Im Rahmen der Kostenrechnung eines Unternehmens gibt es zwei große Kostenbereiche: die Einzelkosten und die Gemeinkosten. Letztere sollte man möglichst gering halten, denn Gemeinkosten sind jene Kosten, die man nicht direkt einem Produkt oder einer Maßnahme zuordnen kann, während man die Einzelkosten sehr wohl durch Belege ermitteln kann.
Die Einzelkosten können direkt einem Produkt zugeordnet werden. Produziert man einen Schrank, dann weiß man, wie lange man daran arbeitet und wie viel Holz man dafür braucht. Produziert man diesen Schrank nicht, gibt es auch diese Kosten nicht.
Wenn man im Rahmen der Kostenrechnung eine Kalkulation für das Produkt X durchführt, könnten Einzelkosten beispielsweise die Personalkosten sein, die nötig sind, damit ein Arbeiter eine Maschine bedient, mit der das Produkt X hergestellt wird. Problematischer wäre es, wenn der gleiche Arbeiter mit der Maschine am gleichen Tag unterschiedliche Produkte erzeugen würde, denn dann wären die Personalkosten Gemeinkosten, weil man nicht sagen könnte, wie hoch der Anteil der Personalkosten für das Produkt X wären. Hier wird dann mit Schätzungen und Prozenten gerechnet.
Doch dieser Fall ist eher unwahrscheinlich, weil es auch nicht effektiv ist, eine Maschine ständig ändern zu müssen, um die Produktion zu wechseln. Daher sind Personalkosten sehr oft Einzelkosten und können direkt bei der Kalkulation des Produktes ermittelt werden. Gleiches gilt für das Material, das man benötigt, um ein Produkt herstellen zu können. Auch hier weiß man, wie viel das Material gekostet hat und hat die entsprechenden Belege. Es gibt darüber hinaus weitere Kosten, die direkt diesem Produkt zugeordnet werden können.
Ziel der Kalkulation muss es sein, möglichst viele Aufwände als Einzelkosten direkt zuordnen zu können, weil auf diese Weise die Präzision der Aufwände gegeben ist und daher die Kalkulation an Genauigkeit gewinnt. Je höher die Gemeinkosten sind, desto ungenauer wird die Aufwandsermittlung.
Dennoch ist jede Kalkulation eine Zusammenstellung von Einzelkosten und Gemeinkosten, also bei einem Holzmöbel von dem Holz, das man benötigt (Einzelkosten), dem Arbeiter, der das Möbelstück fertigt (Einzelkosten), aber auch dem Anteil an Werbung vom ganzen Unternehmen oder einer Abteilung (Gemeinkosten).
Die Kostenrechnung wird von vielen Unternehmen gar nicht bewusst betrieben, ist aber bei jeder Preisfindung mit an Bord. Man muss sich überlegen, wie hoch der Preis sein muss, damit man keinen Verlust einfährt und landet beim Begriff Deckungsbeitrag. Man überlegt sich auch die Marge bei der Kalkulation und berücksichtigt die Variable Kosten und die Einzelkosten eines Produkts, abhängig natürlich vom Unternehmen. Ein Dienstleister kalkuliert auch, hat aber keine Rohstoffe oder Hilfsstoffe wie ein Unternehmen, das Waren herstellt.
Dort sind Begriffe wie Istkosten und Leerkosten sehr wichtig. Auch die Plankosten spielen eine Rolle bei der Planung für die nächste Zeit. Anders sieht es bei den Gemeinkosten aus, denn Strom und Energiekosten hat auch der Dienstleister. Ein wichtiger Begriff ist auch das Direct Costing. Und ein Problem, das immer teuer ist, ist der Leerlauf im Unternehmen, wenn man nicht so weitermachen kann wie geplant - aus welchem Grund auch immer.
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