Bei der Kostenrechnung, speziell bei den Plankosten, geht man von bestimmten Annahmen aus, um im voraus berechnen zu können, welche Kosten entstehen werden, welche Produktionsquantität möglich ist und mit welchem Preis man auf den Markt gehen sollte, um den gewünschten Gewinn erzielen zu können.
Der Haken: man weiß im Vorfeld nicht genau, welche Kosten wirklich entstehen werden. Das weiß man erst, wenn man die Istkosten kennt.
Als Istkosten bezeichnet man die Gesamtheit der Kosten, die einem Unternehmen tatsächlich entstanden sind. Das sind also bekannte Kosten, die in einer abgelaufenen Zeitspanne, beispielsweise einem Quartal oder auch einem Jahr, tatsächlich angefallen sind.
Diese Istkosten kann man nun mit den ursprünglichen Plankosten vergleichen und feststellen, wie hoch die Differenz ist. Lag man völlig daneben, gab es bestimmte Positionen, bei denen man falsch lag oder hat man gar die Kosten zu hoch kalkuliert und die Istkosten waren geringer? All diese Fragen lassen sich im nachhinein durch die Gegenüberstellung von Istkosten und Plankosten beantworten. Somit kann man seine eigenen Berechnungen und Schätzungen besser hinterfragen.
Als Konsequenz kann man aktuelle Plankostenrechnung anpassen, weil man die Erkenntnisse der letzten Kalkulationen kennt und die Marktentwicklung vielleicht ein wenig besser vorhersagen kann. Doch auch hier gibt es das Problem, dass sich der Markt nicht linear verändert. Was im letzten Jahr sich in die eine Richtung verändert hat, kann sich im nächsten Jahr in die komplett andere Richtung verändern. Es braucht nur einen neuen Mitbewerber geben und schon ändern sich die Voraussetzungen.
Daher ist die nachträgliche Kontrolle durch die Istkosten sehr wichtig, um sich selbst genauer hinterfragen zu können. Gleichzeitig müssen die Erkenntnisse aber nicht auf jedes Jahr umlegbar sein. Die Fehler und Differenzen des letzten Jahres müssen sich nicht zwangsläufig im laufenden Jahr wiederholen. Andererseits kann man aber hohe Differenzen herausarbeiten und entsprechende Anpassungen vornehmen, wenn man ganz daneben lag.
Bei der Kostenrechnung gibt es viele verschiedene Begriffe. Die Einzelkosten sind festlegbare Kosten aufgrund von Materialrechnungen oder Personalkosten in der Fertigung, die man zurechnen kann. Die Gemeinkosten hingegen sind ein anteiliger Schlüssel bei der Fertigung. Gerade diese Kosten können sich deutlich verändern - denke man nur an deutliche Verteuerungen von Energiepreisen. Diese kennt man auch erst ein Jahr später und damit können sich die tatsächlichen Kosten - die Istkosten - völlig neu darstellen.
Die Kostenrechnung wird von vielen Unternehmen gar nicht bewusst betrieben, ist aber bei jeder Preisfindung mit an Bord. Man muss sich überlegen, wie hoch der Preis sein muss, damit man keinen Verlust einfährt und landet beim Begriff Deckungsbeitrag. Man überlegt sich auch die Marge bei der Kalkulation und berücksichtigt die Variable Kosten und die Einzelkosten eines Produkts, abhängig natürlich vom Unternehmen. Ein Dienstleister kalkuliert auch, hat aber keine Rohstoffe oder Hilfsstoffe wie ein Unternehmen, das Waren herstellt.
Dort sind Begriffe wie Istkosten und Leerkosten sehr wichtig. Auch die Plankosten spielen eine Rolle bei der Planung für die nächste Zeit. Anders sieht es bei den Gemeinkosten aus, denn Strom und Energiekosten hat auch der Dienstleister. Ein wichtiger Begriff ist auch das Direct Costing. Und ein Problem, das immer teuer ist, ist der Leerlauf im Unternehmen, wenn man nicht so weitermachen kann wie geplant - aus welchem Grund auch immer.
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