Egal, ob man ein E-Mail an ein Unternehmen richtet, weil sich die Adresse geändert hat oder ob man einen Brief an einen Geschäftspartner schreibt - die Kommunikation ist so wichtig wie noch nie zuvor. Warum eigentlich? Der Grund ist einfach erklärt, weil die Konkurrenz auch durch das Internet so groß ist wie noch nie und man sich durch Kundenservice und Kundenkontakt Vorteile verschaffen kann - kurzum: professioneller Schriftverkehr hilft, sich von der Masse positiv abzuheben.
Eine Säule der professionellen Kommunikation ist dabei das kundenorientierte Formulieren, wie es in Workshops gerne gelehrt wird. Dabei geht es im wesentlichen darum, dass man den Adressaten direkt anspricht und sich nicht in allgemeinen Floskeln verliert. Dazu ein Beispiel:
"In Erwartung einer baldigen Rückmeldung verbleiben wir..."
"Bitte rufen Sie uns umgehend an. Wir freuen uns auf Ihre Nachricht"
Beides kann geschrieben werden, aber die erste Version ist die traditionelle Formulierung, die wie ein Aktenvermerk klingt, während die zweite Variante die Leserin oder den Leser des Schriftstückes direkt und persönlich anspricht. Von der Reaktion her ist die Version zwei wesentlich besser und daher wird sie auch empfohlen. Viele Situationen gibt es im Schriftverkehr, in denen zu lesen ist, dass "man etwas tun könnte oder dass man sich treffen könnte", aber man reagiert selbst viel deutlicher, wenn zu lesen ist, "was genau wer zu tun hat" bzw. natürlich auch, wenn man persönlich über die Vorteile seines Handelns informiert ist.
Ein Klassiker zu diesem Thema ist auch folgendes Beispiel als Abschluss eines Briefes (oder E-Mail):
"Wir hoffen, Ihnen mit den Informationen gedient zu haben und verbleiben ..."
Wesentlich persönlicher und damit effizienter ist diese Art der Formulierung:
"Helfen Ihnen diese Informationen weiter? Bitte rufen Sie uns an, wenn es noch Fragen gibt. MfG"
Auch dieses Beispiel zeigt, dass mit zwei Sätzen eine völlig andere Aussage erreicht werden kann. Viele weitere Beispiele zum Thema kann man hier anführen, die allesamt auf eines abzielen: direkter Kontakt über die Schriftsprache mit der/dem Empfänger/in des Schreibens, um eine Reaktion hervorzurufen.
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