Schon seit dem 13. Jahrhundert wird die doppelte Buchhaltung für das Erfassen der Geschäftsfälle eines Unternehmens genutzt. Ausgehend von Italien hat dieses System sich durchgesetzt und gilt auch heute noch, wobei die beiden Seiten von Soll und Haben oder auch Aktiva und Passiva im Mittelpunkt stehen. Jeder Geschäftsfall wird doppelt vermerkt - einmal auf der Soll-Seite und einmal auf der Haben-Seite. Daraus leiten sich auch viele Begriffe ab, einer ist der der Sollbuchung.
Unter einer Sollbuchung versteht man das Buchen eines Betrages auf der Soll-Seite des Kontos, ungeachtet der Art des Kontos. Es ist dies also die linke Hälfte des Buchungssatzes, wobei es mehr als ein Konto geben kann, das entsprechend berücksichtigt werden muss. Mehrere Konten sind zum Beispiel beim Einkauf durch die Steuer möglich, aber auch bei der Personalverbuchung werden mehrere Konten in einem Buchungssatz eingesetzt.
Beispiel: Ausgleich einer Schuld durch Banküberweisung beim Lieferanten ergibt den Buchungssatz
Lieferant / Bank 12.000,--
Die Buchung des Lieferanten erfolgt auf dessen Soll-Konto, weil es sich um ein passives Bestandskonto handelt und sich bei einer Verringerung des Kontostandes um eine Buchung auf der Soll-Seite handelt - also eine Sollbuchung. Der Teil mit dem Bankkonto ist das Gegenteil - die Habenbuchung, weil das Bankkonto auf der Haben-Seite belastet wird.
Eigentlich spielen Sollbuchung und Habenbuchung keine Rolle, weil der gesamte Buchungssatz verarbeitet werden muss und damit werden beide Seiten berücksichtigt, aber für die Teilung von Soll und Haben zur Verbesserung des Verständnisses sind die Begriffe durchaus hilfreich. Es gilt in der Ausbildung, aber auch für Unternehmensgründer und ihre ersten Aktionen in der Buchhaltung zu überlegen, was passiert ist, wer berücksichtigt wird und wie die Spielregeln des Kontos beschaffen sind. So kann der Zukauf von Waren niemals eine Habenbuchung sein, weil sich der Warenstand erhöht - ergo muss dies im Soll gebucht werden. Auf diese Art und Weise kann man sich leicht das System einprägen.
Das Buchen auf Soll und Haben ist von der Definition her unabhängig von der tatsächlichen Situation. Ob man nun Handelswaren einkauft und diese im Soll vermerkt oder ob man Schulden ausgleicht, wie dies im Beispiel angeführt wurde, ist unwesentlich. Gerade am Beginn des Verständnisses für die doppelte Buchführung ist der Ausdruck der Sollbuchung hilfreich, um zu verstärken, wann man im Soll und wann man im Haben die Beträge berücksichtigen muss.
Im späteren Alltag ist die Sollbuchung als Begriff nicht mehr wirklich ein Thema, weil man verinnerlicht hat, was in welcher Situation zu beachten ist und wie man zu agieren hat.
Die doppelte Buchhaltung ist das umfangreichere System im Vergleich zur Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, wobei die Grundlage die gleiche ist. Es gibt einen Geschäftsfall wie etwa einen Einkauf und daraus wird im einfachen System eine Eintragung etwa im Kassabuch oder einer Buchungsliste, bei der doppelten Buchhaltung wird daraus ein Buchungssatz oder auch eine Buchung mit Konten in der Aktiva und Konten in der Passiva.
Stattdessen spricht man oft vom Soll oder der Soll-Seite und vom Haben oder der Haben-Seite. Darauf leiten sich auch die Begriffe der Sollbuchung und Habenbuchung ab, auch Mittelverwendung und Mittelherkunft spielen eine große Rolle für das Gesamtverständnis. Neben der Buchung des Geschäftsfalles gibt es noch weitere Möglichkeiten wie die Umbuchung, auch erfolgsneutrale Buchungen sind häufiger anzutreffen.
In der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung wird jedes Wirtschaftsjahr neu begonnen, in der doppelten Buchhaltung übernimmt man die Beträge aus dem Vorjahr und der entsprechenden Bilanz. Wichtig sind aber zwei Begriffe in beiden Fällen nämlich das Geschäftsjahr und das Rumpfjahr, wobei das Rumpfjahr meistens ein Thema nach der Gründung mitten im Jahr ist.
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