Das Privatkonto wird in der doppelten Buchhaltung für alle Vorgänge genutzt, die eine Überschneidung von privaten Interessen der Unternehmerinnen und Unternehmer einerseits und den unternehmerischen Aktionen darstellen. Privat und Unternehmen sind in zwei Situationen zu verknüpfen, nämlich bei der Privateinlage und bei der Privatentnahme. Das Konto wird im neuen Jahr angelegt, wenn ein erster Fall auftritt und zum Jahresende gegen das Kapitalkonto abgerechnet.
Das Privatkonto ist kein Aufwands- oder Ertragskonto und auch kein Bestandskonto. Es tritt dann auf, wenn private Aktionen mit dem Unternehmen in Kontakt treten. Eine häufiger anzutreffende Situation ist dann gegeben, wenn man eine Privatentnahme vornimmt. Das können Geldbeträge sein, die man aus dem Unternehmen entnimmt, das kann auch aus dem Bereich der Handelswaren sein oder von anderen Gütern. Gebucht wird vergleichbar mit anderen Geschäftsfällen, aber das Privatkonto ist stets ein Thema.
Das bietet die Möglichkeit, dass man auf einem Blick mit Hilfe dieses Kontos erkennen kann, wie viele Privatentnahmen und auch Privateinlagen es im Laufe eines Jahres gegeben hat. Hat es überhaupt keine Überschneidung mit dem Unternehmen gegeben, dann ist das Konto gar nicht vorhanden, aber es kann durchaus mehrfach zu einer Situation kommen, in der man das Konto benötigt.
Nehmen wir also an, es werden Handelswaren entnommen. In dem Fall wird nicht HW-Erlöse als Konto genutzt wie beim Verkauf sonst, sondern das Konto Eigenverbrauch kommt zur Anwendung.
Buchungssatz:
| 09.02. | Privat 1.200,-- | Eigenverbrauch 1.000,-- |
| USt 200,-- |
was auf dem Konto Privat folgenden Stand ergibt:
| Datum | Buchung | Soll | Haben |
| 09.02. | Eigenverbrauch | 1.200,-- |
Versteuert wird der Eigenverbrauch wie gehabt und mit dem eigenen Erlöskonto Eigenverbrauch wird auch dokumentiert, wie viel man im Laufe eines bestimmten Zeitraums entnommen hat. Außerdem ist das Privatkonto eröffnet und mit einer Sollbuchung belegt, die bis zum Jahresende Gültigkeit behält.
Gleiches gilt für die finanzielle Privatentnahme. Wenn wir uns vorstellen, dass aus der Kassa ein Betrag entnommen wird, den der Unternehmer für private Zwecke braucht, dann würde der Buchungssatz so aussehen:
Buchungssatz:
14.02. Privat / Kassa 300,--
Somit haben wir eine zweite Privatentnahme auf dem Konto eingetragen.
| Datum | Buchung | Soll | Haben |
| 09.02. | Eigenverbrauch | 1.200,-- | |
| 14.02. | Privatentnahme | 300,-- |
Das Gegenteil ist die Privateinlage, bei der private Güter oder Geldmittel in das Unternehmen fließen. Der Logik folgend ist das Privatkonto dann auf der Habenseite belastet, während zugunsten des Gegenkontos im Soll gebucht wird.
Nehmen wir also an, dass nun Geld in das Unternehmen fließt, das ein Unternehmer aus seinen privaten Mitteln zur Verfügung stellt. Hier dreht sich einfach gemäß der Logik der doppelten Buchführung das vorherige Beispiel um.
Buchungssatz:
16.03. Kassa / Privat 500,--
Auf dem Konto Privat kommt es nun zu einer ersten Eintragung auf der Habenseite.
| Datum | Buchung | Soll | Haben |
| 09.02. | Eigenverbrauch | 1.200,-- | |
| 14.02. | Privatentnahme | 300,-- | |
| 16.03. | Privateinlage | 500,-- |
Das Privatkonto geht eigene Wege. Während die Aufwands- und Ertragskonten gegen das GuV-Konto abgeschlossen werden und die Bestandskonten (Kassa, Bank, Lieferverbindlichkeiten) in der Bilanz bestehen bleiben, wird das Privatkonto gegen das Kapitalkonto aufgelöst ergo gegenverrechnet. Das sieht im aktuellen Beispiel so aus:
Auf dem Konto Privat kommt es nun zu einer ersten Eintragung auf der Habenseite.
| Datum | Buchung | Soll | Haben |
| 09.02. | Eigenverbrauch | 1.200,-- | |
| 14.02. | Privatentnahme | 300,-- | |
| 16.03. | Privateinlage | 500,-- | |
| 31.12. | Kapital | 1.000,-- | |
| 1.500,-- | 1.500,-- |
Daher lautet der Buchungssatz zum Jahresende
31.12. Kapital / Privat 1.000,--
Das bedeutet, dass um diesen Betrag mehr entnommen als eingebracht wurde und somit reduziert sich das Kapital um den Betrag. Hätte man mehr Privateinlagen als Privatentnahmen durchgeführt, würde das Privatkonto einen Sollsaldo haben und das Kapital würde sich erhöhen. Die Aktivitäten mit dem Privatkonto beeinflussen daher zum Abschluss der Konten stets das Kapitalkonto.
Das Buchen der Geschäftsfälle kann gerade am Beginn für einige Probleme sorgen, vor allem die Seiten werden gerne verwechselt. Praktische Beispiele helfen dabei, mehr Sicherheit zu bekommen. Die erste Problematik etwa in der Schule oder auch als erstmalig tätiger Unternehmer sind die Rechnungen, die es häufiger zu bearbeiten gilt.
Die damit auch schon einhergehende Herausforderung besteht darin, mit den Konten richtig umzugehen. Das Buchen von Bestandskonten und Erfolgskonten muss daher beherrscht werden, um keine Fehler zu machen.
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