Viele Mahnungen entstehen aus Situationen, in denen die Rechnungsempfänger gar nicht zu Hause sind, zum Beispiel durch einen Urlaubsaufenthalt oder durch eine Dienstreise. Die Rechnung wird bezahlt, sobald die Leute zu Hause sind, aber meist wird schon davor automatisiert eine erste Mahnung als Zahlungserinnerung ausgesendet.
Da man seine Kundinnen und Kunden nicht verärgern möchte, sollte der Text der Zahlungserinnerung sehr freundlich formuliert sein. Vor allem sind es oft Menschen, die regelmäßig zahlen und vielleicht selbst Schwierigkeiten haben oder diese eine Rechnung übersehen haben. Die Leute möchte man nicht als Kunden oder als Mieter verlieren und so ist eine objektive Sprache sehr wichtig und in vielen Situationen schlichtweg ratsam.
Die erste Mahnung eines üblicherweise dreistufigen Mahnwesens ist als Hinweis zu verstehen, dass der Ausgleich der Rechnung fehlt. Das kann auch zwischen Geschäftspartnern passieren.
Nachstehend finden Sie eine Mustervorlage für die erste Mahnung, wie eine solche Mahnung geschrieben sein könnte. Typisch ist für ein solches Schreiben auch der Hinweis, dass man die Geschichte vergessen kann, wenn man in der Zwischenzeit eingezahlt hat und sich beide Aktionen überschnitten haben.
Zahlungserinnerung
Sehr geehrte Frau Musterfrau,
bei Durchsicht unserer Unterlagen haben wir feststellen müssen, dass Sie unsere Rechnung vom 15. Juli 20.. mit der Rechnungsnummer 4492696/22 über EUR 135,-- noch nicht beglichen haben.
Vermutlich ist dies ein Versehen und wir ersuchen Sie um Überprüfung und Überweisung des Rechnungsbetrages binnen 14 Tagen. Bitte benutzen Sie hierfür die folgende Bankverbindung und geben Sie die Rechnungsnummer bei der Zahlung an:
Bank:
IBAN:
BIC:
Sollten Sie den Rechnungsbetrag in der Zwischenzeit bereits überwiesen haben, betrachten Sie bitte dieses Schreiben als gegenstandlos.
Mit freundlichen Grüßen!
Die Mahnung macht keinen Spaß und man hat auch Mühe damit. Die automatisierte Mahnung von großen Anbietern ist dabei wohl eher die Ausnahme, die Mahnung eines Einzelunternehmers an einen Kunden sieht schon anders aus. Denn diesen möchte man nicht verlieren, das Geld braucht man aber dann doch.
Es gibt dabei verschiedene Weisen wie etwa die Mahnung gestaffelt von der 1. bis zu letzten ergo 3. Mahnung mit immer deutlicherer Zahlungsaufforderung, es gibt aber auch die freundliche Variante als Hinweis, dass wohl eine Rechnung vergessen worden ist - und das kann ja auch wirklich vorkommen.
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