Abwesenheitsnotiz mit Vertretung schreiben

Wer kann die Anfrage übernehmen?

Wenn man nicht im Büro ist (Urlaub, Krankheit, Seminar), sollte dies den Absendern von E-Mails mitgeteilt werden, erst recht dann, wenn man viele Kundenkontakte hat. Die Abwesenheitsnotiz, häufig mit "out of office" definiert, informiert die Schreiber von E-Mails darüber, dass man gerade nicht greifbar ist. Dabei unterscheidet man zwischen Weiterleitung, keine Weiterleitung oder einer Vertretung.

Wer die Vertretung ist, können die Leute nicht wissen und so braucht es eine Information, die in der Abwesenheitsnotiz angeführt sein muss. Dabei wird meist eine E-Mail-Adresse angeführt, weil längst mehr E-Mails als Briefe geschrieben werden und auch die Telefonnummer zählt neben dem Namen der Vertretung zu den wesentlichen Daten, die dafür benötigt werden.

Nachstehend finden Sie ein Beispiel für eine Abwesenheitsnotiz, bei der man die Möglichkeit hat, eine Vertretung zu nennen.

Abwesenheitsnotiz (Out of Office)

Sehr geehrte Damen und Herren!

Vielen Dank für Ihre Anfrage. Ich bin wegen Urlaubs bis 27. Juli 20xx nicht im Büro und Ihre E-Mails werden während dieser Zeit nicht automatisch weitergeleitet. Ich werde mich nach meiner Rückkehr umgehend um Ihre Anfrage kümmern und mich bei Ihnen melden.

In dringenden Fällen steht mein Kollege Max Mustermann mit der Telefonnummer ... und der E-Mail-Adresse ... gerne zur Verfügung, um sich Ihrer Sache anzunehmen.

Mit besten Grüßen

Beispiel #2: Abwesenheitsnotiz Vertretung

Sehr geehrte Damen und Herren!

Vielen Dank für Ihre Anfrage. Ich bin wegen Urlaubs bis 27. Juli 20xx nicht im Büro und Ihre E-Mails werden während dieser Zeit nicht automatisch weitergeleitet. Ich werde mich nach meiner Rückkehr umgehend um Ihre Anfrage kümmern und mich bei Ihnen melden.

Für dringende Anfragen bitte ich Sie, sich an meine Vertretung, Frau Gabriele Musterfrau, zu wenden. Sie erreichen Sie unter folgenden Kontaktdaten:

Name: Gabriele Musterfrau
E-Mail-Adresse: xxx
Telefonnumer: xxx

Mit besten Grüßen