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Die Personalbedarfsplanung oder kurz Personalplanung berücksichtigt die Notwendigkeiten für das Unternehmen, die erforderlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zur Verfügung zu haben. Dabei spielt der Ort der Leistungserbringung genauso eine Rolle wie auch die notwendige Zahl an Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Ihre Qualifikationen und der Zeitpunkt des Arbeitsbeginns sind weitere Fragestellungen. Doch über all diesen notwendigen Fragestellungen gibt es in der Personalplanung ein wesentliches Thema, nämlich die eigene Zielsetzung und natürlich das Konzept an sich.
Im Vergleich zur früheren Personalverwaltung agiert man im Personalmanagement viel flexibler, weshalb sich diese Überlegungen auch durchgesetzt haben. Die Menschen sind keine Nummer, sondern haben individuelle Bedürfnisse und Interessen und es gibt verschiedenste Situationen, auf die man reagieren kann und muss. Aber ein zentraler Punkt ist die Zielsetzung bei der Planung und hier gibt es die Ausrichtung, dass man sich rein auf die Wirtschaftlichkeit des Personals beschränkt oder dass man jedes Leistungsangebot absichert.
Was heißt das konkret? Wenn man eine Filiale als Handelsunternehmen führt und es gibt die volle Besetzung, reichen vier Leute aus, um alle Funktionen zu erfüllen, ohne dass es für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zuviel wird. Aber es kann jemand krank werden und es gibt Urlaube, also muss man sich überlegen, ob man trotzdem bei den vier Leuten bleibt und damit Geld einspart oder ob man mit fünf oder gar sechs Leuten agiert, damit man die Löcher stopfen kann, wenn jemand ausfällt.
Hier spielt natürlich auch eine Rolle, welches Unternehmen man ist. Ein Büro als alleiniger Standort hat andere Möglichkeiten als ein Handelsunternehmen mit verschiedenen Filialen. Befinden sich diese Filialen in der gleichen Stadt, kann man auch das Personal von Filiale zu Filiale transferieren, um am Höhepunkt der Urlaubszeit die Leistungen abzusichern.
Letztlich wird man in all diesen Situationen einen Kompromiss finden müssen, weil man sonst riskiert, nicht genug Personal zur Verfügung zu haben. Die Personalbedarfsplanung ist daher ein heikles Konzept, weil man auch schwer vorhersehen kann, was alles passiert. In einer Zeit einer Grippewelle können weit mehr Leute ausfallen, als man erwarten könnte, es könnten aber auch alle ein halbes Jahr gesund sein und es fällt gar niemand aus. Spitzenwerte wird man im positiven wie auch negativen Sinn häufiger erleben und daraus gilt es auch zu lernen.
Die große Kritik am alten Konzept der Personalverwaltung war das starre System. Man brauchte viel länger, um sich auf neue Gegebenheiten einzustellen. Im Personalmanagement hat die Personalplanung die Funktion übernommen, diese Schwäche zu beseitigen und das heißt, dass man nicht nur die Fragen wie Anzahl der Mitarbeiter und wo man sie braucht klärt, sondern auch ständig fähig ist, neue Details auszuarbeiten.
Wenn man zum Beispiel ein erfolgreiches Produkt auf den Markt gebracht hat und mehr produzieren muss, braucht es mehr Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für diese zusätzliche Produktionsschiene. Es kann aber auch sein, dass das Produkt nicht zieht oder gleich eine ganze Produktionskette aufgelöst wird, um neue Produkte auf den Markt zu bringen. Für diese ist möglicherweise eine ganz andere Verfahrenstechnik und damit ein anderes Wissen nötig.
"Im Jänner hat alles gepasst" ist dann keine Aussage mehr, man braucht im Herbst neue Leute und muss sich überlegen, wie mit den bisherigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter umgegangen werden soll, die man nicht mehr benötigt. Das bedeutet, dass man in der Planung den Markt beobachten muss und Spezialwissen berücksichtigt und man muss flexibel genug sein, um auf neue Situationen reagieren zu können. Dies ist ein wichtiges Ziel der Personalbedarfsplanung.
Auf den ersten Blick scheint die Personalplanung eine Sache für das Unternehmen zu sein und es ist egal, wie es dem Personal selbst dabei geht. Das ist aber unrichtig. Korrekt durchgeführtes Personalmanagement beginnt damit, dass man die Auslastung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter hinterfragt und versucht, Spitzen zu vermeiden. Stress führt zu Probleme und nicht nur für die Betroffenen, sondern auch für das Unternehmen und seine Erfolgsaussichten. Es macht also auch für das Unternehmen absolut Sinn, in der Planung realistische Zahlen zu verwenden und es mit der Wirtschaftlichkeit und Einsparung nicht zu übertreiben, damit sich die Menschen wohl fühlen können und ihre beste Leistung bieten können - nicht nur heute und morgen, sondern dauerhaft.
Die Ausgangsposition im Personalbüro und dem Personalwesen war die Personalverwaltung mit der Idee, dass jeder Mensch käuflich ist und für die richtige Summe Geld alles machen würde. Heute weiß man, dass die Ansicht falsch ist und dass die Motivation und das Wohlfühlen zu den größeren Erfolgen zählen.
Das Personalmanagement versucht in diesen Faktoren zu punkten und auch auf den Markt schneller zu reagieren. Dabei kommt die Personalbedarfsplanung ins Spiel, wobei es klare Ziele gibt, aber auch Fragen entstehen. Ein Ziel ist etwa, dass die Leute dort zur Verfügung stehen, wo man sie braucht und zwar dann, wann man sie braucht. Das gilt es auch zu organisieren.
Weiß man, was man wann und in welcher Quantität benötigt, kann mit der Personalbeschaffung begonnen werden - mit der eigentlichen Suche nach neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern.
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