Üblicherweise wird beim Schreiben einer Mahnung eine Frist gesetzt, bis wann die Zahlung zum Rechnungsausgleich einlangen muss. Aber die Frist muss nicht sein, wenn man die Kundinnen und Kunden über den fehlenden Zahlungsausgleich informieren will oder wenn es sich um einen langjährigen guten Kunden handelt. Daher kann man auch eine Zahlungserinnerung schreiben, um das Versehen bewusst zu machen und ohne ein Druckmittel zu verwenden.
Denn meist ist es ja wirklich so, dass die Leute die Rechnung oder die Mietvorschreibung einfach übersehen haben und holen die Zahlung nach der Erinnerung gleich wieder nach, womit der Fall erledigt ist. Mit einer Frist zu drohen oder gar mit Gebühren bei der zweiten Mahnung ist wenig sinnvoll, weil man jahrelang gut zusammengearbeitet hat oder im Falle eines anderen Verhältnisses eine Vertrauensbasis vorfindet, die man nicht gefährden will.
Nachstehend finden Sie eine Mustervorlage für eine Mahnung ohne Frist, wie sie bei guten Kundinnen und Kunden oder langjährigen Geschäftspartnern denkbar wäre. Als Abschluss gibt es den Hinweis, dass man die Mahnung vergessen kann, wenn in der Zwischenzeit ohnehin die Bezahlung erfolgt ist.
Zahlungserinnerung
Sehr geehrte Frau Musterfrau,
wir mussten leider feststellen, dass die Rechnung 4492696/22 vom 15. Juli 20.. über EUR 135,-- noch nicht beglichen worden ist. Vermutlich ist dies ein Versehen und wir ersuchen Sie daher um Überprüfung und Überweisung des Rechnungsbetrages an unser nachstehendes Bankkonto. Bitte führen Sie als Zahlungsgrund die Rechnungsnummer an.
Bank:
IBAN:
BIC:
Sollten Sie den Betrag bereits überwiesen haben, betrachten Sie bitte dieses Schreiben als gegenstandslos.
Mit freundlichen Grüßen!
Beilage
Rechnung 4492696/22
Die Mahnung macht keinen Spaß und man hat auch Mühe damit. Die automatisierte Mahnung von großen Anbietern ist dabei wohl eher die Ausnahme, die Mahnung eines Einzelunternehmers an einen Kunden sieht schon anders aus. Denn diesen möchte man nicht verlieren, das Geld braucht man aber dann doch.
Es gibt dabei verschiedene Weisen wie etwa die Mahnung gestaffelt von der 1. bis zu letzten ergo 3. Mahnung mit immer deutlicherer Zahlungsaufforderung, es gibt aber auch die freundliche Variante als Hinweis, dass wohl eine Rechnung vergessen worden ist - und das kann ja auch wirklich vorkommen.
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