Die doppelte Buchhaltung teilt sich in die linke Spalte der Bilanz, die als Aktiva oder häufiger als Soll bezeichnet wird und die rechte Spalte als Passiva oder Haben. Davon leitet sich das gesamte System ab und jeder Geschäftsfall hat eine Soll- und eine Haben-Seite ungeachtet der Beträge und der verwendeten Konten. Soll und Haben sind auch die Quelle verschiedenster Begriffe und einer davon ist jener von der Habenbuchung.
Die Habenbuchung ist dann gegeben, wenn man auf einem Konto einen Geschäftsfall auf der Haben-Seite bucht, ungeachtet der Art des Kontos oder der Höhe des Betrags. Ein einfaches Beispiel dafür könnte die Überweisung eines Geldbetrages an einen Lieferanten sein, bei dem man nach einem Einkauf auf Ziel noch Schulden hat.
Lieferant / Bank 12.000,--
In diesem Fall ist die Habenbuchung dadurch gegeben, dass auf dem Bankkonto der zu verbuchende Betrag von EUR 12.000,-- auf der Haben-Seite eingetragen ergo gebucht wird. Das Gegenteil ist die Sollbuchung, die auf der Soll-Seite des Lieferantenkontos erfolgt. Somit muss es immer eine Sollbuchung und eine Habenbuchung geben, damit der Buchungssatz oder auch Geschäftsfall vollständig und korrekt eingetragen werden kann.
Ob man nun das Bankkonto belastet wie in diesem Beispiel oder ob man die Schulden bei einem Lieferanten erhöht, wie dies bei einem Einkauf der Fall wäre, spielt keine Rolle, es ist die Systematik, die zum Begriff der Sollbuchung und Habenbuchung führt. Allerdings ist dies nur ein Begriff, denn eine Habenbuchung für sich kann nicht alleine stehen und der Buchungssatz oder die Verbuchung des Geschäftsfalles würde eher passen, da man ja nicht nur die Hälfte einträgt. Aber für das Verständnis ist die Habenbuchung schon wichtig, weil Soll und Haben leichter gedanklich getrennt werden können.
Begriffe wie Soll und Haben sowie Sollbuchung und Habenbuchung helfen gerade in der Ausbildung, um das System leichter zu verstehen und auch gedanklich den Unterschied zu verstärken, wann man im Soll und wann im Haben buchen sollte. Die Habenbuchung als Begriff spielt im Alltag der Buchführung dann kaum mehr eine Rolle, weil die Vorgänge ohnehin automatisiert sind und man weiß, was man zu tun hat.
Die doppelte Buchhaltung ist das umfangreichere System im Vergleich zur Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, wobei die Grundlage die gleiche ist. Es gibt einen Geschäftsfall wie etwa einen Einkauf und daraus wird im einfachen System eine Eintragung etwa im Kassabuch oder einer Buchungsliste, bei der doppelten Buchhaltung wird daraus ein Buchungssatz oder auch eine Buchung mit Konten in der Aktiva und Konten in der Passiva.
Stattdessen spricht man oft vom Soll oder der Soll-Seite und vom Haben oder der Haben-Seite. Darauf leiten sich auch die Begriffe der Sollbuchung und Habenbuchung ab, auch Mittelverwendung und Mittelherkunft spielen eine große Rolle für das Gesamtverständnis. Neben der Buchung des Geschäftsfalles gibt es noch weitere Möglichkeiten wie die Umbuchung, auch erfolgsneutrale Buchungen sind häufiger anzutreffen.
In der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung wird jedes Wirtschaftsjahr neu begonnen, in der doppelten Buchhaltung übernimmt man die Beträge aus dem Vorjahr und der entsprechenden Bilanz. Wichtig sind aber zwei Begriffe in beiden Fällen nämlich das Geschäftsjahr und das Rumpfjahr, wobei das Rumpfjahr meistens ein Thema nach der Gründung mitten im Jahr ist.
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