Die Buchhaltung ist für jede Unternehmerin und jeden Unternehmer Pflicht, aber es gibt einen grundsätzlichen Unterschied, der sich bei der Buchhaltung zeigt und vom Umsatz abhängig ist. Verdient man nicht allzuviel Geld pro Jahr, dann gibt es keine Pflicht, die doppelte Buchhaltung zu führen und es reichen einfache Aufzeichnungen. Die Grenze, wie viel man verdienen darf, um nicht diese Pflicht auferlegt zu bekommen, verändert sich immer wieder per gesetzlicher Grundlage und ist bei neu gegründeten Unternehmen nachzufragen.
Ist die Pflicht zur doppelten Buchhaltung nicht gegeben, dann darf man aber trotzdem dieses Aufzeichnungsverfahren wählen, wenn man dies möchte. Die meisten Unternehmerinnen und Unternehmer wählen aber lieber den weniger zeitaufwendigen Weg und führen eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung. Das bedeutet zum Beispiel im Falle eines Kassabuchs, dass man die Beträge in eine Liste einfügt und das war es auch schon - Summe bilden - fertig. Gleiches gilt für die Bewegungen am Bankkonto. Für Einzelunternehmer ist die Buchhaltung dann oft schnell erledigt.
Konten, wie man sie bei der doppelten Buchhaltung verwendet, gibt es dann nicht und daher auch kein Soll und Haben, sondern einfach eine Zusammenfassung der Bewegungen, ein Ausweisen der Steuerpflicht und natürlich ein Betriebsergebnis mit Gewinn und Ermittlung der gewinnabhängig abzuführenden Steuerbelastung. Wobei es schon Konten in einem Buchhaltungsprogramm geben kann, aber sie werden nur der Ordnung halber und für die Übersicht angelegt, es gibt keine Pflicht dazu. Sehr kleine Unternehmen kommen überhaupt oft mit einer DIN A4-Seite an Zahlen aus, weil sie kaum Belege haben.
Wer die einfachere Einnahmen-Ausgaben-Rechnung führt, gilt allgemein als Einnahmen-Ausgaben-Rechner, also als jemand, der einfach die Einnahmen und Ausgaben in simpler Form gegenüberstellt, den Saldo bildet und damit seine Aufgabe erledigt hat. Der Saldo wird auf den Konten der doppelten Buchhaltung auch erarbeitet, aber das Zeitvolumen ist doch deutlich höher, bis man zum gleichen Ergebnis kommt wie mit der einfachen Buchhaltungsform, wie sie Einnahmen-Ausgaben-Rechner nutzen können.
Zudem ist es in vielen Fällen einfach des Guten zuviel, wenn man ein komplexes System anwendet und dann pro Monat vielleicht 20 Geschäftsfälle einträgt. Das ist vergleichbar mit einem Hochhaus, in dem eine Familie wohnt. Es ist auch zum Kontrollieren der Steuerbehörden einfacher, diese Listen durchzuarbeiten, also ein komplexes System zu hinterfragen. Die Steuerpflicht bleibt aber erhalten, auch alle anderen Vorschriften gelten wie zum Beispiel das Aufbewahren der Belege.
Ein praktisches Beispiel über die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung (oder in Deutschland Einnahmen-Überschussrechnung) haben wir auf YouTube zusammengestellt. Das Video ist unter dem nachstehenden Link erreichbar.
Die Arten der Buchhaltung untergliedern eigentlich zwei wesentliche Systeme, nämlich die doppelte Buchhaltung und die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung abhängig von der Art des Unternehmens und vor allem Größe und Umsatz. Einzelunternehmer werden eher zweiteres System einsetzen, der Normalfall ist die doppelte Buchhaltung und so wird das auch in den Wirtschaftsschulen gelehrt.
Die Buchhaltung unterliegt strengen Vorschriften, um ein nachvollziehbares und korrektes Ergebnis erzielen zu können. Das betrifft die Belegverwaltung genauso wie auch die Genauigkeit beim Buchen. Ein wichtiges Detail und natürlich auch ein Ziel der Buchhaltung ist die Ermittlung der Steuerbeträge, die abzuführen sind. Damit finanziert sich der Staat mit seinen Ländern und Gemeinden. Indirekte Steuern sind dabei ein Thema wie die Vorsteuer und die Umsatzsteuer abhängig von der Situation. Die Vorsteuer ist bei der Eingangsrechnung wichtig, die Umsatzsteuer hat ihre Gültigkeit bei Ausgangsrechnungen.
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