Beim Begriff Controlling denken viele sofort an Kontrolle, vor allem an Kontrolle der eigenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Dabei geht es beim Controlling aber nicht oder nur ganz am Rande. Vielmehr ist Controlling eine Methode, um seine eigenen Angaben nach getaner Tätigkeit zu hinterfragen.
Dazu ein praktisches Beispiel: nehmen wir an, dass ein Unternehmen für ein anderes Unternehmen ein Projekt durchführt, beispielsweise eine Umprogrammierung der Webseite. Dann wird vom ausführenden Unternehmen ein Angebot erstellt, wie viele Arbeitsstunden nötig sein werden und wenn der Auftrag erteilt wird, beginnt die Arbeit.
Controlling ist nun jene Funktion des ausführenden Unternehmens, bei der geschaut wird, ob die veranschlagten Stunden wirklich gebraucht werden/wurden, ob man zuwenig Stunden im Angebot angeführt hat oder ob man einen großen Spielraum aufweist. Damit hilft Controlling zum Hinterfragen der eigenen Angaben, was für spätere, ähnlich gelagerte Aufträge wichtig ist, weil man so erkennen kann, wie viel Spielraum man beim Verhandeln hat.
Mit dem Begriff Controlling werden aber eine Vielzahl an Managementfunktionen verbunden, die oft von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich interpretiert und ausgeführt werden. So kann Controlling auch bedeuten, dass man bei einem Großprojekt durch Controlling auf das Wesentliche fokusiert bleibt - es wird also geprüft, dass man sich auf dem Weg zum Ziel nicht verläuft und mehr Zeit in Anspruch nimmt, als das Projekt wirklich erfordert.
Somit kann man diese Maßnahme auch als Leitfaden interpretieren, um bei großen Vorhaben die Konzentration zu halten. Das ist schwierig genug, weil es gerade bei größeren Aktionen viele verschiedene Überlegungen gibt und man sich rasch in eine andere Richtung orientiert. Das mag manchmal sogar von Vorteil ein, bringt aber das Problem mit sich, dass man den Fokus auf die wesentlichen Aktivitäten verlieren kann. Hat man eine Art Fahrplan zur Hand, kann man kontrollieren, was man schon geleistet hat und was noch fehlt und auf diese Art und Weise für sich selbst festhalten, wo man steht und was noch zu tun ist.
Neben verschiedenen Arten von Managementkonzepten gibt es auch zahlreiche Begriffe rund um die Arbeit des Managements. Das Coaching für das Personal ist so eine Möglichkeit. Die Begriffe Rationalisierung und Effektivität sind eher negativ besetzt, weil man damit oft Personalabbau verbindet. Mit einer Machbarkeitsstudie kann man aber auch hinterfragen, ob neue Ideen überhaupt sinnvoll und realistisch sind. Mit dem Controlling werden erfolgte Aktionen hinterfragt und überprüft.
Das Ziel ist eine langfristige Überlegung, wohin man mit dem Unternehmen streben möchte. Operative Ziele sind hingegen Zielvorgaben für kurz- bis mittelfristige Projekte. Weitere wichtige Begriffe sind Task Force als Gruppe von Mitarbeiter für bestimmte Aufgaben oder das Wissenskapital als gesammeltes Erfahrungspotential im Unternehmen, was die Grundlage für das Wissensmanagement darstellen kann.
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