Die Materialwirtschaft umfasst alle Tätigkeiten, die nötig sind, um das benötigte Material für die erforderlichen Arbeiten in einem Betrieb sicherzustellen. Daraus ergeben sich zwei grundsätzliche Überlegungen:
Einerseits muss gesichert sein, dass das nötige Material am richtigen Ort zur richtigen Zeit vorhanden ist. Ist das Material nicht vorrätig, kann die Herstellung eines Produktes nicht erfolgen oder man ist nicht fähig, seine Beratungsleistungen zu erbringen, weil bestimmte Unterlagen fehlen.
Andererseits soll die Materialbeschaffung aber so günstig wie nur irgend möglich sein, um den ökonomischen Grundsätzen zu entsprechen. Die letzten Jahre haben gezeigt, dass die Lagerhaltung ein enorm hoher Kostenfaktor im Unternehmen ist. Viele Großunternehmen haben in ihren Filialen die Lagerkapazität stark reduziert und dafür das Bestellwesen stark erweitert, um schnell das nötige Material zur Verfügung zu haben.
Die Materialwirtschaft ist daher ein Kompromiss zwischen zwei Faktoren, die für das Unternehmen sehr wichtig sind. Das benötigte Material soll möglichst günstig immer zur Verfügung stehen. Um dieses Ziel zu erreichen, wird die Materialwirtschaft in drei Phasen zerlegt.
In der ersten Phase setzt die Beschaffungsplanung ein. Hier wird überlegt, welches Material wann wo benötigt wird und wie weit im voraus neues Material bestellt werden muss, damit es rechtzeitig am Ort des Geschehens eingesetzt werden kann.
In der zweiten Phase wird die Beschaffungsdurchführung umgesetzt. Dabei werden die potentiellen Anbieter kontaktiert, Kostenvoranschläge eingeholt, die Angebote geprüft und die Bestellung nach selbst gewählten Kriterien in die Wege geleitet.
In der dritten und letzten Phase findet die Beschaffungskontrolle statt. Hier wird kontrolliert, ob die bestellten Waren auch wirklich geliefert wurden und vor allem werden die Liefertermine geprüft und im Falle von Engpässen oder Terminproblemen rasch nach einem Notfallplan gesucht, um die Situation zu bereinigen und den Betrieb vor unfreiwilligen Pausen zu bewahren.
Ein großes Thema ist dabei der Umgang mit dem Lager. Während in früheren Jahrzehnten das Lager sehr umfangreich gestaltet war, ist heute das Lager viel kleiner, weil es Fixkosten verursacht, Personal bindet und man auch nicht so flexibel ist. Wenn Material übrig bleibt oder Produkte nicht verkauft werden, hat man ein volles Lager und kann doch nichts damit anfangen. Vor allem aber wegen der finanziellen Bindung hat man neue Wege gesucht und gefunden und so ist das Lager sowohl im Handel als auch in der Fertigung deutlich kleiner geworden. Das bedeutet aber auch, dass man in der Materialwirtschaft viel genauer planen muss. Denn der Plan B mit den Dingen aus dem Lager funktioniert oft nicht mehr.
Beim Thema Organisation gibt es verschiedene Zugänge. Ein Zugang ist der Aufbau des Unternehmens selbst. Bei einem Einzelunternehmen stellt sich die Frage nicht, aber bei einem größeren Unternehmen mit verschiedenen Funktionen und/oder Abteilungen ist die Frage nach dem Aufbau schon wichtig. Ein Organigramm ist dann oft die grafische Darstellung etwa wie bei der Einlinienorganisation oder ähnlicher Strukturen. Auch die Zentralisierung kann ein Thema sein, etwa bei verschiedenen Standorten.
Ein ganz anderer Zugang der Organisation ist das Lager im Sinne der Materialwirtschaft und Logistik. Lager können sehr teuer sein und werden einem Trend folgend immer mehr verkleinert. Die Lagerhaltung wurde automatisiert und arbeitet mit vielen Kennzahlen, vor allem mit dem Wert der Umschlagshäufigkeit.
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