Die Belege stellen die Beweiskraft für Geschäftsfälle im Unternehmen dar, die in der Buchhaltung erfasst werden. Das gilt für die Einnahmen genauso wie für die Ausgaben. Es ist nicht zulässig, mit einer Schätzung den Tagesumsatz in einem Gasthaus anzuführen und auch die Rechnung für die neueste Software eines Programmierers gilt es mit einer Rechnung zu dokumentieren.
Damit gibt es viele verschiedene Möglichkeiten, wie diese Belege aussehen können und je nach Unternehmen, Branche und Unternehmensgröße gibt es pro Monat ganze Ordner voll Unterlagen oder auch nur eine Handvoll Papier, das dokumentiert, was alles in diesem Monat passiert ist.
Der Beleg ist damit der Beweis, dass man wirklich für X den Betrag Y ausgegeben hat. Andernfalls wäre es schwer nachvollziehbar, warum man im Jahr 3 um die Hälfte weniger Ausgaben hatte als im Jahr 4. Mit den Belegen kann man aber den Ausbau des Bürogebäudes, den Aufbau einer Fahrzeugflotte oder auch die Erneuerung einer Computeranlage nachweisen und die Kosten geltend machen.
Die typischsten Arten von Belege, die in den meisten Unternehmen vorkommen, sind ein Kassabuch für die Handkassa, Bankbelege, Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen. Schon das Kassabuch kann verschiedenste Arten von Belege dokumentieren wie Postgebühren, Quittungen für den Einkauf von Büromaterial oder ähnliche Zahlungen sowie Sammelbelege für den Tagesumsatz. Viele Rechnungen stehen mit den Bankbelegen in Zusammenhang, weil die Kundinnen und Kunden per Bankkonto überweisen oder weil man selbst die Eingangsrechnungen entsprechend zahlt.
Die Rechnungen sind auch meist jene Belege mit hohen Beträgen oder die in großer Zahl bearbeitet werden müssen. Eingangsrechnungen sind Belege für die offenen Beträge, die das Unternehmen dem Lieferanten schuldet. Ausgangsrechnungen sind die Belege für die Gelder, die die Kundinnen und Kunden schulden.
Die Belege selbst sind nur die Beweise für die tatsächlichen Geschäftsfälle. Von der Lohnliste bis zur Quittung, von der Rechnung bis zur Bankabhebung reichen die Möglichkeiten der Situationen, die man berücksichtigen muss. In der Buchhaltung wird aus jedem Beleg ein Geschäftsfall und damit auch ein Buchungssatz im Sinne der doppelten Buchhaltung. Bei der einfacheren Einnahmen-Ausgaben-Rechnung wird der Geschäftsfall in einer Liste dokumentiert, ein Konto hat dann keine Anwendung, obwohl man freiwillig auch Konten nutzen kann.
Für beide Systeme gilt aber, dass die Belege nicht einfach verbrannt werden können, wenn man sie in der Buchhaltung aufgenommen hat, weil sie für einige Jahre als Beweis aufbewahrt werden müssen. Das kann von Land zu Land unterschiedlich sein, meist sind es fünf bis sieben Jahre, die man die Belege vorweisen können muss, zum Beispiel für eine Betriebsprüfung.
Die Belege sind wichtige Beweisstücke für die Geschäftsfälle, wobei die Aufbewahrungspflicht bei Belege zu beachten ist. Es reicht also nicht, einen Einkauf zu buchen und dann die Rechnung zu entsorgen, die Belege müssen für Jahre erhalten bleiben. Da es sehr viele verschiedene gibt, spricht man auch über Belege oder Belegarten als Gruppierung der Dokumente.
Ein zentrales Element sind natürlich die Rechnungen mit der Ausgangsrechnung an Kunden und der Eingangsrechnung von Lieferanten oder Dienstleistern. Dabei kann auch eine Reduzierung durch eine Gutschrift erfolgen, die eigens zu belegen ist. Die Gutschrift an Kunden oder die Gutschrift vom Lieferanten muss nachvollziehbar sein und daher als eigener Beweis in der Buchhaltung vorzufinden sein.
Abseits der Rechnungen sind die Zahlungsmittel wichtig. Die Bankbelege werden immer wichtiger, weil gerade in Unternehmen immer öfter per Überweisung bezahlt wird und nicht bar aus der Kassa. Wer eine Kassa führt, hat ein Kassabuch zu führen und als Beleg kann auch ein Kassabon gegeben sein, wenn man etwa Büromaterial bar bezahlt hat. Eine andere Möglichkeit ist der Versandbeleg für die Postgebühren. Ein Fahrtenbuch ist ebenfalls ein Beleg und zwar als Beweis für unternehmerische Fahrten, sie es als Angestellter im Unternehmen oder als Unternehmerin oder Unternehmer selbst.
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