Wenn man nicht im Büro ist (Urlaub, Krankheit, Seminar), sollte dies den Absendern von E-Mails mitgeteilt werden, erst recht dann, wenn man viele Kundenkontakte hat. Die Abwesenheitsnotiz, häufig mit "out of office" definiert, informiert die Schreiber von E-Mails darüber, dass man gerade nicht greifbar ist. Dabei unterscheidet man zwischen Weiterleitung, keine Weiterleitung oder einer Vertretung.
Wer die Vertretung ist, können die Leute nicht wissen und so braucht es eine Information, die in der Abwesenheitsnotiz angeführt sein muss. Dabei wird meist eine E-Mail-Adresse angeführt, weil längst mehr E-Mails als Briefe geschrieben werden und auch die Telefonnummer zählt neben dem Namen der Vertretung zu den wesentlichen Daten, die dafür benötigt werden.
Nachstehend finden Sie eine Mustervorlage für eine Abwesenheitsnotiz mit Hinweis auf die Vertretung.
Abwesenheitsnotiz (Out of Office)
Sehr geehrte Damen und Herren!
Vielen Dank für Ihre Anfrage. Ich bin wegen Urlaubs bis 27. Juli 20xx nicht im Büro und Ihre E-Mails werden während dieser Zeit nicht automatisch weitergeleitet. Ich werde mich nach meiner Rückkehr umgehend um Ihre Anfrage kümmern und mich bei Ihnen melden.
In dringenden Fällen steht mein Kollege Max Mustermann mit der Telefonnummer ... und der E-Mail-Adresse ... gerne zur Verfügung, um sich Ihrer Sache anzunehmen.
Mit besten Grüßen
Out of Office
Sehr geehrte Damen und Herren!
Vielen Dank für Ihre Anfrage. Ich bin wegen Urlaubs bis 27. Juli 20xx nicht im Büro und Ihre E-Mails werden während dieser Zeit nicht automatisch weitergeleitet. Ich werde mich nach meiner Rückkehr umgehend um Ihre Anfrage kümmern und mich bei Ihnen melden.
Für dringende Anfragen bitte ich Sie, sich an meine Vertretung, Frau Gabriele Musterfrau, zu wenden. Sie erreichen Sie unter folgenden Kontaktdaten:
Name: Gabriele Musterfrau
E-Mail-Adresse: xxx
Telefonnumer: xxx
Mit besten Grüßen
In der modernen Kommunikation erwartet man geradezu, sofort informiert zu werden, wenn man nicht erreichbar ist. Darauf gehen auch die Tipps für die Abwesenheitsnotiz ein, weil sowohl beim Kundenservice als auch bei Geschäftspartnern eine entsprechende Erwartungshaltung besteht.
Dabei gibt es natürlich verschiedene Möglichkeiten. Typisch ist die Rückmeldung mit out of office, es gibt aber auch die Möglichkeit, eine Vertretung oder eine Kontaktperson anzugeben. Weitere Möglichkeiten sind die Information über die Weiterleitung des E-Mails an die Vertretung oder auch die Rückmeldung, dass sich die E-Mail-Adresse geändert hat.
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