Unternehmen, die sich freiwillig der Bilanzierung unterwerfen oder die aufgrund der Unternehmensform oder der Umsatzgröße eine jährliche Bilanz erstellen müssen, berücksichtigen in ihrer Bilanz je nach Situation auch Rückstellungen, für die es verschiedene Formen gibt und die von Unternehmen zu Unternehmen verschieden häufig benötigt werden.
Rückstellungen sind Beträge, die in der Passiva, also auf der Habenseite, berücksichtigt werden und damit bei ihrer Bildung einen Aufwand darstellen, obwohl es diesen Aufwand derzeit nicht gibt. Ein gutes Beispiel dafür ist die Rückstellung von Pensionsrückstellungen. Die Pension - eine Betriebspension etwa - wird noch nicht ausbezahlt, man weiß aber schon in etwa, wie hoch die Auszahlung später einmal sein wird. Damit man zum Zeitpunkt der Zahlung nicht in wirtschaftliche Probleme geraten kann, wird eine Rückstellung vorgenommen, sodass diese Handlung auch als Vorsorge zu sehen ist.
Durch die Aktivierung dieser Rückstellung entsteht ein Aufwand, wodurch der Gewinn geschmälert wird und damit weniger Gewinnsteuern zu zahlen sind. Indirekt kann man hier von einer Innenfinanzierung sprechen, weil Gelder eingespart werden können, die sonst als steuerliche Gebühr zu entrichten wären. Und daher kann man etwa Projekte finanzieren, da die angeführten Kosten für die Rückstellungen noch gar nicht zu zahlen sind.
Man kann die Rückstellung als Vorsorge ansehen, ähnlich der Abschreibung von Anlagegütern. Bei den Anlagegütern weiß man, dass man etwa eine Maschine in ein paar Jahren ersetzen muss. Bei den Rückstellungen weiß man, dass es Garantieforderungen, Pensionsauszahlungen oder Gerichtsgebühren geben könnte. Der Grundgedanke ist ähnlich.
Neben Rückstellungen, die in ihrem Betrag recht sicher angenommen werden können, wie es bei den Pensionen der Fall ist, gibt es auch eine Reihe von Rückstellungsvarianten, bei denen nicht klar ist, wie hoch spätere Zahlungen sein könnten.
Hier ist ein gutes Beispiel das Problem mit den Garantieleistungen. Denn man weiß nicht, wie hoch die Zahlungen von Produktschäden sein werden, die bei den Kundinnen und Kunden geschieht. Zum einen kann man die Quote nicht wissen, wie oft ein Schaden entstehen kann, der in der Garantiezeit passiert, zum anderen hängt es auch davon ab, wie hoch die Verkaufszahlen sind. In solch einem Fall kann eine Rückstellung nur auf Basis einer Schätzung vorgenommen werden.
Ein anderes Beispiel für eine Rückstellung ist eine Prozessrückstellung, wenn man in ein gerichtliches Verfahren involviert ist, dessen Ausgang nicht abzuschätzen ist, vor allem dessen Höhe im Falle einer verpflichtenden Zahlung nicht wirklich bekannt ist. Gerade bei gerichtlichen Auseinandersetzungen kann es auch eine Weile dauern, bis zu einem Verfahrensende kommt, sodass vielleicht der Betrag oder der Ausgang erkennbar sind, aber nicht, wann das Geld fällig sein könnte.
Auch die Steuerrückstellung sollte hier genannt werden. Wenn sich durch Umsatzveränderungen für das nächste Jahr deutliche Nachzahlungen ergeben könnten, kann hierfür eine Rückstellung gebildet werden, um Vorsorge zu tragen und das Geld in der Bilanz bereits entsprechend zu berücksichtigen.
Die Bilanz ist das finale Ziel der doppelten Buchhaltung und stellt den Abschluss einer Zeitperiode dar. Meist ist das ein Jahr im Unternehmen, bei börsennotierten Aktiengesellschaften ist die Vorschrift durch die Börse im Sinne der Anlegerinnen und Anleger auf drei Monate begrenzt. Die Arbeiten an sich sind dann aber die gleichen.
Wesentlich ist daher die Funktion der Bilanz selbst sowie die Werte, die in der Bilanz dargestellt werden wie das Kapital sowie die Vermögenswerte.
Die Bilanz ist das Ergebnis, der Jahresabschluss kann aber auch als die Bilanzarbeiten angesehen werden oder als das Ergebnis selbst. Auf dem Weg von den Buchhaltungszahlen zur Bilanz gilt es etwa die Abschreibung (AfA) beim Vermögen zu berücksichtigen und zwar auf Basis der Nutzungsdauer. Eine andere Arbeit besteht darin, dass man die Rückstellungen berücksichtigt, um Vorsorge steuerreduzierend zu treffen. Bei den Waren ist die Inventur durchzuführen. Das Thema der Debitoren ist zu analysieren, also etwa die offenen Schulden der Kunden und ob sie noch ausgeglichen werden können.
Letztlich erfolgt die Gewinn-Verlust-Rechnung zur Ermittlung des Erfolgs und der Frage, ob man einen Jahresüberschuss ergo Gewinn oder einen Verlust erwirtschaftet hat.
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