Rechnungen als Belege in der Buchhaltung
Beweis für Kosten und Erträge
Schülerinnen und Schüler wissen es natürlich, denn die ersten Übungsbeispiele in der Buchhaltung haben entweder eine Eingangsrechnung oder eine Ausgangsrechnung zum Thema. Bei der Eingangsrechnung muss man als Unternehmen selbst für Waren oder Dienstleistungen bezahlen und die Ausgangsrechnung wird dem Kunden gelegt, weil man selbst tätig geworden war und verkauft hat. Aber nicht nur als Geschäftsfälle sind die Rechnungen ein Thema, sie sind auch häufige und wichtige Belege für die Buchhaltung.
Rechnungen sind wichtige Belege
Man kann sich natürlich eine Computeranlage anschaffen und in der Buchhaltung eintragen, wie teuer sie war, um im Unternehmen damit arbeiten zu können. Aber anerkannt wird die Vorsteuer in diesem Zusammenhang nicht und die Kosten der Anlage selbst erst recht nicht, die den Gewinn und damit auch die Gewinnsteuern reduzieren würden. Erst der Beweis in Form einer Rechnung macht es auch für die Finanzbehörden schlüssig, dass man die Computer gekauft hatte.
Daher ist die Rechnung ein wichtiger Beweis für die Ausgaben, die man als Unternehmen leisten musste und auch für die Einnahmen. Dabei ist es aber nicht getan, wenn ein Betrag auf einer Serviette aufgeschrieben ist, wie man das vom Wechsel her kennt. Die Rechnung muss auch entsprechende Vorschriften abdecken.
Was muss die Rechnung enthalten?
Dazu gehört, dass genau angeführt ist, wer der Lieferant ist und wer der Kunde ist. Bei kleinen Beträgen kann das entfallen, zum Beispiel beim Barkauf von Büromaterial. Dann steht wohl das verkaufende Unternehmen, nicht aber der Kunde namentlich - das ist oft auch gar nicht technisch möglich.
Kunde und Lieferant sind mit Anschrift und mit der Steueridentifizierungsnummer (in Österreich ATU, in Deutschland DE) anzuführen. Bei größeren Beträgen kann es zu Problemen führen, wenn die Steuernummer nicht angeführt wurde und die Beträge dann nicht anerkannt sind. Allerdings hat sich die Spielregel geändert. Früher gab es eine Grenze, ab der die Steuernummer verpflichtend anzuführen war, mittlerweile gilt das auch für jede noch so kleine Rechnung.
Außerdem ist anzuführen, worum es überhaupt ging. Das kann eine Dienstleistung sein, das ist häufig die Lieferung von Produkte. Nur weil Firma A Firma B eine Rechnung schreibt und dafür das Geld überwiesen wurde, ist für die Finanzbehörden noch kein unternehmensrelevanter Bezug hergestellt.
Video über Eingangsrechnung verbuchen (YouTube)
Auch Kassenbons gelten
Das ist manchmal auch schwierig, weil beim Kauf per Kassa wird auch eine Rechnung als Kassabon übergeben, auf der aber häufig nur kryptische Produktnamen stehen. Hier ist anzuführen, worum es sich eigentlich gehandelt hat, damit man nachvollziehen kann, ob es für das Unternehmen relevant war. Wenn man als Maler ein Computerspiel kauft, ist dies nicht anzuerkennen, Material für die Arbeitsausführung hingegen sehr wohl. Gerade bei technischen Geräten wie Computer oder Zubehör gibt es oft nur eine alphanumerische Bezeichnung, aus der nicht herausgeht, was man gekauft hat - das können Tintenpatronen sein, die für den Drucker gebraucht werden - hier ist ein Hinweis auf der Rechnung durchaus hilfreich.
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