Ob man nun Buchhaltung oder Buchführung als Überbegriff wählt - die Aufgabenstellung ist die gleiche, nämlich Geschäftsfälle in die Aufzeichnungen zu übernehmen. Das heißt, dass der Einkauf von Waren, die Bankabhebung und jede andere Wirtschaftssituation im Unternehmen gebucht werden muss. Davon leitet sich der Ausdruck der Buchung ab und davon wiederum der häufig genutzte Begriff des Buchungssatzes.
Der Buchungssatz ist die Zusammenstellung aller betroffenen Konten für einen bestimmten Geschäftsfall. Wenn man eine Bankabhebung verbuchen möchte, braucht man das Bankkonto und das Konto der Kassa. Der Buchungssatz ist damit die Übersetzung des Geschäftsfalls in die Form, wie dieser in der doppelten Buchhaltung mit Soll und Haben verarbeitet werden kann.
In der Handelsschule und in der Handelsakademie sowie weiteren Schulformen wird im Rahmen des Rechnungswesens die Aufgabe gestellt, eine Situation so zu verstehen, dass daraus ein richtiger Buchungssatz gebildet werden kann. Dieser ist die Vorgabe für die Verbuchung, die früher händisch, heute mit Computersystemen und entsprechender Programme digital erfolgt.
Als Grundvoraussetzung gilt also, dass man sich mit Soll und Haben auskennt und dass man die richtigen Konten für die Situation bestimmt. Hier unterscheidet sich die doppelte Buchhaltung von der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, denn bei dieser gibt es normalerweise keine Konten, sondern man summiert die zusammengehörenden Beträge pro Jahr, kann freiwillig aber auch Konten und Kontonummern führen. Bei der doppelten Buchhaltung gibt es hingegen immer eine Soll-Seite und eine Haben-Seite.
Der Buchungssatz ist dabei der Abschluss der Überlegungen und die Vorgabe für die eigentliche Verbuchung dessen, was im Geschäftsfall passiert ist. Das bedeutet, dass man
Büromaterial plus Steuer an Kassa lautet.
Ein klassischer Fall im Unterricht ist gegeben, wenn ein Unternehmen auf Ziel Handelswaren einkauft. Als Beispiel könnte man von einem Betrag von EUR 10.000,-- + EUR 2.000,-- USt = EUR 12.000,-- ausgehen. Damit hat man drei Informationen: es wurden Handelswaren gekauft, es gibt einen Lieferanten, bei dem sich die Schulden erhöhen und man kennt die Beträge. Die Handelswaren sind auf einem aktiven Bestandskonto festgehalten, der Lieferant ist ein passives Bestandskonto. Aktive Bestandskonten werden im Soll gebucht, wenn man die Menge/Summe erhöht, passive Bestandskonten im Haben, wenn die Schulden sich erhöhen. Mit diesem Wissen ist der Buchungssatz auch schon gelöst:
Handelswaren 10.000,-- / Lieferant 12.000,--
VSt 2.000,--
Die Kontonummer ist je nach Kontorahmen durchaus auch unterschiedlich, das Prinzip ist immer das Gleiche und diese Vorgabe kann man nun nutzen, um die Buchung in die Buchführung zu übertragen, womit der Geschäftsfall eingetragen und übernommen ist. Wesentlich für diese Arbeit ist das Wissen, welches Konto sich wie verhält. Die Buchungssätze sind dabei unterschiedlich strukturiert. Im Beispiel waren zwei Konten im Soll verwendet worden, weil man die Vorsteuer (Umsatzsteuer) zu berücksichtigen war. Es kann aber auch mehr als diese beiden Konten geben, zum Beispiel bei der Lohnverrechnung oder auch nur ein Konto pro Seite, wie beim Ausgleich. Beispiel:
Lieferant / Bank 12.000,--
In dem Fall wird die vorher entstandene Schuld durch eine Banküberweisung ausgeglichen und daher braucht es keine Steuerberücksichtigung.
Die doppelte Buchhaltung ist das umfangreichere System im Vergleich zur Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, wobei die Grundlage die gleiche ist. Es gibt einen Geschäftsfall wie etwa einen Einkauf und daraus wird im einfachen System eine Eintragung etwa im Kassabuch oder einer Buchungsliste, bei der doppelten Buchhaltung wird daraus ein Buchungssatz oder auch eine Buchung mit Konten in der Aktiva und Konten in der Passiva.
Stattdessen spricht man oft vom Soll oder der Soll-Seite und vom Haben oder der Haben-Seite. Darauf leiten sich auch die Begriffe der Sollbuchung und Habenbuchung ab, auch Mittelverwendung und Mittelherkunft spielen eine große Rolle für das Gesamtverständnis. Neben der Buchung des Geschäftsfalles gibt es noch weitere Möglichkeiten wie die Umbuchung, auch erfolgsneutrale Buchungen sind häufiger anzutreffen.
In der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung wird jedes Wirtschaftsjahr neu begonnen, in der doppelten Buchhaltung übernimmt man die Beträge aus dem Vorjahr und der entsprechenden Bilanz. Wichtig sind aber zwei Begriffe in beiden Fällen nämlich das Geschäftsjahr und das Rumpfjahr, wobei das Rumpfjahr meistens ein Thema nach der Gründung mitten im Jahr ist.
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