Wenn man im Rahmen der doppelten Buchhaltung eine Bilanz erstellt, so finden sich verschiedenste Einträge auf der Soll-Seite, die auch Aktiva bezeichnet wird und manche auf der Haben-Seite, die Passiva genannt wird. Die Aktiva kann auch als Mittelverwendung bezeichnet werden, denn hier gibt es Grundstücke, Gebäude, Autos, Waren und Rohstoffe, die man gegen Geld organisiert hat. Das Geld kommt von der Passiva, die daher auch Mittelherkunft genannt werden kann und hier ist ein Begriff im Fokus: das Kapital.
Das Kapital ist bei allen Finanzierungsfragen ein zentrales Thema und es gibt viele Kennzahlen, die zum Beispiel hinterfragen, wie hoch der Anteil des Eigenkapitals ist. All die notwendigen Werte, um solche Berechnungen durchführen zu können, liefert die Buchhaltung mit ihrer finalen Bilanz, wobei sich das Kapital auf der Haben-Seite wiederfindet.
Das Kapital teilt sich dabei in zwei Formen, nämlich das Eigenkapital und das Fremdkapital. Das Eigenkapital ist einer jener Bereiche, der kaum genutzt wird, es sei denn, es gibt Privatentnahmen oder Privateinlagen, wodurch sich die Höhe verändern kann. Mit dem Kapital hat man das Unternehmen begonnen und das gilt vor allem für kleine Unternehmen, es kann aber auch das eingebrachte Kapital verschiedener Gesellschafter sein - abhängig auch von der Größe des Unternehmens und vor allem von der Rechtsform.
Wesentlich häufiger wird man in der alltäglichen Buchhaltungsarbeit mit dem Fremdkapital in Kontakt treten. Denn dazu gehört auch jeder Lieferant, der auf Ziel Waren zur Verfügung stellt und später erst sein Geld sieht. Bis dies passiert ist, sind die ausstehenden Gelder Fremdkapital, die bei der Finanzierung des Unternehmens mithelfen. Man spricht auch von den Verbindlichkeiten bei den externen Unternehmen oder auch von kurzfristigen Kapitalformen, wobei die Beträge durchaus auch höhere Werte aufweisen können.
Das Kapital untergliedert sich daher in verschiedene Bereiche. Eine Unterscheidung ist schon die verwendete Aufteilung in Eigenkapital und Fremdkapital, wobei das Eigenkapital vom Unternehmen und seinem Besitzer oder seinen Besitzern kommt und das Fremdkapital wird von externen Unternehmen und/oder Personen zur Verfügung gestellt.
Beim Fremdkapital gibt es eine weitere Unterteilung in kurzfristigen und langfristigen Kapitalformen. Kurzfristig sind die Lieferantenkredite, die in der Regel binnen eines Monats ausgeglichen werden müssen. Langfristig ist hingegen ein Bankkredit, der über Jahre laufen kann, um zum Beispiel eine Erweiterung des Unternehmens zu finanzieren oder um auch das Unternehmen überhaupt beginnen zu können.
Mit diesen Informationen ausgestattet kann man einige Rückschlüsse ziehen. Man kann den Vergleich mit den Vorjahren anstreben, um zu erheben, ob das Kapital gestiegen oder gesunken ist und welches. Hat man mehr Eigenkapital, hat man mehr Schulden und falls ja, welcher Art und bei wem?
Außerdem kann man mit verschiedenen Kennzahlen arbeiten und etwa den Anteil des Eigenkapitals am Gesamtkapital berechnen oder auch den Anteil des kurzfristigen Kapitals oder des langfristigen. Auf diese Art und Weise kann man auch die Sicherheit besser einschätzen, wie es um das Unternehmen bestellt ist. Diese Fragen stellt man sich nicht nur selbst, sie werden auch etwa von der Bank gestellt, wenn man einen neuen Kredit braucht. Und da ist die Bilanz als Unterlage ein Pflichtprogramm, weil Externe so leichter ablesen können, wie hoch das Risiko ist.
Die Bilanz ist das finale Ziel der doppelten Buchhaltung und stellt den Abschluss einer Zeitperiode dar. Meist ist das ein Jahr im Unternehmen, bei börsennotierten Aktiengesellschaften ist die Vorschrift durch die Börse im Sinne der Anlegerinnen und Anleger auf drei Monate begrenzt. Die Arbeiten an sich sind dann aber die gleichen.
Wesentlich ist daher die Funktion der Bilanz selbst sowie die Werte, die in der Bilanz dargestellt werden wie das Kapital sowie die Vermögenswerte.
Die Bilanz ist das Ergebnis, der Jahresabschluss kann aber auch als die Bilanzarbeiten angesehen werden oder als das Ergebnis selbst. Auf dem Weg von den Buchhaltungszahlen zur Bilanz gilt es etwa die Abschreibung (AfA) beim Vermögen zu berücksichtigen und zwar auf Basis der Nutzungsdauer. Eine andere Arbeit besteht darin, dass man die Rückstellungen berücksichtigt, um Vorsorge steuerreduzierend zu treffen. Bei den Waren ist die Inventur durchzuführen. Das Thema der Debitoren ist zu analysieren, also etwa die offenen Schulden der Kunden und ob sie noch ausgeglichen werden können.
Letztlich erfolgt die Gewinn-Verlust-Rechnung zur Ermittlung des Erfolgs und der Frage, ob man einen Jahresüberschuss ergo Gewinn oder einen Verlust erwirtschaftet hat.
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