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Muster für Abwesenheitsnotiz (out of office)

Mustervorlagen: Abwesenheitsnotiz oder Out of Office

Ein wichtiger Punkt in der Kommunikation zwischen Partnern und erst recht zwischen Unternehmen und ihren Kundinnen und Kunden ist die Information und zwar auch dann, wenn es keine Information gibt. Ein großes Unternehmen kann bei Urlaub, Seminar oder Krankheit auf Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zurückgreifen, die in der Kommunikation einspringen können. Ein Einzelunternehmen hat diese Möglichkeiten nicht.

Funktion der Abwesenheitsnotiz

Genau dann ist es aber wichtig, dass man den Menschen mitteilt, woran sie sind, wenn sie eine Frage per Mail geschickt haben. Die Menschen warten auf eine Antwort und wissen nicht, dass gerade niemand vorhanden ist oder dass dies vielleicht sogar für die nächsten zwei Wochen so ist. Das Schlüsselwort heißt in dem Fall Abwesenheitsnotiz und wird gerne auf die englische Definition "out of office" reduziert, also "bin nicht im Büro".

Wenn ich zu einem Produkt eine Frage habe und es rührt sich auf mein Mail nach Tagen niemand, bin ich sauer. Gut, bei einem bereits eingekauften Produkt wird man wenige Möglichkeiten haben, aber wenn ich erst den Einkauf tätigen möchte, wechsle ich schnell das Unternehmen. Erhalte ich aber postwendend eine Information, wann wieder jemand erreichbar ist oder wer die Vertretung für die Frage sein kann, dann weiß ich, woran ich bin und kann entsprechend reagieren oder auch abwarten.

Automatische Antwort: Autoresponder

Technisch spricht man vom Autoresponder, einer Funktion am Server, die die meisten Unternehmen eingerichtet haben. Wird eine Mail geschickt, dann kann bei eingeschalteter Funktion automatisch eine vordefinierte Antwort zurückgeschickt werden, sodass die Absender darüber informiert werden, dass gerade niemand die Bearbeitung durchführen kann.

Dabei gibt es Unterschiede im Hinblick auf die Reaktion. Ein klassisches "out of office" bedeutet, dass die Mail nach der Rückkehr bearbeitet wird. Die Alternative ist eine Weiterleitung an die Vertretung oder auch der Hinweis auf die Vertretung, zum Beispiel Name und Telefonnummer. Und dann gibt es ähnliche Fälle für andere Situationen, zum Beispiel der Hinweis auf eine neue E-Mail-Adresse.

Siehe auch
Mustervorlagen Abwesenheitsnotiz



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