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Die automatische Beantwortung einer E-Mail wird üblicherweise für die Abwesenheitsnotiz verwendet. Ist man auf Urlaub, krank oder besucht ein Seminar, dann informiert diese automatisch generierte E-Mail, dass man gerade nicht die Anfrage beantworten kann.
Diese Technik kann man aber auch für andere Fälle verwenden, zum Beispiel für die automatische Information, dass die benutzte E-Mail-Adresse nicht mehr stimmt. Gerade dann hat man als Unternehmen ein Problem. Unzählige Leute kennen die Adresse, vor allem bei bekannten Vertretern eines Unternehmens mit vielen Kundenkontakten. Ein Newsletter könnte darüber informieren, aber ein solcher ist nicht immer möglich oder wird kaum gelesen.
Mit der Abwesenheitsnotiz-Funktion kann man das Problem aber beheben. Nachstehend finden Sie eine Mustervorlage für die Information, dass es eine neue E-Mail-Adresse gibt. Damit gehen keine Kundinnen und Kunden verloren und Aufwand hat man praktisch auch keinen, nur die E-Mail-Adresse muss noch aktiv sein.
Wichtig ist auch der Hinweis, was mit den einlangenden E-Mails passiert. Man kann einen Weg wählen, dass die E-Mails nicht mehr gelesen werden, um die Absender zu zwingen, die richtige Adresse zu wählen oder man kann sie weiterleiten. Dann erhält man die E-Mails an der neuen Adresse und verliert keine Kundenanfragen, was die sauberere Lösung ist.
Betreff: neue E-Mail-Adresse
Sehr geehrte Damen und Herren!
Vielen Dank für Ihre Nachricht. Die gewählte E-Mail-Adresse ist leider nicht mehr gültig und steht nur noch für diese Information zur Verfügung.
Ab sofort erreichen Sie mich unter der neuen E-Mail-Adresse (Adresse)
Bitte aktualisieren Sie die Kontaktdaten entsprechend. Die E-Mails, die noch an die alte Adresse geschickt werden, werden zwar automatisch weitergeleitet, aber diese Funktion wird nach einem Monat abgeschaltet. Danach erzeugen E-Mails eine Fehlermeldung.
Mit besten Grüßen
In der modernen Kommunikation erwartet man geradezu, sofort informiert zu werden, wenn man nicht erreichbar ist. Darauf gehen auch die Tipps für die Abwesenheitsnotiz ein, weil sowohl beim Kundenservice als auch bei Geschäftspartnern eine entsprechende Erwartungshaltung besteht.
Dabei gibt es natürlich verschiedene Möglichkeiten. Typisch ist die Rückmeldung mit out of office, es gibt aber auch die Möglichkeit, eine Vertretung oder eine Kontaktperson anzugeben. Weitere Möglichkeiten sind die Information über die Weiterleitung des E-Mails an die Vertretung oder auch die Rückmeldung, dass sich die E-Mail-Adresse geändert hat.
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