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Im Rahmen des Personalmanagements wurde die Personalbedarfsplanung, häufig kurz Personalplanung bezeichnet, zu einem wesentlichen Werkzeug. Die Aufgabenstellung besteht darin, dass das Personal vorhanden ist, wenn man es braucht und wo man es braucht. Aber dazu muss man selbst einmal wissen, wie der eigene Bedarf aussieht und hier setzt das Planungskonzept an. Allerdings geht die Planung einher mit einer ganzen Reihe von Fragestellungen.
Aller Anfang ist immer die Quantität und so gilt es zu prüfen, wo man wie viele Menschen braucht, die als Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Aufgaben leisten können, die den Erfolg des Unternehmens sichern können. Hier ist die Fragestellung aber schon nicht so eindimensional, wie man dies vermuten kann, denn man hat bereits abhängig von der Unternehmensform und seiner Größe die Möglichkeit, pro Standort oder insgesamt eine Planung durchzuführen.
Ein Handelsunternehmen mit verschiedenen Filialen könnte so planen, dass man genug Leute für alle Filialen hat. Fällt eine Mitarbeiterin aus (zum Beispiel wegen Urlaub oder Krankheit), könnte eine andere aus einer anderen Filiale einspringen, wenn dies örtlich möglich ist. Man kann aber auch so planen, dass es individuelle Teams pro Filiale gibt, sodass diese innerhalb des Teams sich die Aufgaben aufteilen können und müssen, auch wenn jemand ausfällt.
Bei einem Dienstleistungsunternehmen mit einem Büro stellt sich die Frage hingegen nicht, dennoch ist auch hier Planung gefragt, damit die nötigen Leistungen jederzeit gesichert sind.
Weitere Fragestellungen im Rahmen der Personalplanung ergeben sich dadurch, dass man sich überlegen muss, welche Leute man mit welchen Fähigkeiten braucht. Dazu kommt der Ort der Leistung sowie der Zeitpunkt.
Die Qualifikation betrifft das Wissen und Können für den jeweiligen Arbeitsplatz. Ein Handwerker in einer Tischlerei wird andere Fähigkeiten erfordern als ein Manager in einem Konzern oder eine Empfangsdame im Luxushotel. Daher ist die Zahl der Mitarbeiter eine wichtige Basis, um die Planung zu beginnen, aber diese muss mit dem Wissen kombiniert werden, welche Art von Leute man braucht. 30 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter neu einzustellen, die dann das nötige Wissen nicht mitbringen, macht wenig Sinn.
Dazu kommen die technischen Vorgaben. Wenn man in verschiedenen Städten Standorte unterhält, wird man vielleicht für Wien Führungskräfte, für München Handwerker und für Innsbruck LKW-Lenker brauchen. Der Standort ist daher auch ein Kriterium bei der Personalplanung und natürlich später auch bei der Personalsuche. Weiters ist die Frage, wann man diese Leute braucht. Ein neues Projekt beginnt vielleicht im nächsten Herbst und man hat Zeit, bis dahin die nötigen Menschen als Mitarbeiter des Unternehmens zu gewinnen. Heute braucht man sie nicht und im Winter ist es zu spät.
Aus diesen eigentlich einfachen Überlegungen heraus wird klar, wie komplex das Personalwesen ergo Personalmanagement sich darstellt, selbst die Planung im Rahmen der Personalbedarfplanung ist schon eine Herausforderung. 30 Leute findet man vielleicht noch halbwegs in kurzer Zeit, aber diese müssen zu den benötigten Fertigkeiten passen und das vor Ort zum richtigen Zeitpunkt. Beim kleinen Unternehmen ums Eck ist das alles noch einfacher (sieht man von der Masse der Bewerbungen ab), aber bei einem größeren Unternehmen mit verschiedenen Branchen und Projekten wird das zu einer echten Herausforderung, für die man zusätzlich nicht ewig Zeit hat.
Die Ausgangsposition im Personalbüro und dem Personalwesen war die Personalverwaltung mit der Idee, dass jeder Mensch käuflich ist und für die richtige Summe Geld alles machen würde. Heute weiß man, dass die Ansicht falsch ist und dass die Motivation und das Wohlfühlen zu den größeren Erfolgen zählen.
Das Personalmanagement versucht in diesen Faktoren zu punkten und auch auf den Markt schneller zu reagieren. Dabei kommt die Personalbedarfsplanung ins Spiel, wobei es klare Ziele gibt, aber auch Fragen entstehen. Ein Ziel ist etwa, dass die Leute dort zur Verfügung stehen, wo man sie braucht und zwar dann, wann man sie braucht. Das gilt es auch zu organisieren.
Weiß man, was man wann und in welcher Quantität benötigt, kann mit der Personalbeschaffung begonnen werden - mit der eigentlichen Suche nach neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern.
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