Die Buchhaltung oder Buchführung ist ein wesentlicher Baustein des Rechnungswesens und der Wirtschaft generell. Denn mit den Aufzeichnungen kann man selbst erheben, wohin die Reise geht und wie sich das Unternehmen und die Geschäftsidee entwickeln. Auch für die Abfuhr der Steuer und damit für die Finanzierung des Staates spielt die Buchführung mit den Belegen und den Aufzeichnungen eine zentrale Rolle und hat eine wichtige Funktion.
Eigentlich spricht man von der Buchführung, was die Aufgaben und die verschiedenen Begriffe auch rund um die Bilanz selbst betrifft, aber oft wird auch Buchhaltung als Umschreibung gewählt. Technisch ist die Buchhaltung die Stelle, wo die Geschäftsfälle verarbeitet werden, die Buchführung ist die Handlung selbst. Also eine eigene Abteilung in einem Großunternehmen führt die Buchführung durch, ist aber eigentlich die Buchhaltung. Trotzdem wird oft beides wechselseitig verwendet, was unwesentlich ist, da immer die gleiche Funktion im Unternehmen gemeint ist.
Die Buchhaltung hat die Aufgabe, alle im Unternehmen erfolgten Geschäftsfälle zu dokumentieren, wobei es auf die Art der Buchführung ankommt, wie dies erfolgt. In den meisten Fällen gibt es eine Doppelte Buchhaltung, bei der jeder Geschäftsfall zweimal angesprochen wird und sich eine Bilanzsumme im Soll und im Haben ergibt, die nach Summierung aller Beträge gleich hoch sein muss.
Mit den so ermittelten Daten kann man sehr einfach erheben, wie groß der Gewinn oder Verlust in der abgelaufenen Periode (meist Jahr oder Quartal) war, wie sich die Lagerbestände verändert haben, ob mehr oder weniger Geld in der Kassa ist und wie es um das Unternehmen generell steht. Da man das Jahresergebnis mit den Jahresergebnissen der Vorjahre vergleichen kann, lassen sich so sehr einfach Trends ablesen, ob man auf der Erfolgswelle schwimmt oder ob es Probleme gibt.
Das sind eigentlich sehr positive Argumente für die Buchhaltung, doch oft wird sie als lästige Pflicht angesehen. Als Unternehmen ist man nämlich gesetzlich dazu verpflichtet, weil mit dieser Aufgabe auch erhoben wird, wie hoch die steuerlichen Pflichten sind wie Einkommensteuer oder anderer Abgaben. Die mag man natürlich nicht so sehr und daher wird vergessen, dass die Buchführung auch ein wichtiges Werkzeug für das Unternehmen sein kann - und eine wichtige Hilfestellung, um Probleme wie Engpässe aufzuzeigen.
Bei sehr kleinen Unternehmen gibt es die Möglichkeit der pauschalierten Buchhaltung, wodurch nur wenige Arbeitsschritte nötig sind. Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung wird dann zum Thema, wenn man einige Umsätze macht, aber nicht in dem Umfang, dass eine doppelte Buchhaltung gesetzlich verpflichtend ist. Hier werden alle Geschäftsfälle auch aufgezeichnet und die Steuer berechnet, aber es gibt eine einfache Summierung der jeweiligen Bereiche wie etwa den Kosten für Büromaterial oder für die Computeranlage.
Der Standardfall ist die doppelte Buchhaltung, bei der jeder Geschäftsfall doppelt berücksichtigt wird. Es gibt Konten, die über die Jahre übertragen werden und zwar mit Hilfe der Bilanz und andere, die durch solche Konten am Jahresende oder am Ende eines Quartals aufgelöst und übertragen werden. In der Bilanz stehen Werte wie Kapital, Lagerbestände, finanzielle Mittel oder auch die aktuellen Schulden. Die Bilanz bietet einen Überblick über den Zustand des Unternehmens und mit dem Vergleich der Vorjahre ist auch ein Trend möglich.
Heute wird fast nur noch über Computerprogramme gearbeitet, doch mit Werkzeuge ist gemeint, wie gearbeitet wird. Dazu gibt es Konten, die die jeweiligen Geschäftsfälle aufnehmen wie etwa ein Konto für das jeweilige Bankkonto. Geschäftsfälle sind alle Situationen, die im Unternehmen entstehen wie etwa eine Bankabhebung. Alle Geschäftsfälle werden mittels Konto in die Buchhaltung aufgenommen, also gibt es keinen Geschäftsfall ohne Konten. Die Konten wiederum sind Teil des Kontenplans, der sich je nach Branche und Unternehmen leicht ändern kann.
Das Berücksichtigen der Geschäftsfälle gilt für alle Arten der Buchhaltung. Bei der pauschalierten hat man wenige Geschäftsfälle, bei der doppelten Buchhaltung wird man mit größeren Beträgen und mehr Situationen zu tun haben. All diese Tätigkeiten in welcher Form immer kann man als Eintragung und Erfassung bezeichnen.
Die zweite Phase ist der Abschluss wie etwa der Jahresabschluss, wobei im Falle der doppelten Buchhaltung auch die Bilanzarbeiten dazu kommen. So gibt es auch bei einem Einnahmen-Ausgaben-Rechner die Berücksichtigungen, ob etwa bei den Telefonkosten Privatgespräche anzunehmen sind, die anteilsmäßig gestrichen werden - da nicht mit dem Unternehmen in Verbindung stehend. Auch Internetgebühren oder die PKW-Nutzung wären so ein Thema.
In der doppelten Buchhaltung gibt es mit Abschreibungen, Rückstellungen und Anzahlungen einige Situationen mehr, die mit der Jahresübertragung ergo der Bilanz zu tun haben, wodurch der Jahresabschluss hier weit anspruchsvoller und umfangreicher ist.
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