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Tipps zum Schreiben der Abwesenheitsnotiz

Worauf ist bei der Abwesenheitsnotiz zu achten?

Ein wichtiger Punkt in der Kommunikation zwischen Partnern und erst recht zwischen Unternehmen und ihren Kundinnen und Kunden ist die Information und zwar auch dann, wenn es keine Information gibt. Ein großes Unternehmen kann bei Urlaub, Seminar oder Krankheit auf Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zurückgreifen, die in der Kommunikation einspringen können. Ein Einzelunternehmen hat diese Möglichkeiten nicht.

Genau dann ist es aber wichtig, dass man den Menschen mitteilt, woran sie sind, wenn sie eine Frage per E-Mail geschickt haben. Die Menschen warten auf eine Antwort und wissen nicht, dass gerade niemand vorhanden ist oder dass dies vielleicht sogar für die nächsten zwei Wochen so ist. Das Schlüsselwort heißt in dem Fall Abwesenheitsnotiz und wird gerne auf die englische Definition "out of office" reduziert, also "bin nicht im Büro".

Wenn ich zu einem Produkt eine Frage habe und es rührt sich auf mein E-Mail nach Tagen niemand, bin ich sauer. Gut, bei einem bereits eingekauften Produkt wird man wenige Möglichkeiten haben, aber wenn ich erst den Einkauf tätigen möchte, wechsle ich schnell das Unternehmen. Erhalte ich aber postwendend eine Information, wann wieder jemand erreichbar ist oder wer die Vertretung für die Frage sein kann, dann weiß ich, woran ich bin und kann entsprechend reagieren oder auch abwarten.

Automatische Antwort: Autoresponder

Technisch spricht man vom Autoresponder, einer Funktion am Server, die die meisten Unternehmen eingerichtet haben. Wird eine Mail geschickt, dann kann bei eingeschalteter Funktion automatisch eine vordefinierte Antwort zurückgeschickt werden, sodass die Absender darüber informiert werden, dass gerade niemand die Bearbeitung durchführen kann.

Dabei gibt es Unterschiede im Hinblick auf die Reaktion. Ein klassisches "out of office" bedeutet, dass die Mail nach der Rückkehr bearbeitet wird. Die Alternative ist eine Weiterleitung an die Vertretung oder auch der Hinweis auf die Vertretung, zum Beispiel Name und Telefonnummer. Und dann gibt es ähnliche Fälle für andere Situationen, zum Beispiel der Hinweis auf eine neue E-Mail-Adresse.

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In der modernen Kommunikation erwartet man geradezu, sofort informiert zu werden, wenn man nicht erreichbar ist. Darauf gehen auch die Tipps für die Abwesenheitsnotiz ein, weil sowohl beim Kundenservice als auch bei Geschäftspartnern eine entsprechende Erwartungshaltung besteht.

Dabei gibt es natürlich verschiedene Möglichkeiten. Typisch ist die Rückmeldung mit out of office, es gibt aber auch die Möglichkeit, eine Vertretung oder eine Kontaktperson anzugeben. Weitere Möglichkeiten sind die Information über die Weiterleitung des E-Mails an die Vertretung oder auch die Rückmeldung, dass sich die E-Mail-Adresse geändert hat.

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Tipps für das Schreiben einer AbwesenheitsnotizArtikel-Thema: Tipps zum Schreiben der Abwesenheitsnotiz

Beschreibung: Einige 📄 Tipps für das Schreiben einer Abwesenheitsnotiz, wie dies per E-Mail immer häufiger durchgeführt wird wie mit der ✅ bekannten "Out of Office"-Nachricht.

letzte Bearbeitung war am: 29. 09. 2021

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