Eine Hilfestellung beim Bilden der Buchungssätze für die Buchhaltung ist durch die Überlegung von Mittelherkunft und Mittelverwendung gegeben. Beide Werte könnte man auch als Haben-Seite und Soll-Seite umschreiben, was häufig auch passiert, doch Soll und Haben sind nicht so klar als Richtschnur wie die Verwendung und die Herkunft der Mittel, wie sie im Unternehmen eingesetzt werden können und sollen. Die Mittelverwendung ist dabei das große Thema in Sachen Vermögen.
Die Überlegungen sind dabei gar nicht so schwierig, wenn man ein wenig logisch nachdenkt. Die Soll-Seite der Bilanz und damit auch der aktiven Bestandskonten sowie Aufwandskonten repräsentiert jene Einheiten, die man für die Arbeit braucht und verwendet. Daher ist Mittelverwendung durchaus ein richtiger Begriff. Die Haben-Seite hingegen zeigt, woher die Mittel kommen.
Mittelverwendung ist damit das Anlagevermögen (Gebäude, Maschinen, Auto, Rohstoffe, Handelswaren) und das Umlaufvermögen (Kassa, Bank), wobei gerade das Anlagevermögen ein großes Thema ist. Die Mittelherkunft sind das Eigenkapital und die Finanzierung, vor allem durch die Lieferanten. Das heißt, vom Lieferanten kommt das Geld in Form von kurzfristigen Schulden und diese Mittel verwendet man für neue Handelswaren.
Dieses einfache Beispiel ist mit dem Buchungssatz
Handelswaren an Lieferant
schnell gelöst, weil das Vermögen (die Handelswaren) mehr wird, gleichzeitig natürlich auch die Schulden beim Lieferanten. Die Mittelverwendung steht im Soll in der Bilanz und kann daher beim Buchungssatz auch nur im Soll stehen, die Mittelherkunft steht im Haben, wie in diesem Fall beim Lieferanten.
Umgedreht wird nur, wenn es zu einer Gutschrift kommt, zum Beispiel ein nachträglicher Rabatt oder Retourware. Dann wird das Vermögen geringer, die Schulden aber auch und so kommt es zum Buchungssatz
Lieferant an Handelswaren
In den meisten Fällen gilt aber Fall 1. Hat man sich bewusst gemacht, dass die Mittelverwendung im Soll steht, kann man die Seiten gar nicht mehr vertauschen, was gerade beim Lernen der Buchhaltungslogik gerne passiert. Neben den Lieferverbindlichkeiten kann die Mittelherkunft auch über einen Bankkredit stattfinden, zum Beispiel beim Kauf eines neuen Gebäudes. Auch dann gilt, dass die Mittelverwendung im Soll steht, also
Gebäude an Bank
Der Bankkredit ist dabei nicht zu verwechseln mit dem üblichen Bankkonto, das gerade in Schulbeispielen meist Teil des Umlaufvermögens ist und damit im Soll mit positivem Kontostand zu finden ist. Ein Bankkredit ist Teil der Mittelherkunft und steht im Haben, wird meist aber nur für die Kreditrate und beim Eröffnen des Kredits sowie bei den Bilanzarbeiten benötigt.
Die doppelte Buchhaltung ist das umfangreichere System im Vergleich zur Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, wobei die Grundlage die gleiche ist. Es gibt einen Geschäftsfall wie etwa einen Einkauf und daraus wird im einfachen System eine Eintragung etwa im Kassabuch oder einer Buchungsliste, bei der doppelten Buchhaltung wird daraus ein Buchungssatz oder auch eine Buchung mit Konten in der Aktiva und Konten in der Passiva.
Stattdessen spricht man oft vom Soll oder der Soll-Seite und vom Haben oder der Haben-Seite. Darauf leiten sich auch die Begriffe der Sollbuchung und Habenbuchung ab, auch Mittelverwendung und Mittelherkunft spielen eine große Rolle für das Gesamtverständnis. Neben der Buchung des Geschäftsfalles gibt es noch weitere Möglichkeiten wie die Umbuchung, auch erfolgsneutrale Buchungen sind häufiger anzutreffen.
In der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung wird jedes Wirtschaftsjahr neu begonnen, in der doppelten Buchhaltung übernimmt man die Beträge aus dem Vorjahr und der entsprechenden Bilanz. Wichtig sind aber zwei Begriffe in beiden Fällen nämlich das Geschäftsjahr und das Rumpfjahr, wobei das Rumpfjahr meistens ein Thema nach der Gründung mitten im Jahr ist.
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