Im Rahmen der Buchhaltung wird der Sollbestand der tatsächlich vorhandenen Waren, der Materialien und aller anderen Gegenstände des Unternehmens zahlenmäßig erfasst. Es handelt sich dabei deshalb um den Sollbestand, weil man davon ausgeht, dass die Waren und Anlagegegenstände auch wirklich vorhanden sind.
Die Inventur ist die Überprüfung des Lagers im Hinblick auf das vorhandene Material, die Handelswaren oder anderer Größen für die Buchhaltung. Die Buchhaltung liefert Zahlen, was alles da sein sollte und die Inventur ist die Überprüfung, ob das überhaupt stimmt. Dann nämlich werden die Materialien, die Waren und alle Vermögensgegenstände genau gezählt und damit untersucht. Je nach Art des Unternehmens kann es auch vorkommen, dass Gegenstände gemessen werden müssen oder dass andere Urteilsmaßnahmen nötig werden, um zu erheben, wie viel eigentlich vorhanden ist.
Wichtig ist bei der Inventur, dass auf den Stichtag genau festgestellt wird, welche Lagerbestände, welche Mengen von welchem Material oder welche Verbrauchsgegenstände vorrätig sind. In vielen Fällen wird per 31. Dezember jedes Jahres die Inventur durchgeführt, manche Unternehmen nutzen die Urlaubsphase zwischen Weihnachten und den Heiligen Drei Königen, um die Inventur durchzuführen, weil eine Verkaufshandlung nicht förderlich wäre und das Geschäft daher geschlossen halten muss.
Dann wird genau ermittelt, was man eigentlich vorrätig hat und erhält so die genauen Werte, die man erfassen konnte. Auf diese Art und Weise kann man die Arbeit der Buchhaltung hinterfragen, weil man ja aus den verschiedenen Konten weiß, was eigentlich da sein sollte und nun weiß man, was wirklich da ist.
Hat man die Inventur durchgeführt, so ist der Istbestand bekannt, der durch die Inventarliste repräsentiert wird. Im Anschluss gilt es zu prüfen, ob der Sollbestand der Buchhaltung mit dem Istbestand der Inventur übereinstimmt. So kann es zu Schwund bei Handelswaren kommen, die Menge der Rohstoffe könnte unterschiedlich sein oder andere Differenzen auffallen. In diesen Fällen muss in der Buchhaltung für eine Korrektur gesorgt werden, die auf Basis der Bewertungsgrundsätzen erfolgt.
Bei großen Unternehmen kann es vorkommen, dass die Inventur an einem Tag nicht durchführbar ist. In diesen Fällen gibt es Lösungen, bei denen die Inventur über mehrere Tage durchgeführt wird, während die Geschäftstätigkeit aber weiterhin erfüllt wird. Dabei müssen beispielsweise Verkaufstätigkeiten während der Inventur gesondert aufgezeichnet werden.
Die Inventur ist auch die Möglichkeit, Fehlerquellen aufzuzeigen. Weil wenn sehr große Differenzen zwischen der Inventur und den Werten in der Buchhaltung ermittelt werden, ist auch die Frage im Raum, wie es zu diesen Differenzen kommen hat können. Ob da jemand sich bedient hat oder ob falsche Werte eingetragen worden sind, ist Teil der Recherche, die man auf Basis der Inventur in Angriff nehmen kann.
Die Bilanz ist das finale Ziel der doppelten Buchhaltung und stellt den Abschluss einer Zeitperiode dar. Meist ist das ein Jahr im Unternehmen, bei börsennotierten Aktiengesellschaften ist die Vorschrift durch die Börse im Sinne der Anlegerinnen und Anleger auf drei Monate begrenzt. Die Arbeiten an sich sind dann aber die gleichen.
Wesentlich ist daher die Funktion der Bilanz selbst sowie die Werte, die in der Bilanz dargestellt werden wie das Kapital sowie die Vermögenswerte.
Die Bilanz ist das Ergebnis, der Jahresabschluss kann aber auch als die Bilanzarbeiten angesehen werden oder als das Ergebnis selbst. Auf dem Weg von den Buchhaltungszahlen zur Bilanz gilt es etwa die Abschreibung (AfA) beim Vermögen zu berücksichtigen und zwar auf Basis der Nutzungsdauer. Eine andere Arbeit besteht darin, dass man die Rückstellungen berücksichtigt, um Vorsorge steuerreduzierend zu treffen. Bei den Waren ist die Inventur durchzuführen. Das Thema der Debitoren ist zu analysieren, also etwa die offenen Schulden der Kunden und ob sie noch ausgeglichen werden können.
Letztlich erfolgt die Gewinn-Verlust-Rechnung zur Ermittlung des Erfolgs und der Frage, ob man einen Jahresüberschuss ergo Gewinn oder einen Verlust erwirtschaftet hat.
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