Wenn man im Supermarkt oder in einem anderen Handelsunternehmen einen Einkauf tätigt, erhält man den Kassabon, der im Volksmund auch als Kassazettel bezeichnet wird. Dabei handelt es sich um den Nachweis für den Einkauf mit den gekauften Produkten und den Einzelpreisen. Somit lassen sich die Preise kontrollieren, aber dieser Kassabon ist für viele Privatpersonen einfach nur lästig, obwohl die Kontrolle kein so schlechter Fehler wäre. Maschinenfehler können ja schnell auftreten - doch für Unternehmen ist der Kassabon viel wichtiger, weil es sich dabei auch um einen Buchungsbeleg für wahre Ausgaben handelt.
Der Kassabon ist ein Beleg und damit Beweis dafür, dass man einen Einkauf bestimmter Waren getätigt hat. Kauft man Papier für den Drucker, diverses andere Büromaterial oder andere Waren, die man für den Betrieb des Unternehmens benötigt, dann ist dieser Beweis relevant, um die Kosten in der Buchhaltung anführen zu können und zu dürfen. Die Erinnerung an irgendeinen Einkauf um den Betrag X reicht nicht aus, man muss den Kassabon vorlegen können, damit die Kosten anerkannt werden können.
Da es sich damit um eine Reduktion der Steuerbelastung handelt, weil die Ausgaben steigen, ist eine entsprechende Sorgfalt beim Sammeln der Kassabons anzustreben. Es spielt dabei keine wirkliche Rolle, wie man bezahlt, denn den Bon gibt es sowohl bei der Barzahlung als auch dann, wenn man mit Kreditkarte oder mit Bankomatkarte bezahlt hat. Allerdings werden die Ausgaben dann bei den Bankbelegen ohnehin angeführt, aber mit dem Kassabon hat man zusätzliche Informationen, was eingekauft wurde und kann leichter in der Buchhaltungsarbeit nachvollziehen, worum es überhaupt gegangen ist.
Lange Zeit war der Kassabon auch mit der Kassa in Verbindung gebracht worden, also mit der Kassa des eigenen Unternehmens, weil man bar bezahlt hat. Das ist auch heute noch zum Teil so, aber es wird immer öfter mit Karte bargeldlos bezahlt, persönlich eingekauft hat man trotzdem und der Beweis ist mit dem Beleg erbracht.
Allerdings kann der Kassabon auch zur Falle werden, wenn nur irgendeine Produktnummer angeführt wird. Der Bon verrät dann nicht, was man eigentlich eingekauft hat und wenn die Belege einen Monat später erst gebucht werden, kann das zur Herausforderung werden. Vor allem bei technischen Produkten ist dies häufig der Fall, beispielsweise bei Druckerpatronen oder Computerteilen. Denn die kryptischen Produktbezeichnungen sind längst berüchtigt und daher ist die manuelle Ergänzung, was man da eigentlich gekauft hat, sehr wichtig geworden. Das gilt umso mehr, wenn die Buchführung nicht selbst durchgeführt wird, sondern zum Beispiel von einem externen Steuerberater abgearbeitet wird.
Ein Grundproblem sind die Informationen an sich, denn neben den Produkten und dem Preis muss die Umsatzsteuer richtig ausgeführt werden. Außerdem braucht es wie bei einer Rechnung ab einem bestimmten Betrag das verkaufende Unternehmen samt Umsatzidentifikationsnummer, das aktuelle Datum und an wen verkauft wird. Bei kleinen Beträgen kann der Empfänger entfallen, weil das sonst auch gar nicht im Handel praktikabel wäre, aber bei teureren Einkäufen muss der Empfänger auch mit Adresse und UID-Nummer angeführt sein.
Die Belege sind wichtige Beweisstücke für die Geschäftsfälle, wobei die Aufbewahrungspflicht bei Belege zu beachten ist. Es reicht also nicht, einen Einkauf zu buchen und dann die Rechnung zu entsorgen, die Belege müssen für Jahre erhalten bleiben. Da es sehr viele verschiedene gibt, spricht man auch über Belege oder Belegarten als Gruppierung der Dokumente.
Ein zentrales Element sind natürlich die Rechnungen mit der Ausgangsrechnung an Kunden und der Eingangsrechnung von Lieferanten oder Dienstleistern. Dabei kann auch eine Reduzierung durch eine Gutschrift erfolgen, die eigens zu belegen ist. Die Gutschrift an Kunden oder die Gutschrift vom Lieferanten muss nachvollziehbar sein und daher als eigener Beweis in der Buchhaltung vorzufinden sein.
Abseits der Rechnungen sind die Zahlungsmittel wichtig. Die Bankbelege werden immer wichtiger, weil gerade in Unternehmen immer öfter per Überweisung bezahlt wird und nicht bar aus der Kassa. Wer eine Kassa führt, hat ein Kassabuch zu führen und als Beleg kann auch ein Kassabon gegeben sein, wenn man etwa Büromaterial bar bezahlt hat. Eine andere Möglichkeit ist der Versandbeleg für die Postgebühren. Ein Fahrtenbuch ist ebenfalls ein Beleg und zwar als Beweis für unternehmerische Fahrten, sie es als Angestellter im Unternehmen oder als Unternehmerin oder Unternehmer selbst.
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