Wenn man in der doppelten Buchhaltung den Einkauf von Büromaterial verbucht, dann verändert sich damit der Erfolg, unabhängig davon, wie man den Einkauf bezahlt hat. Erhält man Umsatzerlöse ist der gleiche Fall gegeben. Es gibt aber Situationen, in denen sich der Erfolg (Gewinn oder Verlust) trotz Buchung nicht verändert, was gleichzeitig bedeutet, dass auch das Kapital (Eigenkapital) die gleiche Höhe behält. Nur die Werte der Bestandskonten ändern sich. Man spricht dann von erfolgsneutralen Buchungen.
Die Bezeichung erfolgsneutrale Buchung ist durchaus logisch, weil der Erfolg nicht verändert wird. Wenn man als Beispiel eine Bankabhebung heranzieht, dann ist der Buchungssatz in der einfachsten Form so gebildet:
Kassa / Bank 10.000,--
In der Kassa wird das Geld mehr, in der Bank weniger. Beides sind aber aktive Bestandskonten (Bank kann zwar passiv sein, ist aber für die Schulbeispiel zwecks Verständnis fast durchwegs ein aktives Konto). Es handelt sich daher um eine Veränderung auf der aktiven Seite oder auch einen Aktivtausch. Der Gewinn oder Verlust im Sinne des GuV-Kontos oder der Höhe des Kapitals wird nicht berührt. Andere Formen sind der Passivtausch, die Aktiv-Passivverminderung und die Aktiv-Passiverhöhung.
Es gibt also insgesamt vier Situationen, in denen zwar ein Geschäftsfall erfolgt und dieser natürlich verbucht wird, aber trotzdem sich beim Gewinn oder Verlust nichts abspielt. Wenn etwa ein Kunde seine Schulden begleicht und die offene Rechnung per Überweisung bezahlt, dann bekommt man mehr Geld auf das Bankkonto, hat aber weniger offene Forderungen gegenüber dem Kunden, was also einen klassischen Aktivtausch bedeutet.
Das Beispiel der Bankabhebung war bereits ein klassisches Beispiel für einen Aktivtausch. Der umgekehrte Fall wäre eine Bankeinzahlung, wodurch das Geld in der Kassa weniger wird, auf dem Bankkonto hingegen mehr. Ein anderes Beispiel ist bei Vorhandensein eines PSK-Kontos gegeben, wenn Geld vom Bankkonto oder von der Kassa übertragen wird. auch dann ist ein Aktivtausch gegeben. Gleiches gilt, wenn ein Kunde seine Schulden begleicht, zum Beispiel:
Bank / Kunde XY (Kundenlieferforderungen) 25.000,--
In dem Fall wird das Bankkonto erhöht, die Lieferforderungen oder konkret das Konto des Kunden wird im Wert geringer.
Das Spiel lässt sich auf der Passivseite der Bilanz auch verfolgen und dann als Passivtausch bezeichnen. Häufig werden dann Beispiele offenbar, wenn die Bank als passives Bankkonto verwendet wird und zum Beispiel eine Rechnung eines Lieferanten bezahlt wird. Dann lautet der Buchungssatz
Lieferant XY (Lieferverbindlichkeiten) / Bank 25.000,--
Es ist der gleiche Vorgang wie beim Aktivtausch, nur das zwei passive Bestandskonten genutzt werden.
Häufiger trifft man auf eine Situation, bei der ein aktives Bestandskonto und ein passives Bestandskonto verknüpft werden. Wenn man die Schulden bei einem Lieferanten ausgleicht und dafür die Bank mit einem Bankkonto als aktives Bestandskonto nutzt, ist eine Aktiv-Passivverminderung gegeben.
Lieferant / Bank 10.000,--
Die Schulden am Lieferantenkonto werden geringer, der Geldbestand am Bankkonto aber auch. Beide Seiten reduzieren sich daher im Wert.
Umgekehrt ist der Einkauf von Handelswaren auf Ziel eine Aktiv-Passivvermehrung.
HW-Vorrat / Lieferant 10.000,--
In dem Fall erhöhen sich die Vorräte als aktives Vermögen, umgekehrt erhöhen sich aber auch die Schulden.
Die doppelte Buchhaltung ist das umfangreichere System im Vergleich zur Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, wobei die Grundlage die gleiche ist. Es gibt einen Geschäftsfall wie etwa einen Einkauf und daraus wird im einfachen System eine Eintragung etwa im Kassabuch oder einer Buchungsliste, bei der doppelten Buchhaltung wird daraus ein Buchungssatz oder auch eine Buchung mit Konten in der Aktiva und Konten in der Passiva.
Stattdessen spricht man oft vom Soll oder der Soll-Seite und vom Haben oder der Haben-Seite. Darauf leiten sich auch die Begriffe der Sollbuchung und Habenbuchung ab, auch Mittelverwendung und Mittelherkunft spielen eine große Rolle für das Gesamtverständnis. Neben der Buchung des Geschäftsfalles gibt es noch weitere Möglichkeiten wie die Umbuchung, auch erfolgsneutrale Buchungen sind häufiger anzutreffen.
In der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung wird jedes Wirtschaftsjahr neu begonnen, in der doppelten Buchhaltung übernimmt man die Beträge aus dem Vorjahr und der entsprechenden Bilanz. Wichtig sind aber zwei Begriffe in beiden Fällen nämlich das Geschäftsjahr und das Rumpfjahr, wobei das Rumpfjahr meistens ein Thema nach der Gründung mitten im Jahr ist.
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