Die Aktiva einer Bilanz setzt sich aus dem Anlagevermögen und dem Umlaufvermögen zusammen. Dabei stellt das Anlagevermögen langfristige Unternehmenswerte dar wie beispielsweise Grundstücke, Gebäude oder Maschinen, während das Umlaufvermögen kurzfristige Vermögenswerte darstellt.
Zum Umlaufvermögen zählen Werte wie der aktuelle Kassabestand, das Geld auf dem Bankkonto, soweit man nicht einen negativen Saldo aufweist, oder auch Warenbestände. Rohstoffe sind hier genauso zu nennen wie die Handelswaren, soweit das Unternehmen über solches verfügt.
Das Umlaufvermögen enthält also jene Vermögensbestandteile, die regelmäßigen Veränderungen unterworfen sind und sich praktisch stündlich unterschiedlich darstellen können. Zwar gibt es Änderungen auch beim Anlagevermögen, wenn etwa eine Maschine defekt ist und ausgeschieden werden muss, aber nicht in dem Sinne wie beim Umlaufvermögen. Die Veränderung der Werte hängt natürlich auch vom Unternehmen und der Zahl der Aufträge zusammen. Ein Handelsunternehmen hat ständig Veränderungen durch Einkauf und Verkauf von Handelswaren.
Wesentlich ist aber die Unterscheidung, wofür man was verwendet. Wenn zum Beispiel ein Finanzdienstleister für seine Kundinnen und Kunden mit Aktien handelt, dann ist das ganz klar ein Umlaufvermögen. Wenn hingegen ein Unternehmen Aktien oder andere Wertpapiere erwirbt, um damit die Pensionen abzusichern, dann behält er diese auch und handelt nicht damit - ergo ist das kein Umlaufvermögen.
Zusätzlich zu den Geldbeständen von Kassa und Bank und den Warenbeständen gibt es im Umlaufvermögen einen weiteren wichtigen Wert, der sich je nach Geschäftsfeld und Branche unterschiedlich groß darstellen kann: die Lieferforderungen. Die Lieferforderungen sind Gelder, die die Kunden nach Ausstellung der Ausgangsrechnungen dem Unternehmen schulden, also offene Gelder, deren Ausgleich erwartet wird. Auch Anzahlungen sind hier zu nennen.
Bilanztechnisch werden diese Werte in das neue Jahr übernommen, wobei die Anzahlungen eigens abgegrenzt und übertragen werden, wenn das alte und neue Jahr betroffen ist.
Das Umlaufvermögen hat damit viele verschiedene Werte anzubieten, die für die tägliche Durchführung der Geschäftsidee wichtig sind. Das beginnt von den Geldmitteln für den Einkauf von Büromaterial bis zu den Waren, ohne die es auch keine Kundinnen und Kunden geben könnte. Aber der Charakter des Umlaufvermögens verändert sich mit dem Geschäftsfeld, weil ein Dienstleister hat kein Warenlager, arbeitet mit dem Bankkonto aber genauso und hat vielleicht mehr technische Ausrüstung wie Computer und Netzwerkanlagen, ein industrieller Betrieb hat Rohstoffe, ohne die eine Produktion undenkbar wäre.
Daher kann es in vielen Fällen sein, dass über das Bankkonto hinaus vielleicht Lieferforderungen aufgrund offener Rechnungen bei den Kunden gegeben sind, aber sonst passiert nicht viel. Ein Produzent hat viel mehr Umlaufvermögen durch Material, Werkzeug und vielen anderen Dingen, die für die Herstellung nötig sind.
Die Bilanz ist das finale Ziel der doppelten Buchhaltung und stellt den Abschluss einer Zeitperiode dar. Meist ist das ein Jahr im Unternehmen, bei börsennotierten Aktiengesellschaften ist die Vorschrift durch die Börse im Sinne der Anlegerinnen und Anleger auf drei Monate begrenzt. Die Arbeiten an sich sind dann aber die gleichen.
Wesentlich ist daher die Funktion der Bilanz selbst sowie die Werte, die in der Bilanz dargestellt werden wie das Kapital sowie die Vermögenswerte.
Die Bilanz ist das Ergebnis, der Jahresabschluss kann aber auch als die Bilanzarbeiten angesehen werden oder als das Ergebnis selbst. Auf dem Weg von den Buchhaltungszahlen zur Bilanz gilt es etwa die Abschreibung (AfA) beim Vermögen zu berücksichtigen und zwar auf Basis der Nutzungsdauer. Eine andere Arbeit besteht darin, dass man die Rückstellungen berücksichtigt, um Vorsorge steuerreduzierend zu treffen. Bei den Waren ist die Inventur durchzuführen. Das Thema der Debitoren ist zu analysieren, also etwa die offenen Schulden der Kunden und ob sie noch ausgeglichen werden können.
Letztlich erfolgt die Gewinn-Verlust-Rechnung zur Ermittlung des Erfolgs und der Frage, ob man einen Jahresüberschuss ergo Gewinn oder einen Verlust erwirtschaftet hat.
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