Dass das Personal am besten gar nichts kosten soll, aber die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter möglichst perfekt arbeiten sollen, ist kein neuer Wunsch, sondern ein Ziel, das man schon während der industriellen Revolution definiert hatte. Bis in die 1990er-Jahre hatte man mit der Personalverwaltung die Problemstellungen zu lösen versucht und zum Teil ist dies auch sehr gut gelungen.
Aber ein grundsätzliches Hindernis war das meist starre System beim Einsatz des vorhandenen Personals. Der Markt begann sich immer schneller zu verändern, neue Produkte wurden gefunden, neue Trends entwickelt und bisherige Produkte nicht mehr nachgefragt. Das erfordert neue Konzepte und Umstrukturierungen im Unternehmen, was bei einem starren System schwierig zu handhaben ist. Das größte Hindernis ist dabei dann gegeben, wenn Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter jahrzehntelang die gleichen Tätigkeiten ausgeführt haben und bei neuen Aufgaben nicht eingesetzt werden können. Das Personalmanagement war daher eine logische Konsequenz.
Das Personalmanagement ist die moderne Verwaltung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und löste die Personalverwaltung ab. Zum einen wurde mit dem Personal dynamischer agiert, was bedeutet, dass man flexibler auf neue Situationen reagieren kann. Es gibt eine eigene Personalerhebung und diese wird immer wieder neu hinterfragt. Nicht das vorhandene System, sondern der tatsächliche Bedarf steht dabei im Mittelpunkt. Und außerdem wird jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter als individueller Mensch gesehen. Das mag sonderbar klingen, doch ist die Unterstellung, dass die Menschen nur des Geldes wegen ihre Arbeitsleistung erbringen, deutlich relativiert worden.
Dazu muss man wissen, dass die Personalverwaltung über Jahrzehnte unterstellt hat, dass jeder Mensch nur wegen Geld arbeiten geht und käuflich ist. Was er tun muss und wie ist egal, wenn das Geld stimmt. Will einer doch nicht, dann holt man sich halt den nächsten - doch so ticken die Menschen nicht. Sie wollen sich wohlfühlen und wenn sie das können, sind sie auch leistungsfähiger.
Die Motivation ist das Kernfaktum, ob die Arbeitsleistung erbracht werden kann oder nicht und das gilt für flexible Arbeitszeiten und Lösungen für Teilzeitjobs genauso wie auch für die Rahmenbedingungen. Ist man motiviert, dann arbeitet man lieber und besser und meist auch schneller. Ideen werden entwickelt, Prozesse und Arbeitsgruppen aufgebaut und damit entsteht eine Dynamisierung im Unternehmen, die dem Erfolg auf die Beine helfen kann.
Natürlich kostet das Personal weiterhin viel Geld, doch durch das Personalmanagement wurde die Effizienz erhöht und man ist am Markt konkurrenzfähiger. Dazu gehören neben der Bedarfsermittlung auch die Personalentwicklung, also die Aus- und Weiterbildung der Leute. Mit mehr Wissen und Erfahrung können die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auch für neue Aufgaben eingesetzt werden und stehen dem Unternehmen daher bei mehr als einer Aufgabe zur Verfügung.
Die Weiterbildung war vorher auch schon ein Thema, aber man hat auch bei der Bildung ein gewisses Schema verfolgt und das war nicht immer mit den neuen Entwicklungen am Arbeitsmarkt vereinbar. Da nun eigens geprüft wird, was man braucht und wofür, kann man sowohl beim Suchen neuer Leute praxisorientierter auswählen und andererseits auch bei der Ausbildung darauf achten, dass Fertigkeiten weitergegeben und erfasst werden, die man auch wirklich einsetzen kann und die aufgrund der Marktsituation erforderlich sind.
Die Herausforderung ist natürlich dadurch gegeben, dass man nicht weiß, was in zwei Jahren aktuell sein wird. Das gilt vor allem durch die Dynamik, die mit dem Internet einherging und ein weiterer Begriff ist Industrie 4.0, wodurch individuelle Aufgabenstellungen auch in der Fabrik Einzug gehalten haben. Der Prozess ist fließend und längst nicht immer überschaubar und entsprechend muss man durch die Analyse von bestehendem Personal, dessen Wissen und den tatsächlich erforderlichen Aufgaben und Fertigkeiten prüfen, ob man nachjustieren muss.
Das kann mit zusätzlichen Schulungen genauso passieren wie auch mit neuem Personal, abhängig davon, in welchem Status sich das Unternehmen befindet und in welcher Branche, denn Änderungen am Markt gibt es nicht überall in gleicher Masse und Geschwindigkeit. Auch das ist der Vorteil des Managements gegenüber der alten Verwaltung, denn irgendwelche Vorlagen als Basis für die Personalarbeit nutzen nichts mehr, da völlig unterschiedliche Erfordernisse zu berücksichtigen sind.
Die Ausgangsposition im Personalbüro und dem Personalwesen war die Personalverwaltung mit der Idee, dass jeder Mensch käuflich ist und für die richtige Summe Geld alles machen würde. Heute weiß man, dass die Ansicht falsch ist und dass die Motivation und das Wohlfühlen zu den größeren Erfolgen zählen.
Das Personalmanagement versucht in diesen Faktoren zu punkten und auch auf den Markt schneller zu reagieren. Dabei kommt die Personalbedarfsplanung ins Spiel, wobei es klare Ziele gibt, aber auch Fragen entstehen. Ein Ziel ist etwa, dass die Leute dort zur Verfügung stehen, wo man sie braucht und zwar dann, wann man sie braucht. Das gilt es auch zu organisieren.
Weiß man, was man wann und in welcher Quantität benötigt, kann mit der Personalbeschaffung begonnen werden - mit der eigentlichen Suche nach neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern.
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