Bei einem Dienstleistungsunternehmen mit einem Büro stellt sich die Frage hingegen nicht, dennoch ist auch hier Planung gefragt, damit die nötigen Leistungen jederzeit gesichert sind.
Weitere Fragestellungen im Rahmen der Personalplanung ergeben sich dadurch, dass man sich überlegen muss, welche Leute man mit welchen Fähigkeiten braucht. Dazu kommt der Ort der Leistung sowie der Zeitpunkt.
Die Qualifikation betrifft das Wissen und Können für den jeweiligen Arbeitsplatz. Ein Handwerker in einer Tischlerei wird andere Fähigkeiten erfordern als ein Manager in einem Konzern oder eine Empfangsdame im Luxushotel. Daher ist die Zahl der Mitarbeiter eine wichtige Basis, um die Planung zu beginnen, aber diese muss mit dem Wissen kombiniert werden, welche Art von Leute man braucht. 30 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter neu einzustellen, die dann das nötige Wissen nicht mitbringen, macht wenig Sinn.
Dazu kommen die technischen Vorgaben. Wenn man in verschiedenen Städten Standorte unterhält, wird man vielleicht für Wien Führungskräfte, für München Handwerker und für Innsbruck LKW-Lenker brauchen. Der Standort ist daher auch ein Kriterium bei der Personalplanung und natürlich später auch bei der Personalsuche. Weiters ist die Frage, wann man diese Leute braucht. Ein neues Projekt beginnt vielleicht im nächsten Herbst und man hat Zeit, bis dahin die nötigen Menschen als Mitarbeiter des Unternehmens zu gewinnen. Heute braucht man sie nicht und im Winter ist es zu spät.
Aus diesen eigentlich einfachen Überlegungen heraus wird klar, wie komplex das Personalwesen ergo Personalmanagement sich darstellt, selbst die Planung im Rahmen der Personalbedarfplanung ist schon eine Herausforderung. 30 Leute findet man vielleicht noch halbwegs in kurzer Zeit, aber diese müssen zu den benötigten Fertigkeiten passen und das vor Ort zum richtigen Zeitpunkt. Beim kleinen Unternehmen ums Eck ist das alles noch einfacher (sieht man von der Masse der Bewerbungen ab), aber bei einem größeren Unternehmen mit verschiedenen Branchen und Projekten wird das zu einer echten Herausforderung, für die man zusätzlich nicht ewig Zeit hat.
Das Personal ist ein zentrales Thema in der Wirtschaft. Stets suchen Leute einen neuen Arbeitsplatz, gefühlt noch öfter Unternehmen neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Kein Personal ergibt keine Umsetzung von Aufgaben und/oder Projekte, kein Arbeitsplatz bedeutet keine guten Einkünfte. Es ist also nur logisch, dass es sehr viele Begriffe rund um das Thema Personal gibt.
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