Eine Ausschreibung ist ein Verfahren, bei dem ein in Aussicht gestellter Auftrag an den Bestbieter vergeben werden soll. Ausschreibungen werden bei großen Projekten durchgeführt, vor allem aber im Rahmen von Aufträgen, die Behörden vergeben, ist eine Ausschreibung Pflicht, besonders dann, wenn der Kostenrahmen eine bestimmte Grenze überschritten hat.
Grundlage der Ausschreibung sind die allgemeinen Informationen zum Auftrag. Diese Informationen umfassen den Leistungskatalog, die Prüfkriterien, Zeitvorgaben und den genauen Ablauf der Ausschreibung.
Eine Ausschreibung kann erfolgen, weil man eine neue Webseite braucht und von Agenturen, die am erwarteten Auftrag Interesse haben, eine Zeit- und Kosteneinschätzung braucht, um budgetär planen zu können. Es kann sich um ein Bauvorhaben handeln, aber auch um eine Ausrüstung für ein Krankenhaus oder einem Teil davon.
Abhängig von der Behörde gibt es verschiedene Vorschriften und auch Möglichkeiten. Bei kleineren Beträgen kann es vorkommen, dass Unternehmen, mit denen man in ähnlicher Sache schon zusammengearbeitet hatte, direkt einlädt, an der Ausschreibung teilzunehmen. In diesem Fall ist die Verpflichtung zur Veröffentlichung in der Amtszeitung nicht gegeben. Ab einem bestimmten Betrag, der gesetzlich vorgeschrieben ist und sich im Laufe der Zeit ändern kann, ist eine öffentliche Ausschreibung Voraussetzung für die Erteilung des Auftrages.
In beiden Fällen gilt es, wenn man den Auftrag an Land ziehen möchte, dass man sich entsprechend vorbereitet. Dazu zählt das Erstellen eines Leistungskataloges, der dokumentiert, welche Arbeiten in welcher Zeit unter welchen Kriterien angeboten werden und natürlich auch, welche Kosten dafür verrechnet werden. Je nach Art der Ausschreibung kann es auch Vorab-Leistungen geben, beispielsweise grafische Entwürfe bei einer Ausschreibung für eine Internetseite.
Diese Vorab-Leistungen sind aber nicht völlig umsonst, wenn der Mitbewerber den Auftrag erhält, weil man eine Abgeltung für die Leistungen erhält. Damit entfällt das Risiko, dass man viele Arbeitsstunden verbraucht hat, ohne eine Gegenleistung zu erhalten.
Die Ausschreibung hat für beide Seiten Vorteile. Für den Ausschreiber selbst, also den späteren Auftragserteiler und Auftragsgeber gibt es verschiedene Angebote, aus denen man wählen kann. Für die Anbieter wiederum gibt es die Möglichkeit an Ausschreibungen teilzunehmen, um Aufträge zu erhalten, die man sonst vielleicht nie bekommen hätte. Es gilt dabei aber zu beachten, dass nicht jeder bei jeder Ausschreibung mitwirken kann. In der Ausschreibung sind Vorgabe angeführt, zum Beispiel, dass kein Einzelunternehmer Angebote stellen darf.
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