Am einfachsten ist es für Unternehmen, wenn die verschickten Rechnungen zeitgerecht ausgeglichen werden. Dann hat niemand eine zusätzliche Arbeit und auch niemand einen Ärger. Leider ist das nicht immer der Fall und so muss ein offener Betrag eingemahnt werden, wobei man nicht gleich mit Drohungen arbeiten muss, denn es kann auch einfach eine Rechnung vergessen worden sein. Es gibt auch das dreistufige Mahnwesen, nach dem nur noch ein Gerichtsverfahren möglich ist.
Die Problematik ist dabei, dass man einerseits fordern muss, denn man will sein Geld haben, aber andererseits möchte man die Kundinnen und Kunden oder auch Partner bei Abrechnungen nicht verärgern. Mit dem Holzhammer zu formulieren ist nicht so die beste Idee, aber von Stufe zu Stufe ist im Mahnwesen die Sprache doch deutlicher zu wählen, abhängig davon, welche Situation vorliegt. Ein Unternehmen als Kunde kann gerade Zahlungsschwierigkeiten haben und ist ein langjähriger treuer Kunde, ein anderer privater Kunde hat vielleicht immer schon sich sehr viel Zeit gelassen mit der Bezahlung und da kann man auch deutlicher formulieren.
Es hängt also von der Gesamtsituation ab, wie man vorgehen möchte, wenn das Geld noch nicht einbezahlt wurde. Wer mit sehr vielen kleinen Kunden zu tun hat wie etwa bei einem Internetanbieter oder bei einem Zeitungsverlag mit Abo-Angebot, wird eher einen Massenbrief aussenden. Wer nur wenige Großkunden hat, wird diese nicht verlieren wollen und entsprechend anders agieren, um auf den Zahlungsverzug hinzuweisen.
Wesentlich ist beim Schreiben der Mahnung, dass man die genauen Daten anführt, also die Rechnung und die Rechnungsnummer, damit der Empfänger auch weiß, was überhaupt gemeint ist.
Die Mahnung macht keinen Spaß und man hat auch Mühe damit. Die automatisierte Mahnung von großen Anbietern ist dabei wohl eher die Ausnahme, die Mahnung eines Einzelunternehmers an einen Kunden sieht schon anders aus. Denn diesen möchte man nicht verlieren, das Geld braucht man aber dann doch.
Es gibt dabei verschiedene Weisen wie etwa die Mahnung gestaffelt von der 1. bis zu letzten ergo 3. Mahnung mit immer deutlicherer Zahlungsaufforderung, es gibt aber auch die freundliche Variante als Hinweis, dass wohl eine Rechnung vergessen worden ist - und das kann ja auch wirklich vorkommen.
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