In einer Bilanz eines Unternehmens im Rahmen der Buchhaltung gibt es die Aktiva- und die Passiva-Seite. Diese werden auch als Soll und Haben oder als Wertverwendung und Wertherkunft bezeichnet, wobei nachstehend die Passiva-Seite näher beleuchtet werden soll. Aktiva und Passiva sind die Werte, die sich jederzeit gegenüberstehen, weil bei jedem Buchungssatz der Geschäftsfall doppelt eingetragen wird - einmal im Soll (Aktiva) und einmal im Haben (Passiva)
Die Passiva einer Bilanz zeigt wichtige Größen der Finanzierung. Hier findet sich das Eigenkapital des Unternehmens und die Rücklagen. Rücklagen sind Gelder, die für spätere Zwecke bereits beiseite gelegt werden, damit es zu keinen bösen Überraschungen kommen kann. Durch die Bildung von Rücklagen reduziert sich der Gewinn, das Unternehmen muss weniger Gewinnsteuern zahlen und man kann mit diesem Geld Finanzierungen anstreben.
Ein weiterer wichtiger Punkt der Passiva ist das Fremdkapital, beispielsweise Lieferantenverbindlichkeiten, also Gelder, die man seinen Lieferanten noch schuldet, nachdem diese die Waren geliefert hatten oder Arbeiten sowie Dienstleistungen durchgeführt haben. Ebenfalls in der Passiva finden sich Bankkonten, die einen negativen Saldo aufweisen und Kredite, die das Unternehmen aufgenommen hat, um Investitionen tätigen zu können. Das können neue Fahrzeuge genauso sein wie neue Bürogebäuden oder andere Anlagen.
Die Passivseite wird dabei strukturiert und die Gliederung unterteilt in die langfristigen Verbindlichkeiten wie beispielsweise ein Darlehen der Bank und in die kurzfristigen Verbindlichkeiten wie die schon erwähnten Lieferantenkredite. Man kann vereinfacht die Passiva oder Haben-Seite als jenen Bereich des Unternehmens umschreiben, der zeigt, wo das Geld herkommt und damit ist man bei der Mittelherkunft als Begriff gelandet.
So erklärt sich auch die Definition der Mittelherkunft, denn mit diesen finanziellen Mittel werden die Materialien, Maschinen und sonstige Anlagen der Aktiva, also der Soll-Seite, finanziert. Der Lieferant bringt die Handelswaren, die mit den Lieferverbindlichkeiten zwischenfinanziert werden.
Man könnte die Passiva oder Haben-Seite auch mit der Frage zusammenfassen "woher kommt das Geld?" und die verschiedenen Positionen zeigen dies auf. Kurzfristig sind die Verbindlichkeiten, die zum Beispiel nach 30 Tagen auszugleichen sind, langfristig die über Jahre laufenden Kredite.
Mit diesem Wissen ausgestattet, fällt es auch viel leichter, die Buchungssätze zu bilden. Wenn man ein Beispiel hat, bei dem Handelswaren eingekauft werden und zwar auf Ziel, dann verrät die Information a) dass Waren zugekauft werden, b) dass man nicht gleich zahlt (auf Ziel) und die Schulden größer werden. Schulden ist Mittelherkunft, also die Haben-Seite und betrifft einen Lieferanten. Waren wiederum ist Mittelverwendung und kann nur auf der Soll-Seite zu finden sein. Ergo ergibt der Fall die Buchung
Handelswaren an Lieferant (Lieferverbindlichkeiten)
Hat man sich verinnerlicht, welche Seite der Bilanz welche Aufgabe hat, ist es gar nicht mehr so schwer, die verschiedenen Aufgaben zu lösen.
Einen Überblick über die doppelte Buchhaltung haben wir auch in einem YouTube-Video zusammengestellt, das mittels nachstehendem Link erreichbar ist.
Die doppelte Buchhaltung ist das umfangreichere System im Vergleich zur Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, wobei die Grundlage die gleiche ist. Es gibt einen Geschäftsfall wie etwa einen Einkauf und daraus wird im einfachen System eine Eintragung etwa im Kassabuch oder einer Buchungsliste, bei der doppelten Buchhaltung wird daraus ein Buchungssatz oder auch eine Buchung mit Konten in der Aktiva und Konten in der Passiva.
Stattdessen spricht man oft vom Soll oder der Soll-Seite und vom Haben oder der Haben-Seite. Darauf leiten sich auch die Begriffe der Sollbuchung und Habenbuchung ab, auch Mittelverwendung und Mittelherkunft spielen eine große Rolle für das Gesamtverständnis. Neben der Buchung des Geschäftsfalles gibt es noch weitere Möglichkeiten wie die Umbuchung, auch erfolgsneutrale Buchungen sind häufiger anzutreffen.
In der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung wird jedes Wirtschaftsjahr neu begonnen, in der doppelten Buchhaltung übernimmt man die Beträge aus dem Vorjahr und der entsprechenden Bilanz. Wichtig sind aber zwei Begriffe in beiden Fällen nämlich das Geschäftsjahr und das Rumpfjahr, wobei das Rumpfjahr meistens ein Thema nach der Gründung mitten im Jahr ist.
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