Üblicherweise bildet man in der doppelten Buchhaltung aus den Geschäftsfällen den Buchungssatz und trägt mittels Computer und Buchhaltungsprogramm die Informationen in das System ein. Dabei ergeben die Sollbuchung und Habenbuchung einen Buchungssatz, zum Beispiel das Verbuchen eines Wareneinkaufs. Es gibt aber auch die Möglichkeit fern der Geschäftsfälle oder auch im Falle von Korrekturen Umbuchungen vorzunehmen.
Eine Umbuchung ist sehr häufig anzutreffen, wenn ein Konto abgeschlossen werden soll. Daher gibt es die Umbuchungen vor allem zum Jahresende sehr häufig. Angenommen, man hat auf dem Konto der Handelswaren einen Saldo von EUR 40.000,-- herausgearbeitet, dann hat man, wie es bei aktiven Bestandskonten üblich ist, einen Sollsaldo, der gegengebucht werden muss, damit das Konto ausgeglichen werden kann. Also überträgt man mit einer Umbuchung auf das Schlussbilanzkonto (SBK).
SBK / Handelswaren 40.000,--
Damit sind die Handelswaren in der Bilanz eingetragen und das Konto der Handelswaren ist ausgeglichen und für das aktuelle Geschäftsjahr abgeschlossen und kein Thema mehr.
Dieser Vorgang ist für alle Bestandskonten ein Thema, aber schon davor für alle Aufwandskonten und Erlöskonten, die gegen das GuV-Konto ausgeglichen werden. Im GuV-Konto (Gewinn- und Verlustkonto) wird summiert, ob es einen Gewinn oder Verlust gibt. Ein Gewinn erhöht das Eigenkapital, ein Verlust verringert es und entsprechend ist der Saldo auf der Soll- oder Haben-Seite und muss gegen das Kapitalkonto gebucht werden. Wieder liegt eine Umbuchung vor.
Gewinn: GuV / Kapital
Verlust: Kapital / GuV
Es kann passieren, dass man bei einer Buchung einen Fehler gemacht hat und zum Beispiel das falsche Konto angesprochen hat. In dem Fall ist auch die Umbuchung das Werkzeug, um diesen Fehler zu korrigieren. Auf diese Art und Weise kann man die falschen Beträge und/oder Konten beheben.
Beispiel: die Eröffnungsbuchung des Kassakontos ist daneben gegangen. Der Anfangsbestand beträgt EUR 10.000,--
Gebucht wurde: EBK / Kassa 10.000,--
Die Umbuchung als Korrektur Kassa / EBK 10.000,-- hebt diesen Fehler auf und danach kann richtig
Kassa / EBK 10.000,-- gebucht werden.
Damit ist der Fehler behoben und man hat wieder die Richtigkeit im System hergestellt. Durch die Umbuchung als Korrekturbuchung ist auch nachvollziehbar, was passiert ist, ohne dass die Beträge verändert werden. Daher ist ein Fehler beim Buchen kein Problem, wenn man ihn richtig behebt.
Die doppelte Buchhaltung ist das umfangreichere System im Vergleich zur Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, wobei die Grundlage die gleiche ist. Es gibt einen Geschäftsfall wie etwa einen Einkauf und daraus wird im einfachen System eine Eintragung etwa im Kassabuch oder einer Buchungsliste, bei der doppelten Buchhaltung wird daraus ein Buchungssatz oder auch eine Buchung mit Konten in der Aktiva und Konten in der Passiva.
Stattdessen spricht man oft vom Soll oder der Soll-Seite und vom Haben oder der Haben-Seite. Darauf leiten sich auch die Begriffe der Sollbuchung und Habenbuchung ab, auch Mittelverwendung und Mittelherkunft spielen eine große Rolle für das Gesamtverständnis. Neben der Buchung des Geschäftsfalles gibt es noch weitere Möglichkeiten wie die Umbuchung, auch erfolgsneutrale Buchungen sind häufiger anzutreffen.
In der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung wird jedes Wirtschaftsjahr neu begonnen, in der doppelten Buchhaltung übernimmt man die Beträge aus dem Vorjahr und der entsprechenden Bilanz. Wichtig sind aber zwei Begriffe in beiden Fällen nämlich das Geschäftsjahr und das Rumpfjahr, wobei das Rumpfjahr meistens ein Thema nach der Gründung mitten im Jahr ist.
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