Nicht jede Anfrage kann auch positiv beantwortet werden. Erhält man als Unternehmen eine Anfrage über Produkte, die man nicht anbieten kann oder die gerade nicht mehr geliefert werden können, dann ist es auch für zukünftige Umsätze wichtig, eine seriöse Antwort anzubieten und sich so positiv in Erinnerung zu halten. Die Absage eines Angebots ist ein wichtiges Signal für professionellen Kundendienst oder auch für eine wichtige Partnerschaft zwischen Unternehmen.
Lange Zeit hat man solche Antworten kaum geschrieben, weil ja kein Geld hereingespült wird, aber man hat längst erkannt, wie wichtig der Faktor Kundenservice geworden ist. Das gilt für andere Unternehmen ebenso wie auch für Privatpersonen. Man fühlt sich einfach besser betreut, wenn man unaufgefordert eine Information erhält, dass ein Angebot ergo eine Lieferung nicht möglich ist, warum auch immer.
Nachstehend eine Mustervorlage für die Absage eines Angebots. Der Ausgangspunkt war eine Anfrage des Kunden nach Möbel zu einem bestimmten Zeitpunkt, den man nicht einhalten kann.
Ihre Anfrage um ein Angebot über 20 Kästen Marke "Beispiel"
Sehr geehrte(r) (Name),
vielen Dank für Ihre Anfrage und das Vertrauen, das Sie uns entgegenbringen.
Leider sind wir zur Zeit aus Gründen der Auslastung nicht in der Lage, die gewünschten 20 Kästen in der geforderten Zeitspanne zu liefern. Wir könnten die Kästen erst in etwa drei Monaten herstellen und zustellen lassen.
Wir bitten Sie um Verständnis und freuen uns aber bereits Ihre nächsten Anfragen. Ihre Skizzen und Unterlagen schicken wir in der Anlage natürlich zurück.
Mit freundlichen Grüßen
Anlagen
Ihre Angebotsanfrage für Laufschuhe Runner 5
Sehr geehrte(r) (Name),
vielen Dank für Ihre Angebotsanfrage vom (Datum) und das Vertrauen, das Sie uns entgegenbringen.
Allerdings sind die Laufschuhe Runner 5 nicht mehr lieferbar, weil es sich um das Vorjahresmodell handelt und in etwa zwei Wochen werden die neuen Modelle der Laufschuhe Runner 6 auf den Markt kommen. In der Anlage schicken wir Ihnen die Details zu den Schuhen, die eine noch bessere Dämpfung für die Läuferinnen und Läufer beinhalten soll.
Wenn der Zeitplan hält, sind die Schuhe auch in großer Stückzahl ab etwa drei Wochen lieferbar. Wir werden Ihre Anfrage in Evidenz halten und bei Liefermöglichkeit ein Angebot erstellen, damit Sie sich dieses Modell und die Bestellung überlegen können.
Bitte verzeihen Sie uns die aktuelle Situation und die Lieferschwierigkeiten. Bei Rückfragen stehe ich Ihnen sehr gerne zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen
Anlagen
Anfrage schreiben ist eine der wichtigsten Formen in der Kommunikation, was sich durch das E-Mail auch nicht geändert hat. Man hat Fragen zu Produkte, zu Angebote, die man gesehen hat oder will allgemein wissen, ob ein Unternehmen bieten kann, was man dringend braucht. Auch die Anfrage von Unternehmen zu Unternehmen wegen einer möglichen Kooperation ist ein wichtiges Thema.
Häufig kommt es vor, dass man eine Messe besucht und ein interessantes Produkt gesehen hat. Man braucht aber doch mehr Informationen für die Kaufentscheidung. Dann braucht es eine Anfrage nach Messebesuch an den Anbieter. Ebenfalls häufig durchgeführt wird eine Produktanfrage.
Ein Angebot schreiben fällt nach wie vor vielen schwer und man schreibt dann Romane, die gar nicht gefragt sind oder vergisst wesentliche Details. Wichtig ist für Unternehmen die Kommunikation in Sachen Angebot auch, wenn es keines geben kann. Mit der Absage teilt man dies mit und hat damit eine gute Dienstleistung erbracht, die später doch zu Aufträge führen könnte.
Der normale und erfreulichere Fall ist aber ein mögliches Angebot in Form einer Anfragenantwort an Kundinnen und Kunden, ob Privathaushalt oder Unternehmen. Es besteht auch die Möglichkeit beim Angebot inklusive Unterlagen oder auch beim Angebot mit Produktliste erweiterte Informationen anzufügen. Eine ganz andere Form des Angebots ist etwa bei Ausschreibungen gefragt, wenn man ein Angebot inklusive Konzept erstellt mit der Hoffnung auf einen späteren Auftrag.
Die Anfrage nach einem Produkt ist oft der erste Schritt im Schriftverkehr zwischen Kunde und Unternehmen, wobei der Kunde selbst auch ein Unternehmen sein kann. Es folgt im zweiten Schritt häufig ein Angebot und der finale Schritt ist die Bestellung gemäß diesem Angebot. Man kann zwar auch so bestellen, weil man etwa einen Bericht in der Zeitung gelesen hat, aber meist erfolgt die Bestellung aufgrund eines Angebots und häufig zwischen Unternehmen. Da spielt die Höhe der Bestellsumme eine Rolle, der Liefertermin und ähnliche Faktoren. Bestellungen müssen manchmal auch widerrufen werden, weil etwas dazwischengekommen ist.
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