Viele Situationen gibt es im Alltag, in denen eine Entschuldigung gefragt ist. Die Situationen sind dabei vollkommen unterschiedlich und reichen von einem Fehler beim Programmieren in der Arbeit bis zur Entschuldigung, die an die Schule adressiert ist, weil das Kind erkrankt ist und nicht am Unterricht teilnehmen kann.
Die Form muss bei allen schriftlichen Entschuldigungen gewahrt bleiben und so manche Entschuldigung ist heute nicht mehr üblich, aber sollte dennoch angestrebt werden. Wenn zwei Unternehmen zusammenarbeiten und einer ist ein Fehler unterlaufen, ist es nur professionell, wenn man dies einräumt, statt irgendwelche Ausreden zu erfinden, die ohnehin schnell als solche erkannt werden können.
Auch ist es sehr professionell und kundenfreundlich, wenn sich Unternehmen bei ihren Kundinnen und Kunden entschuldigen, wenn ein Fehler passiert ist. Das stört das Unternehmen kaum und die Kundinnen und Kunden honorieren das Einräumen des Fehlers und sind vielleicht danach sogar noch enger an das Unternehmen gebunden. Immerhin kommt eine solche Entschuldigung sehr gut an, klärt die Sachlage und macht Lust auf einen weiteren Einkauf oder im Falle etwa einer Dienstleistung auf eine weitere Beratung.
Entschuldigungen sind, egal ob als klassischer Brief oder als E-Mail mit dem Computer, so wie alle anderen Schriftstücke bestimmten Regeln unterworfen. Würde man keine Adresse einfügen, hätte die Entschuldigung keinen Sinn und das gilt für das private Schreiben ebenso wie für ein offizielles Schreiben einer Firma.
Vor allem aber bei Entschuldigungen mit Kundenkontakt ist die Form eine wesentliche. Die Leute wollen nicht, dass man sich künstlich und übermäßig entschuldigt, aber das Einsehen eines Fehlers wird als sehr positiv aufgenommen und kann zu weiteren Bestellungen oder einem engeren Kontakt unter Partnern führen. Daher ist die scheinbar veraltete Form der Entschuldigung in schriftlicher Form weit wichtiger, als viele annehmen würden.
Es gibt ja auch die Situation, dass ein Fehler passiert ist, aber man gar nichts dafür kann, zum Beispiel bei Lieferproblemen. Selbst kann man nicht liefern, weil man von Dritten abhängig ist und das kann man in der Entschuldigung auch kundtun, um zu erklären, was schief gelaufen ist.
Die Entschuldigung ist eine Schriftform, die in zwei Varianten häufiger vorkommt. Zum einen muss man aus rechtlichen Gründen der Schule melden, wenn ein Kind erkrankt ist. Mittlerweile gibt es wohl auch die Lösung per E-Mail oder auf andere Onlinevariante, das abschließende Schreiben nach der Rückkehr in die Schule ist trotzdem weiterhin häufig gefragt.
Die zweite Situation ist gegeben, wenn man sich etwa als Unternehmen für Fehler entschuldigen möchte. Das kann man auch innerhalb von Unternehmen erleben, dort ist es aber seltener, weil das persönliche Gespräch möglich ist.
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